Fundada en 1939, la empresa Mateu Planas, con sede central en Gerona, empezó a operar como fabricante de elementos de piedra artificial, viguetas y tubos; una actividad que desarrolló hasta 1981, año en el que la compañía se rebautizó como Prefabricats Planas y dio el pistoletazo de salida a su expansión en el sector de los prefabricados de hormigón, donde goza de una posición reconocida.
Como fabricante de elementos fundamentales para la construcción de edificios, tanto estructurales -pilares, forjados, cimientos- , como de cerramiento -paneles-; Prefabricats Planas venía experimentando un importante crecimiento a lo largo de los últimos años que llevó a la empresa a plantearse la necesidad de disponer de una solución de gestión potente y capaz de ofrecer respuesta a sus necesidades en dos vertientes. Por un lado, la empresa requería una herramienta con gran capacidad de análisis de la información que permitiera gestionar las relaciones empresariales de la compañía en su sentido más amplio -clientes, clientes potenciales, partners, distribuidores, proveedores, competencia, empleados, etc.-; y, por otro lado, afrontaba la exigencia de que la nueva herramienta se integrase sin problemas con el resto de sus sistemas, manteniendo la política de información compartida instaurada en la empresa.
Con esas premisas, Prefabricats Planas recurrió al asesoramiento experto de Qurius, anteriormente Watermark, que le propuso la implementación de Microsoft Dynamics CRM. La solución de Microsoft se perfilaba como la más adecuada para atender las necesidades de Prefabricats en las áreas de ventas, servicio al cliente y marketing, además de configurar una base sólida para la renovación de sus sistemas de información; de modo que en diciembre de 2005 la compañía procede a la firma del correspondiente contrato con Qurius.
La definición del proyecto se realizó a lo largo de 2006 y a finales de febrero se había finalizado la fase de planificación y diseño de producto, de manera que en marzo se abordó la configuración de Microsoft CRM Server, Microsoft CRM Exchange e-Mail Router y Microsoft CRM para Outlook, además del módulo de publicación interna web. Tras las necesarias pruebas de validación, a principios de mayo entró en producción el nuevo sistema, que cubre desde el control de las cuentas y contactos, y la gestión de oportunidades de negocio hasta el registro y seguimiento de los presupuestos y la gestión de pedidos, pasando por el control del flujo de las campañas desde su concepción hasta el análisis de resultados. La plataforma proporciona asimismo a sus usuarios una amplia base de conocimiento sobre los productos y servicios de la compañía.
En este sentido y de acuerdo con Prefabricats Planas, las principales mejoras conseguidas con el proyecto se resumen, por un lado, en un aumento de la facilidad a la hora de acceder y gestionar la información de forma unificada y en interrelación con su programa especializado en prefabricado de hormigón; y por otro lado, en la disponibilidad de nuevas funcionalidades avanzadas en las áreas de marketing y comunicación.
Integración con Outlook
En la instalación de Microsoft Dynamics CRM, que actualmente suma 18 usuarios, se tuvo muy en cuenta la seguridad estableciendo un sistema de roles y permisos con localización de usuarios que posibilita una monitorización avanzada de los accesos a nivel de trabajadores asignados.El proyecto ha cubierto asimismo los requerimientos de Prefabricats Planas en materia de gestión documental, una funcionalidad que permite la asociación de documentos y notas a cualquiera de las entidades manejadas dentro del sistema CRM.
La integración de la nueva solución CRM con Microsoft Outlook es otro de los puntos clave de la implantación ya que los mails que entran directamente en la carpeta de Entrada de Outlook a través de la plataforma Exchange de la empresa pueden convertirse en actividades de CRM a través de la funcionalidad ‘promover correo a actividad CRM’.
Hay que destacar en este punto que el nuevo CRM está resultando muy útil a Prefabricats Planas a la hora de coordinar y centralizar la información de clientes, llevar a cabo el seguimiento de proyectos, y disponer de la información necesaria para el trabajo del día a día del departamento comercial, que no disponía previamente de ningún soporte informático y venía trabajando con datos repartidos en otros aplicativos.
La solución Microsoft Dynamics CRM se ha integrado como complemento a los sistemas informáticos que ya venía utilizando la empresa, concretamente, en presupuestación, control de la producción, compras y administración, y dibujo técnico.
