La utilización del outsourcing como herramienta estratégica para conseguir los objetivos de las empresas y el debate sobre las ventajas e inconvenientes del mismo, son temas de debate desde hace mucho tiempo, sin embargo, en los últimos meses estamos asistiendo a un fuerte resurgir de su utilización por parte de empresas de diferentes sectores.
A menudo se confunden los conceptos de outsourcing y outtasking y es que, ciertamente, están muy relacionados. En este caso, la utilización de anglicismos se hace necesaria porque no tenemos palabras castellanas que definan estos conceptos.
Como outsourcing podemos entender el transferir la gestión y ejecución de la función entera de IT a un proveedor externo. Evidentemente esta es un decisión estratégica de mucho impacto por lo que puede suponer de pérdida de control y que pocas empresas se deciden a tomar. Existe otra forma de avanzar en los conceptos de externalización, limitando la cesión de determinadas tareas a un proveedor externo, esto es lo que denominamos outtasking.
Ahora bien, ¿Cómo podemos obtener un buen servicio de outtasking? ¿Qué pasos debemos dar para utilizar un óptimo outtasking?
IMC Solutions, consultora estratégica y tecnológica especializada en sistemas informáticos, señala que en los servicios de outtasking, al tratarse de tareas específicas, la pérdida de control es menor que cuando hablamos de externalizar una función completa. Otra de las características del modelo de outtasking es que permite un conocimiento mutuo de la empresa que solicita el outtasking y del proveedor del servicio antes de lanzarse en un proyecto de outsourcing, ya que es un salto al vacío siendo del tipo ‘todo o nada’. Con el outtasking, el proveedor se familiariza con la manera de trabajar de la compañía donde se puede empezar por tareas y procesos no críticos, aprendiendo a conocer la compañía por dentro y sabe relacionarse con el resto de los departamentos y servicios de la misma. La compañía, por otra parte, tiene tiempo de ver como trabaja el proveedor y si está satisfecha con él. Esta aproximación de tipo ‘noviazgo’ progresivo es una buena preparación para un posible outsourcing, si es que la compañía desea llegar hasta este extremo.
Aun así, incluso solo para el ámbito del outtasking, IMC Solutions ha señalado una serie de pasos que deberían seguir las empresas para rentabilizar al máximo los servicios de outtasking.
- Identificar los objetivos empresariales que queremos cubrir y ver cómo encajan dentro de la estrategia global de la empresa. La estrategia de la empresa debe alinear los objetivos con los recursos disponibles (personas, tecnología, procesos, etc.).
- Identificar los procesos principales de la empresa. Estos procesos son los que permiten a la misma ser más competitiva en costes, lanzar productos de forma más rápida al mercado o ser más flexible. En estos procesos es dónde deben concentrarse los recursos internos y focalizarse en ellos.
- Analizar el resto de los procesos que no forman parte del núcleo del negocio bajo la perspectiva del outtasking, analizando las ventajas que puede suponer externalizarlos (ahorros de costes, flexibilidad, acceso a tecnologías especializadas, etc.).
- Para los servicios candidatos, estudiar quiénes son los proveedores principales que están dando esos servicios y las características de los mismos.
- Compartir con los proveedores las intenciones que se tienen y aprovechar la experiencia del proveedor sobre la mejor forma de implementarlo basado en sus experiencias anteriores.
- Definir su plan para el Outtasking. El plan debe incluir procesos que se desean incluir, estrategia de proveedores (proveedor único o multiproveedor), posibles riesgos que hay que minimizar, periodo del servicio, etc.
- Definir los acuerdos de nivel de servicio que debe cumplir el proveedor para cada uno de los servicios (disponibilidad, tiempos de respuesta, capacidad de crecimiento, etc.).
- Seleccionar los proveedores. La selección debe considerar los ahorros de costes esperados, la adecuación del proveedor al tipo de servicio, las experiencias previas, desde dónde dará el servicio el proveedor, etc.
- Una vez puesto en marcha los servicios, revisar su cumplimiento de forma periódica con el proveedor.
- Revisar periódicamente el cumplimiento de los objetivos estratégicos y la adaptación de los servicios de outtasking a la estrategia global.
