Cuando en el año 2004, el grupo Recoletos preparaba el lanzamiento de su diario Qué!, los responsables del nuevo proyecto editorial se plantearon optar por un modelo de gestión de la información bajo demanda que facilitase a los trabajadores concentrar su tiempo y recursos en su actividad principal. Así se decantaron por el denominado Desktop Management Service (DMS) que, ofertado por IBM, abarca un amplio paquete de productos (de hardware: portátiles ThinkPad y sobremesa ThinkCentre) y servicios (instalación, mantenimiento, seguridad, actualizaciones de software) dirigidos a ofrecer una óptima gestión de la totalidad de infraestructura informática del rotativo, ya que ofrece respuesta inmediata a cualquier necesidad puntual de incrementar el número de puestos de trabajo.
El contrato, formalizado por un plazo de cuatro años, se encuadra en el modelo de pago de una cuota mensual por cada puesto de trabajo gestionado, evitando la tradicional inversión inicial en equipamiento. En un principio, los responsables del diario firmaron un contrato por 150 máquinas; sin embargo, con el paso del tiempo IBM está gestionando ya 220 equipos (entre PCs de sobremesa y portátiles) repartidos a lo largo de las 12 delegaciones con que cuenta el diario a lo largo y ancho de la geografía española. A este respecto, Alex Palomo, director técnico de Recoletos Grupo de Comunicaciones, indica “actualmente Que! Cuenta con alrededor de 200 puestos de trabajo repartidos por las ciudades españolas que cuentan con edición propia, un 95 son desktop y el resto portátiles IBM”. DMS “ofrece todos los servicios de reparación, configuración y soporte a usuario, así como la distribución automática de software”, asegura.
Palomo explica que DMS “no se utiliza en el resto del Grupo, que dispone de un equipo propio de soporte al usuario que está dando un buen servicio”. Sin embargo, comenta, “al tratarse de un proyecto nuevo con una estructura independiente consideramos interesante externalizar los servicios de soporte informático tanto por la inmediatez de tenerlo en producción como por la profesionalidad del mismo”. Optaron por DMS porque permitía “concentrar en un solo coste equipamiento y soporte”. Y es que, por esta vía, la compañía ha logrado reducir de modo importante el coste total de propiedad de sus equipos (ya que según las consultoras aseguran que en torno al 70 por ciento del TCO de un PC proviene de su gestión y mantenimiento y el resto de la compra del equipo) y realizar estimaciones presupuestarias realistas sin pensar en inversiones de capital previas, y garantizando la productividad de sus empleados y equipos y, por supuesto, la seguridad y la capacidad de recuperación inmediata de datos.
Finalmente, Palomo da cuenta de la plataforma informática que soporta DMS, añadiendo que “todos los puestos de trabajo están conectados en red (LAN/WAN) y acceden al centro de proceso de datos. La gestión de este centro también está externalizada con IBM Global Services y ofrece, entre otros, servicios como SAP, bases de datos Oracle para aplicaciones verticales (gestión editorial, comercial y logística), Directorio Activo y servidores Exchange de MS y servicios de copia de seguridad, además de los servicios web.
