Principado de Asturias, adiós a los puzzles gestionados

El Principado de Asturias saltó al salón de la fama de las TI por su plan de integración educativa de las tecnologías digitales, el proyecto Educastur.

El Principado de Asturias hace varios años ya que atrajo las miradas, incluso, de las altas instituciones europeas con su vanguardista proyecto Educastur. Aquella fue una iniciativa que tuvo una mayor repercusión mediática por impactar de pleno en los ciudadanos. Paralelamente, existe una infinidad de proyectos que subyacen y que, silenciosamente y sin que sean percibidos por la sociedad, procuran las condiciones necesarias para una mejora de la calidad del servicio prestado al ciudadano. En este sentido, el Principado de Asturias, desde que se convirtiera en Comunidad Autónoma en 1983, ha tenido siempre muy presente la máxima de que para poder administrar satisfactoriamente a los ciudadanos, antes es necesario administrarse internamente de un modo lo más eficiente posible.

La transferencia de competencias a las Comunidades Autónomas por parte de la Administración General del Estado (AGE) ha supuesto una carga de trabajo añadido para estas regiones. En el caso concreto del Principado, Julio Somoano, director general de la Función Pública en la consejería de Economía y Administración Pública, recuerda que

Desde el punto de vista de gestión, estas dos transferencias supusieron un salto de 8.000 empleados a los actuales 33.000. A pesar del significativo incremento de efectivos, en realidad, éste no fue el elemento de mayor peso a la hora de aumentar la complejidad en la gestión, sino la extraordinaria multiplicidad de sistemas de información que se daba cita. Somoano señala que ”a medida que la AGE nos había ido transfiriendo competencias, nosotros habíamos acomodado nuestros sistemas de información, cambiándolos incluso cuando la plataforma tecnológica había quedado obsoleta. Sin embargo, Educación y Salud incorporaban también sus propios sistemas, por lo que el Gobierno regional optó por adoptar soluciones conjuntas para la totalidad de los recursos humanos del Principado con sus peculiaridades en la prestación de los servicios”.

Este fue el inicio del proyecto de gestión de recursos humanos (RRHH) en el que se encuentra embarcada en la actualidad la consejería de Economía y Administración Pública de Asturias. Se trata de una ambiciosa iniciativa repleta de complejidades por el número de recursos a los que afecta y por la heterogeneidad tecnológica que ha de encarar.

Esta complejidad del entorno a la que había que hacer frente se trasladó a los pliegos de condiciones administrativas y técnicas en la convocatoria del concurso público pertinente. Ángel Luis Cabal, director general de Modernización en la consejería de Economía y Administración Pública, explica que “el primero de los condicionantes tenía cariz tecnológico, puesto que la solución propuesta debía correr sobre el ERP de SAP, dado que es el software de gestión que tenemos implantado en el ámbito económico-financiero y logístico y, por tanto, nos parecía que la integración entre ambos mundos, el económico-financiero y el de RRHH, era muy importante”. Así mismo, otro de los requisitos en los pliegos vino determinado por el umbral de capacidad de las empresas: únicamente podían optar a él suministradores que contaran con una experiencia acreditada en este entorno y, además, en proyectos de gran envergadura.

Finalmente y sobre la base de estos condicionantes, las tres empresas finalistas fueron IBM, Iecisa y la UTE compuesta por Ibermática y Seresco, siendo ésta última la que se adjudicó el proyecto por 4,7 millones de euros (COMPUTING 467).

En el capítulo de Educación, que representa a un colectivo de 12.000 personas, la situación no era mucho mejor, puesto que Cabal señala que “se gestionan con una nómina y una solución tecnológica del ministerio de Educación que ni siquiera nosotros podemos modificar; no podemos evolucionar esa solución tecnológica porque no es nuestra y el ministerio no quiere invertir más dinero en una cosa destinada a extinguirse”. Este el motivo por el que el Principado quiere emprender una nueva cultura de gestión, para lo que es necesario una reorganización tecnológica previa. De este modo y de acuerdo con Cabal, “a plataforma única, mantenimiento único, rutinas anuales de parametrización y de programación para arrancar únicas, integración con el económico-financiero desde un único punto, en pocas palabras, integración única”. Además, tal y como explica Somoano, “un mejor conocimiento de la situación de los RRHH nos facilitará la toma de decisiones, que ahora no tienen esa transparencia o, sencillamente, requieren más tiempo para llegar a ellas”. El plan de proyecto marcado se inicia en primer momento con el ámbito sanitario, debido a la gran heterogeneidad de sistemas de información que reúne -hasta ocho diferentes-. Desde el punto de vista más tecnológico, Cabal considera muy valioso el conocimiento interno de la materia por parte de la UTE adjudicataria, “aportando un importante factor de ahorro de tiempo en las migraciones”. En este sentido, es preciso tener en cuenta que la tecnología que converge en la actualidad es muy variopinta, desde sistemas AOS o Meta4 a Gap V o Sigen, entre otros. La solución final basada en SAP atacará a una base de datos Oracle, corriendo en una máquina Sun 25K con Solaris. En cuanto a los plazos, el planteamiento inicial es muy ambicioso, puesto que si bien todo el proyecto espera ser desarrollado en 30 meses, la puesta en producción se prevé para dentro de nueve meses. En el caso concreto de Salud, la primera puesta en marcha con los módulos más básicos se fijaría el próximo 1 de enero, lo que traerá la ventaja añadida de “poder contar con la nómina de un año natural completo”, precisa el director general de Modernización.

Así pues y con esa fase completada, “a partir de 2007 se trabajaría en poner en marcha el resto de módulos que tienen que operar en el sistema”, aclara Cabal, “que serían los de reprovisión, de selección, de riesgos laborales, el portal del empleado, etc., además de ir incorporando la gestión de nóminas al resto de colectivos”. Y es que la puesta en marcha en enero de 2007 cubre a 13.000 empleados, pero restarían 20.000 más, repartidos entre los 12.000 de Educación y otros 8.000 más (5.000 de la AGE y el resto en varios organismos más).

Sobre la base de estos preceptos, el director general de Función Pública asegura que “no sólo vamos a medir la capacidad de respuesta de la UTE, sino también de nuestro propio personal”. El experto está convencido de la necesidad del apoyo institucional, hasta el punto de que “primero, nosotros tenemos que ser capaces de creer en el proyecto y a partir de ahí transmitir ese empuje y ese ímpetu hacia el resto de la Administración Pública”. Así, ya existe un Plan de Gestión del Cambio, que se está empezando a modelar en estos momentos. Adicionalmente, este proyecto permitirá la puesta en marcha de un portal del empleado, que sin duda contribuirá a implicar a los trabajadores con el proyecto porque, como matiza Somoano, “difícilmente se puede educar a un empleado en modernización para el ciudadano cuando en su día a día, en el trabajo, no respira esta modernización”.

Con este proyecto de RRHH se cerraría el círculo de proyectos corporativos, puesto que con anterioridad se llevaron a cabo los relativos al ámbito económico-financiero (Asturcon XXI), gestión de expedientes (SPIGA), gestión archivística unificada (SIGIA) y de gestión documental en Red (SIDRA). Así, Cabal afirma que “somos corporativos y aquí apostamos por la solución corporativa única; pasamos de una dispersión de medios tecnológicos hace siete años a una centralización, con redes internas de comunicación corporativas que dan soporte a todos”.