McFIT ha transformado su proceso de gestión de gastos. ¿Cómo se efectuaba anteriormente?
Hasta el año pasado, la gestión de gastos de Mc- FIT España se hacía manualmente, lo que provocaba fuertes picos de trabajo mensuales para el equipo de contabilidad. El departamento de contabilidad dedicaba un día entero a procesar los gastos. Desde la perspectiva de los empleados, también era una verdadera pérdida de tiempo. Para presentar sus gastos, cada empleado tenía que recoger todos sus recibos, rellenar una hoja de Excel y enviar todo al departamento de contabilidad para su comprobación.
Ante este escenario, en McFIT España nos pusimos como objetivo automatizar los procesos internos del departamento de Administración y Finanzas. Tras explorar el mercado y comparar las mejores soluciones para la gestión de gastos, elegimos la aplicación de Rydoo.
El equipo de Éxito de Clientes de Rydoo nos ha apoyado para una transición sin problemas a su software y para configurar la solución (proceso de aprobación, política de gastos, etc.). Esta fase de implantación se ha realizado en colaboración con el departamento de Finanzas, que participó en las pruebas de la plataforma. El proyecto de implantación fue muy rápido, en solo ocho semanas.
¿Cuáles fueron los aspectos determinantes para elegir Rydoo?
No queríamos un sistema complejo ni un proceso de implementación muy largo, por lo que, después de comparar las mejores soluciones del mercado desde el equipo de Administración y Finanzas, presentamos las dos finalistas al director general en España, que se decantó por la herramienta SaaS de Rydoo, valorando especialmente la presencia internacional de la compañía.
Una de las cosas que nos gustó mucho de la solución es que podemos hacer la configuración nosotros mismos: hemos registrado progresivamente nuevos usuarios y también hemos creado nuevas categorías. Por mi parte, me gustó de Rydoo que el proyecto de implantación fuera rápido con un coste fácil de calcular.
¿Qué ventajas han apreciado?
El proceso es ahora mucho más eficiente y evita el uso de papel. Los empleados, especialmente nuestros viajeros de negocios, fotografían sus recibos sobre la marcha, comprueban que han sido procesados correctamente, rellenan los datos necesarios y tiran el ticket. Ahora podemos ver en todo momento los gastos que se están generando y quién los está generando. Hasta ahora, nuestro equipo de Finanzas ha podido ahorrar entre un 25 y un 40% de su tiempo al automatizar el proceso y minimizar el trabajo manual. Y el departamento de Contabilidad también ha logrado reducir su nivel de trabajo manual.
Nuestro equipo de Finanzas ha podido ahorrar entre un 25 y un 40% de su tiempo al automatizar el proceso y minimizar el trabajo manual
Es un proyecto real de User Experience. ¿Ha sido sencillo para los usuarios?
Por supuesto que sí. Este es otro punto fuerte de la solución de Rydoo, que es muy fácil de usar: los empleados quieren disfrutar de la misma experiencia que tienen con sus aplicaciones personales. Al usar Rydoo se puede sentir que se han aprovechado las mejores prácticas B2C.
¿Es una herramienta en modo cloud?
Rydoo es una solución SaaS 100% en la nube. Lo que significa que no necesitamos invertir en hardware, pasar por complejos acuerdos de licencias, ejecutar complejas integraciones, etc. Gracias a ello, es ágil y flexible, y se beneficia de un modelo de negocio muy cómodo.
¿Cómo se integra con otras tecnologías, de movilidad, o de gestión como SAP?
No ha sido necesario integrar la solución con nuestro ERP, en este caso SAP, porque el informe de gastos que obtenemos de Rydoo se puede almacenar y consultar de forma sencilla.
