Cefana es una empresa especializada en la distribución y logística de productos farmacéuticos. Con crecimientos superiores a la media del mercado, que se sitúa entre el 6 y el 8 por ciento anual, y un volumen de negocio de 135 millones de euros (2003), esta compañía casi centenaria dispone de una plantilla cercana a las cien personas y cinco centros de distribución desde donde presta servicios a más de tres mil farmacias de toda España.
La regulación del sector farmacéutico y, por tanto, la previsión de unos márgenes anuales de beneficio encorsetados por esta realidad de mercado, llevaron a los responsables de Cefana a diversificar su actividad. De esta manera, Cefana se ha convertido en la cabecera de un grupo de empresas -distribución, marketing, inmobiliaria, laboratorio- cuyos objetivos son ampliar la cartera de servicios ofrecidos al conjunto del sector farmacéutico y poder consecuentemente aumentar sin límites el rendimiento neto corporativo.
La gestión consolidada del grupo, la mejora del servicio a clientes y las nuevas necesidades de gestión de procesos incorporadas por normativas nacionales y europeas son los principales argumentos que están guiando el desarrollo en TIC de Cefana: “los mayoristas españoles de farmacia son sin duda los que prestan un mejor servicio a sus clientes, en comparación con los países de su entorno. Desde esta perspectiva, la robotización y la optimización de los procesos de negocio son nuestros aliados para ofrecer un servicio único, que se traduce en dos repartos diarios de productos a los dispensarios de farmacia, y para conseguir la optimización de nuestros márgenes de negocio”, afirma Carlos Iglesias, director Financiero Administrativo.
Con estos objetivos, Cefana está llevando a cabo el estudio de plataformas ERP que sustituyan a la actualmente utilizada sobre los módulos de Navision: la vía de continuidad a través de la solución Axapta incluida en el catálogo de Microsoft, SAP, Movex Java y Oracle son los principales candidatos para propiciar el cambio deseado.
A la espera de concluir este análisis, Cefana no ha dudado en incluir soluciones complementarias que ayuden a optimizar la gestión en diferentes ámbitos.
La implantación de la herramienta XRT, para el control de la tesorería y la conciliación bancaria, es un ejemplo de cómo la compañía moderniza permanentemente sus sistemas. “Existen especialistas en el mercado que tienen una amplia experiencia y conocimiento en el desarrollo de soluciones específicas para la optimización de determinados procesos. Los ERPs no suelen incluir buenos módulos de tesorería y XRT es una herramienta que controla esta tarea a la perfección y que se ha adaptado perfectamente a nuestro sistema de gestión, sin necesidad de realizar cambios y con una operativa sumamente sencilla para el usuario final”, explica Iglesias.
La implantación del nuevo ERP y la modernización de los actuales sistemas de robots y del software asociado para la expedición de mercancías, obligarán a Cefana a aumentar de forma sensible sus inversiones en TIC para el año próximo.
Unas inversiones que, por otra parte, se ven de buen grado, en función del retorno esperado. Como asegura Eduardo Ramírez, director de Infomática y Logística, “el gasto en Tecnologías de la Información es un factor decisivo en la reducción de costes y en la mejora del servicio a nuestros clientes. Con el nuevo ERP y la incorporación de otras soluciones mejoraremos los procesos de nuestra logística y el stock de los almacenes, los dos elementos fundamentales para controlar nuestros costes y optimizar un servicio que se basa en la rapidez y en la excelencia”.
Recientemente, la compañía ha incorporado el sistema GPS a su flota de reparto de productos, tanto propia como autónoma, con el fin de agilizar las rutas y disminuir los tiempos de entrega.
El objetivo de las farmacias de reducir al mínimo posible sus stocks “trasladándolos” a los mayoristas, explica que los almacenes se hayan convertido en un punto crítico de la cadena de distribución y su optimización en un factor decisivo para el negocio. Cefana tiene previsto centralizar al máximo su red logística y también utilizar los medios más modernos para reducir al máximo sus stocks de producto, aumentando en consecuencia la rotación de sus depósitos.
Para conseguirlo, el intercambio de información con los puntos finales de venta es un elemento decisivo: “hoy día el flujo de comunicación con las farmacias es elevado. La mayoría de ellas cuentan con los medios informáticos para intercambiar información de pedidos, pero queremos dar un paso más convirtiendo parte de nuestra intranet en una extranet que facilite a los clientes realizar el seguimiento de sus cuentas globales. Esto será positivo para ambas partes, ya que facilitará el dimensionamiento del servicio y su mejora”, según Ramírez.
El único punto en contra de esta lógica de negocio es la tradicional falta de comunicación (electrónica) entre los laboratorios farmacéuticos y las empresas de distribución. La inmensa mayoría de los intercambios de datos entre ambos mundos continúa realizándose a través del correo postal, lo que repercute en unos altos costes administrativos y finalmente en la calidad del servicio. En palabras de Carlos iglesias, “quizá la clave de este fenómeno se pueda explicar en términos de competitividad: un laboratorio elabora productos exclusivos que muchas veces no tienen competencia; nosotros, si no expedimos correctamente un pedido, podemos perder automáticamente un cliente”.
