La Fundación Colección Thyssen Bornemisza (FCTB), como responsable de la gestión de los fondos artísticos del Museo y de la gestión corporativa de la institución, ha llevado a cabo un proyecto de innovación tecnológica que está prácticamente ultimado y que ha supuesto la remodelación absoluta de las infraestructuras de red, servidores de proceso, entornos de sistemas, puestos de trabajo, sistemas de gestión y servicios Internet prestados a la comunidad.
Hasta hace dos años, el Museo había seguido una evolución tecnológica sin una línea estratégica homogénea. Las aplicaciones fundamentales (financieras, taquillas, puntos de venta) cubrían las necesidades básicas, pero impedían las tareas de consolidación corporativa requeridas; los entornos de sistemas estaban compartidos entre Novell y Microsoft; las infraestructuras de comunicaciones no aportaban el ancho de banda requerido para los nuevos servicios web y, lo más importante, no había un departamento de proceso de datos para diseñar las líneas maestras capaces de dotar de uniformidad a la instalación y de preparar el Museo para la utilización de las nuevas tecnologías.
Con la creación de un nuevo departamento de sistemas, la FCTB impulsó la elaboración de un Proyecto de Innovación Tecnológica global con el objetivo final de modernizar el área tanto desde la perspectiva interna como externa. Según Javier espadas, jefe del Departamento de Informática, “me incorporé al Museo para propiciar este cambio tecnológico, una transformación que pretende ampliar sus fronteras y poner a disposición de la Sociedad de la Información todos sus fondos”.
Internamente, el proyecto empezó desde abajo, es decir, fortaleciendo la infraestructura de comunicaciones de la red de área local con un nuevo cableado de Categoría 5, la instalación una nueva electrónica de red basada en conmutación, y con la implantación de un backbone principal sobre una topología de Gigabit Ethernet. Un paso necesario ya que, como afirma Espadas, “suponía aumentar decisivamente la velocidad disponible en las instalaciones del Museo, como requisito previo a la implantación de nuevas aplicaciones y servicios”. La antigua estructura soportada en concentradores por planta, se sustituyó por otra basada en conmutadores de Cisco (2 equipos Catalyst) y destinada para aportar servicio tanto a los servidores implantados en el nuevo CPD, como a los distintos puntos de distribución. Una red que además permitía ampliar el número de puntos de conexión y, por lo tanto, llevar el acceso a cualquier punto de las instalaciones del Museo.
Al mismo tiempo que se establecía la nueva red de área local, el Museo apostaba por normalizar sus protocolos de transmisión sobre TCP/IP y de red local a través de su homogeneización sobre Windows NT, una decisión que llevó a la desaparición de los sistemas Netware (Novell) existentes anteriormente: “el cambio en la red local lo planteamos como una exigencia de mercado. Teníamos la necesidad de uniformizar los sistemas, pero también la urgencia del pensar en el futuro de la instalación en apartados como la evolución de los servidores y la web. Y entendimos que Windows NT era el entorno idóneo para plasmar nuestros planes de futuro”.
Estos dos primeros pasos, llevaron a la incorporación de nuevos servidores Compaq en el Museo. Se necesitaban mayores capacidades de proceso y en ese caso se prefirió la continuidad del suministrador: “el Museo trabajaba ya con servidores corporativos de Compaq y decidimos continuar por esta línea por una cuestión básica de relación precio/rendimiento”. Una situación que se repitió en el puesto de trabajo, aunque en combinación con Dell: “lo que no queríamos era seguir trabajando con clónicos. Tanto Compaq, como Dell, nos aportan una calidad de servicio impensable cuando trabajas con clónicos. En cada compra elegimos fundamentalmente dirigidos por el factor precio y sabiendo de antemano que el servicio será excelente en ambos casos”.
Una vez finalizados los proyectos de renovación hardware y de infraestructuras de comunicaciones, la FCTB se volcó en las soluciones de aplicación.
Hasta ese momento, el Museo disponía de dos grandes aplicativos: taquillas, desarrollada en un entorno Visual Basic sobre SQL Server y, segundo, Administración y Tiendas soportada en Oracle/Novell, que evidentemente había que sustituir a la vista de la transformación estratégica realizada hacia el mundo Windows NT.
El estudio de esta última solución se formalizó en la contratación de un sistema de gestión basado en la plataforma Navisión, en competencia con JD Edwards, Oracle Financials y Baan.
