Uno de los aspectos clave de los portales empresariales es que mediante un nico punto de acceso y una nica password los empleados acceden a travs de un cuadro de mando propio de su puesto de trabajo a todas las aplicaciones propias de su funcin (ventas, compras, produccin, etc.).
Obviamente, para las funciones ms complejas (desde la elaboracin de propuestas comerciales hasta la asesora interna, etc), una buena gestin de contenidos permite acceder a toda la informacin disponible en la empresa sobre ese particular y conocer quin es el experto o especialista en cada rea de producto.
La necesidad de informacin requiere de una rutina de colaboracin entre equipos que se consigue, adems de por el estilo de direccin adecuado, mediante las tecnologas idneas que nos permiten compartir internamente toda nuestra documentacin, nuestra agenda, nuestras tareas e incluso nuestras opiniones profesionales sobre cualquier tema de trabajo.
A la hora de hablar de ventajas, son muchos y muy variados los beneficios tangibles de un portal empresarial de empleado. Entre ellos cabe resaltar la disminucin drstica de los costes en el desarrollo de aplicaciones internas, la reduccin de costes de almacenamiento y red asociados a la distribucin de e-mails con voluminosos ficheros adjuntos, as como los ahorros en los costes de administracin de la intranet.
Tampoco debemos perder de vista el recorte, mediante interfaces homogneas y sencillas, de los costes de formacin en aplicaciones complejas, la disminucin de llamadas al helpdesk o departamentos de soporte, la posibilidad de trabajar de forma permanente en equipo y, en definitiva, un aumento de la productividad por disponer de forma directa toda la informacin necesaria para operar y tomar decisiones.
En cuanto a los valores obtenidos de retorno a la inversin (ROI) los resultados son muy variables dependiendo de la empresa. En los tiempos que corren debe recomendarse que la gestin del proyecto contemple el establecimiento de una mtrica de la rentabilidad y un control peridico de la consecucin de los beneficios empresariales que se persiguen. Como referencia, puede lograrse un ROI del 80 por ciento en un ao para una empresa de 4.000 empleados en un proyecto correctamente ejecutado.
Existen, ciertamente, unas condiciones mnimas de economa de escala en este proceso que estoy describiendo aqu se requiere al menos una masa crtica de 300 trabajadores de cuello blanco para sacar pleno partido a toda la funcionalidad de un portal corporativo. En todo caso, lo importante es concretar objetivos y plazos para cualquier iniciativa de reduccin de costes. Por ejemplo verificar la reduccin en un 30 por ciento del almacenamiento de correo electrnico promedio de usuario en un plazo de dos meses porque se implanta el uso de la publicacin en el portal de ficheros voluminosos. El logro de estos resultados debera negociarse con nuestro equipo de proyecto o empresa consultora como un entregable ms.
A la hora de acometer el proyecto deben buscarse las herramientas adecuadas analizando cul es la situacin de los principales proveedores. Resulta evidente que los portales empresariales, los escritorios de segunda generacin han desencadenado entre los fabricantes una guerra sin cuartel. Todos los jugadores del sector (fabricantes de nicho especializados en tecnologa portal, fabricantes de ERP y empresas con plataformas completas de desarrollo e-business J2EE o .Net.) se dan cuenta de la importancia de este mercado y del poder de influencia que tiene sobre los clientes para la venta de otros productos software.
Desde el punto de vista de los clientes resulta sorprendente no disponer de un marco suficientemente abierto de componentes para un proyecto de esta naturaleza. Si bien es cierto que puedo elegir de modo multifabricante el directorio de seguridad, el servidor web y el servidor http, el fabricante del servidor del portal tiene que ser en muchos casos el mismo que el del servidor de aplicaciones.
Un proyecto exitoso de portal corporativo dispara y consolida dentro de la organizacin al menos seis proyectos clave de paso nico (single sign on); gestin de contenidos; colaboracin avanzada; acceso sencillo e integrado a aplicaciones crticas de gestin; funciones de comunicacin; y autoservicio de empleado incluyendo el e-learning.
Desde luego, es muy importante implantar estos proyectos de forma ordenada justificando la rentabilidad y facilidad de ejecucin con realismo. Una empresa espaola del ao 2002 debera tener resultados tangibles en tres meses. Quedan atrs los proyectos de e-business faranicos del ao 2000. Los proyectos tecnolgicos requieren hoy, ms que nunca, de un liderazgo empresarial en su diseo y ejecucin.
Mariano Chiva de Agustn, director de desarrollo de negocio de Montejava.
