Fundada en 1989 en el pueblo toledano de Villacañas, Puertas Proma ocupa una posición de referencia en el sector de la fabricación y comercialización de puertas. Con una plantilla de 327 personas, la compañía es consciente desde el inicio de su actividad de la importancia de disponer de una solución de gestión avanzada.
En ese contexto, Puertas Proma optó por el desarrollo a medida de una solución de gestión en colaboración con la empresa PCShop 2000, que está integrada con soluciones estándar que dan cobertura a determinados procesos. Es el caso de las áreas de Contabilidad, Tesorería e Inmovilizados, en las que la compañía emplea las herramientas de la Serie 32 de Datisa, a día de hoy, en su versión 5.4.1.
El grupo, cuya matriz es Puertas Proma y engloba además a las sociedades Barnizados Proma y Molduras Proma, fabricó a lo largo del pasado año 362.000 puertas y barnizó 132.000, además de elaborar un millón de tiras para molduras; alcanzando una facturación en 2007 de 38 millones de euros. En el desarrollo de su actividad, el departamento de administración de la empresa trata con un volumen de datos referidos a inmovilizados de aproximadamente un millón de asientos y un contabilidad derivada de 3.500 facturas de clientes y una cifra similar de facturas de proveedores.
Desde el área de Contabilidad se administran las tres empresas que conforman el grupo, incluyendo las facturas de los clientes, proveedores, cobros, pagos, conciliación con bancos, asientos contables del día a día, amortizaciones, etc. Se trata “de unos volúmenes de información que nos obligan a utilizar herramientas dinámicas y flexibles”, apunta el socio fundador y director financiero de Puertas Proma, Francisco Torres, quien considera que “de las distintas de herramientas de contabilidad existentes en el mercado, ninguna ofrece tantas funcionalidades como las de Datisa, que permiten la apertura de las contabilidades de las tres empresas de todos los años, posibilitan la elaboración de informes, listados y comparativas, además de facilitar un control exhaustivo de cara a la presentación de las cuentas anuales”.
En el área de Tesorería, la demanda fundamental de Puertas Proma está relacionada con la gestión de los pagos y, en ese sentido, “la aplicación de Tesorería de Datisa nos permite controlar todos los días 10, 20 y 30 de cada mes los pagos a proveedores y el estado de nuestras cuentas”, afirma Torres. El directivo considera que “la principal ventaja es que disponemos en todo momento de un histórico con los datos necesarios y siempre existe un acceso automático a la información: cuánto debo a este proveedor, qué riesgo medio tiene la operación, etc., además de hacer y listar los pagos automáticamente”.
La agilidad que las herramientas de Datisa vienen imprimiendo en las áreas de Contabilidad y Tesorería desde el inicio de su actividad, se hizo en 2000 extensiva al área de Inmovilizados, cuyo control se llevaba previamente a cabo con Excel, sin la posibilidad de controlar los períodos de amortización o el vencimiento de la misma, con la consiguiente pérdida de la perspectiva de las amortizaciones finalizadas o pendientes.
La instalación del programa de Inmovilizados de Datisa supuso un salto notable en este campo y “a pesar de que fue duro introducir manualmente un volumen de datos que ascendía a más de un millón de apuntes”, reconoce Torres; “el mismo día que pusimos en marcha la aplicación, constatamos el importante avance que suponía”.
El directivo señala que “ahora podemos listar los inmovilizados en cualquier momento, por tipo de bien, por amortización, por secciones, por departamento; nos permite hacer inventarios anuales con productos elaborados, semielaborados, inmuebles, etc., y nos ayuda a conocer los inmovilizados durante un período de tiempo concreto, cuánto se ha amortizado por cada bien o departamento; una información estratégica para obtener los costos y escandallos correspondientes”.
Formación como garantía
Puertas Proma está muy satisfecha con Datisa ya que, además de que sus soluciones le proporcionar toda la funcionalidad requerida, se acompañan de los adecuados servicios de asistencia técnica; en este caso, a través del partner del fabricante español, Target. No obstante, la empresa no hace un uso intensivo de estos servicios ya que, “con las herramientas de Datisa nunca se nos han planteado grandes problemas”, destaca Torres.
La formación es uno de los factores clave de los bajos requerimientos de asistencia de los usuarios de Datisa en Puertas Proma, un aspecto que también resultará clave a la hora de abordar los cambios asociados a la entrada en vigor del nuevo Plan General Contable. “Tenemos previsto abordar el reto a mediados de este año asegurando en todo momento el funcionamiento de nuestros sistemas y con el automatismo que supone la opción Datisa”, avanza Torres.