Tras el análisis ponderado de las funcionalidades de las distintas soluciones, los responsables del centro de proceso de datos de la FCTB se decantaron por las facilidades de
administración, uso y mantenimiento del ERP de Navisión ya que, como asegura Espadas, “el sistema no requiere personal especializado y con conocimientos específicos sobre los módulos para su administración; los usuarios valoran las facilidades para navegar por todos los datos de una menra simple e intuitiva y, desde la perspectiva del mantenimiento, el hacho de que el código esté en la base de datos, simplifica enormemente el desarrollo de cualquier nuevo informe o de una rutina para exportar o importar datos; además el intercambio con Microsoft Office está asegurado en todos los casos”.
Por otra parte, la empresa integradora, IB2, tenía experiencia en otras instalaciones similares para incorporar las tiendas de venta en la aplicación corporativa, algo que hemos hecho con un desarrollo a medida, que se ha visto potenciado con la independencia de los TPVs respecto a los servidores: “antes cualquier caída de la red afectaba a los terminales punto de venta, ahora con muy pocas modificaciones los terminales pueden seguir operando realizar la carga y descarga de datos cuando se haya superado el problema”.
De vital importancia en el proyecto fueron los tiempos de ejecución, un factor que se consideró decisivo. La implantación de los módulos financieros del programa no se alargó más allá de los seis meses previstos inicialmente, lo que permitió a la FCTB poner en marcha nuevos proyectos y empezar a pensar en la implantación de funciones de gestión de relación con clientes. Precisamente en este campo, está previsto comenzar durante el segundo semestre de este año el módulo CRM de Navision, un proyecto no sólo dirigido hacia los visitantes, sino a todos aquellos que se relacionan con el Museo, contemplando aspectos como la inauguración de actos, la gestión de contactos institucionales y de clientes, y la “Tarjeta Amiga” con la que se pueden obtener importantes beneficios.
Como último apartado de importancia, se piensa atacar también la renovación de la aplicación de registro, es decir, aquella que controla el movimiento de una obra hacia el exterior y todo el flujo de trabajo que conlleva estos traslados. La solución actual no cubre todas las expectativas del Museo y se quiere “implantar un aplicativo que no sólo gestione un inventario de las obras si no todos los pasos desde que se descuelga un cuadro de la pared hasta que llega a su destino en una muestra itinerante o temporal. Todavía no hemos encontrado una buena opción a un precio adecuado, pero es uno de los proyectos que tenemos en mente para este año”.
Tras la modernización tecnológica interna, la salida hacia el exterior mediante Internet fue el siguiente paso a atacar. Para ello, la FCTB adjudicó a Iberbanda el contrato del servicio de acceso a Internet de alta velocidad. Con este acuerdo, los más de cien empleados del Museo cuentan con una conexión en banda ancha para el acceso a Intenret y para el envío y recepción de correo electrónico. Además, el servicio proporciona la salida hacia la Red de toda la información y servicios alojados en la web del Museo (www.museothyssen.org), tales como la visita virtual al cien por cien de las obras, cursos e-learning para profesores, gabinete de prensa y juegos infantiles online incluidos en la sección ‘Pequeño Thyssen’, entre otros. En la actualidad, el Museo realiza en Internet un concurso por etapas de 8 semanas de duración, denominado Laberinto Thyssen, en el que participan cerca de 3.000 personas.
Con la contratación de esta servicio de acceso (línea de 1 Mbps), la FCTB ha conseguido el objetivo estratégico de difundir su obra al exterior, sin contar con que cada empleado dispone de una salida con amplias posibilidades de capacidad de servicio. “La banda ancha ofrece mayor operatividad a nuestros empleados y garantiza la interactividad de los servicios alojados en nuestra web. Seguimos manteniendo la misma fiabilidad y calidad que con nuestro anterior proveedor de telecomunicaciones, basado en tecnología de fibra óptica, pero gracias a la tecnología de Acceso Inalámbrico de Banda Ancha ofrecida por Iberbanda, hemos conseguido reducir en dos terceras partes nuestros costes relacionados con Internet”.
El Museo Thyssen dispone actualmente un servicio de banda ancha ocho veces más rápido que con una conexión de línea RDSI e incorpora, además, una serie de prestaciones avanzadas para sus comunicaciones en Internet, como la conexión simétrica (misma velocidad para el envío y recepción de la información), permanente (24 horas on line), dedicada (velocidad no compartida con otros usuarios) y garantizada. “El primer proyecto del Museo en Internet fue alojar la web en Worldcom y utilizar la fibra óptica para transmisión. El acceso inalámbrico de banda ancha que proporciona Iberbanda, además de los costes mucho más reducidos, nos ha permitido obviar un tema preocupante como las obras de tendido de fibra. En un edificio como el nuestro, las obras son muy costosas, a veces casi imposibles, y el aire está convirtiéndose en un medio de transmisión cada vez más poderoso”, asegura Espadas.
