Como multinacional española constituida por 240 compañías (104 situadas en España y 136 en otros países), Mapfre cuenta con una plantilla de casi 25.000 empleados (14.400 en nuestro país contando Quavitae) y una cartera de productos que abarca todos los ámbitos de los seguros y otras actividades del ámbito de los servicios.
Para poder gestionar ese ingente número de trabajadores y la complejidad adicional que se deriva del elevado número de empresas del grupo, Mapfre ha sido pionera en la implantación del software de gestión de Nómina y Recursos Humanos de Meta4.
Como explica a COMPUTING Raúl Tejado Suárez, jefe de Informática de Recursos Humanos en Mapfre,
</em>Corría el año 1999 cuando la multinacional decidió apostar por esta nueva solución<em> “que acababa de salir al mercado, aunque en ese momento la estabilidad del producto no era la misma con que cuenta ahora”.</em>
No obstante, Mapfre tenía clara su intención de evolucionar hacia<em> “una plataforma que nos proporcionara una metodología más avanzada y enfocada sobre todo en la gestión de las personas”.</em>
La implantación de PeopleNet coincidió con el crecimiento de la firma en dimensión, empleados y volumen de negocio, <em>“por lo que la función de RRHH también debía evolucionar más allá de la pura Nómina”,</em> sobre todo teniendo en cuenta que se buscaba algo<em> “sólido y flexible que no estuviera sólo asociado al segmento de seguros, ya que Mapfre cubre también otros mercados”.</em>
Tras estudiar otras herramientas como SAP y PeopleSoft, se optó por PeopleNet por ser <em>“una solución a la par estándar y flexible, aunque pueda parecer una contradicción: estándar en el control más administrativo y versátil para adaptarse a nuestras múltiples empresas”.</em>
Con anterioridad, Mapfre gestionaba sus RR HH con un desarrollo propio basado en Oracle y Visual FoxPro para la parte meramente administrativa de nómina y seguros sociales, mientras el resto de funciones se resolvían por cada entidad de forma separada, <em>“sin un repositorio común”.<br /></em><br />Y aunque la idea inicial del proyecto era una plataforma que resolviera la gestión de personas a escala mundial<em>, “al final el alcance quedó reducido a todas las empresas de Mapfre en España”.</em>
Tras encargarse Meta4 directamente de la implantación junto a un equipo de Mapfre, el proyecto dio sus primeros frutos el 1 de enero de 2002, <em>“fecha en que se pagó la primera nómina con este sistema para todas las empresas de España”.</em>
Sólo en la actualidad hay una situación compartida de dos sistemas que pagan los salarios, ya que el año pasado Mapfre adquirió la empresa Qavitae (con 3.000 empleados) <em>“y conviven curiosamente dos sistemas Meta4: el nuestro y una versión anterior que utiliza Qavitae”</em>, de modo que actualmente se trabaja en unificarlas en PeopleNet 6.0.
Una vez resuelto el tema administrativo (nómina y contratos, pago de impuestos, seguridad social…) Mapfre se enfocó en la gestión de las personas,<em> “una apuesta importante por tratar de acercar la cultura y valores de la empresa a todos los empleados”.</em>
Para ello, en 2002 se puso en marcha el portal corporativo, construido con tecnología IBM WebSphere. A la par, arrancó el proyecto de Autoservico del Empleado, diseñado con tecnología de Meta4 y<em> “consiguiendo automatizar gestiones y resolverlas vía web”.</em>
Ambos están interconectados y<em> “desde la unidad central de RRHH proporcionamos datos a las herramientas de portal para que éstas se personalicen en función de quién accede”,</em> gracias a que la información de 11.400 trabajadores está centralizada en RRHH.
Con todo, Mapfre ha conseguido no sólo un repositorio centralizado que sirve a múltiples sistemas y aplicaciones, sino <em>“automatizar múltiples gestiones de solicitudes y confirmación que antes debían tratarse de forma presencial o por teléfono”.</em>
Esta plataforma cuenta ahora con otras herramientas: la gestión del tiempo de trabajo, desarrollada sobre Meta4 <em>“para tomar decisiones sobre todo en cuanto a conciliación de vida laboral y familiar”;</em> la automatización de los procedimientos de incorporación o fin de contrato y el proyecto de la evaluación del desempeño, dos sistemas construidos sobre Meta4 y que estarán listos en diciembre; sin olvidar la parte de beneficios sociales y formación, <em>“donde ya trabajamos con una plataforma de e-learning provista por Indra”.</em>
Tanto la aplicación de Nómina como de Autoservicio del Empleado de Mapfre corre sobre servidor de aplicaciones Microsoft. La primera está alojada en dos servidores Dell Power Edge con dos chips Intel Xeon y sistema operativo WServer 2003, mientras los servidores del Autoservicio del Empleado se basan en otro Dell Power Edge con cuatro Xeon y W 2003 Enterprise Edition.
Para la base de datos de Meta4 se utiliza un HP Superdome con 12 CPUs y HP- UX 11, <em>“situado en la Mapfre Informática y del que desde RRHH nos nutrimos bajo demanda al tener reservado un 10 por ciento de capacidad”.</em>
La base de datos corresponde a Oracle, mientras el ERP global de Mapfre es un SAP al que Meta4 se conecta con interfaces.
A Meta4 PeopleNet acceden 198 usuarios que gestionan 17 convenios distintos, 98 empresas diferentes y <em>“aparte de los 11.400 trabajadores también gestionamos otros colectivos como jubilados, prejubilados o consejeros”</em>, destaca Tejado.
Actualmente, Mapfre está desplegando cuadros de mando basados en la plataforma Cognos BI, el módulo de Meta4 de prevención de riesgos laborales y a mediados del próximo año migrará a PeopleNet 7.0.
