En la situación actual de crisis, algunas empresas se están inclinando por la reducción de personal, materiales y otros costes asociados a la producción. No obstante, los más innovadores y los que más posibilidades tienen de salir airosos del bache, según los expertos, están llevando su mirada a los procesos de negocio en busca de la necesaria eficiencia operativa. De esta última naturaleza son las organizaciones que COMPUTING, en colaboración con SAP, ha reunido para compartir su experiencia y sobre cómo los ERPs les están ayudando a adaptarse con éxito a esta época de cambio. El analista del grupo Penteo, Óscar Alonso, también presente en la reunión, aportó los datos objetivos sobre el valor percibido por las empresas en torno a los sistemas de gestión que ofrecen los proveedores.
Homogeneizar criterios, unificar procesos, optimizar la eficiencia de los costes operativos, ser más rápidos en la toma de decisiones y en la forma de adaptarse al mercado, son algunas de las características de los ERPs. Se trata de necesidades imperantes en empresas de todos los tamaños, a pesar de que la falta de liquidez obliga a establecer prioridades. Según Óscar Alonso, analista de Penteo ICT Analyst, los presupuestos son en general reducidos y eso se nota en el volumen de las inversiones. “La gente que ya tiene un ERP corporativo está haciendo pequeñas implantaciones de módulos concretos, pero no son grandes implantaciones como vivíamos históricamente. Es más integrar y racionalizar”. A pesar de ello, el estudio del grupo Penteo sobre la implantación y uso de los ERPs en las pymes, refleja que el interés por estas soluciones se mantiene, principalmente dentro de las áreas de planificación y presupuestación.
Todo depende, no tanto del tamaño de la compañía, sino de su visión estratégica. Roberto Cuadrado, director general de Condeednoc, que participa en dos empresas diferentes, bien lo sabe. En el grupo Neo, una gran empresa con cuatro fábricas dedicada a los acabados de post-impresión, “la inversión está parada, estamos en subsistencia”, admite. “Sin embargo, en Condeednoc es diferente, estamos haciendo una apuesta clara por la implantación de un ERP”. Esta empresa, de 20 personas en fábrica y clientes en el sector ferrocarril, siempre ha pensado que el ERP es una inversión estratégica. El director general de Condeednoc explica que ha tratado de cimentar la compañía sobre los pilares básicos de negocio, para luego crecer en una dirección coherente. “Nada de parches sin saber dónde vas”. Tras planificar el rumbo de su negocio, han decidido implantar un ERP de SAP con un desarrollo simple y una parte de producción y tesorería muy sencilla. Aun así, su apuesta es arriesgada. Cuadrado sabe, y así lo admite, que si no crecen lo previsto les sobrará aplicación. Sin embargo, teme más el riesgo de no poder crecer por falta de previsión en las inversiones necesarias.
El valor del CRM Para una empresa como AC Hoteles los sistemas de gestión, especialmente la parte de CRM, son cruciales para mantener la competitividad del negocio y fortalecer el área de marketing, campañas y fuerza de ventas. Según Jesús García, responsable de Aplicaciones Corporativas de SAP en AC Hoteles, la última apuesta ha sido desarrollar conexiones automáticas entre el CRM de SAP y su Business Intelligence (BI). Afirma que esta combinación aporta una información y conocimiento muy valiosos para afinar al máximo las campañas de marketing y potenciar así la relación con el cliente. “El BI está cobrando mucha relevancia en la empresa y está ayudando en temas como la identificación de las mejores tarifas”, explica. Como representante del sector público, Álvaro Hierro, director de Gestión Interna de Sodercan, muestra cómo la Administración Pública ha tenido también que adaptarse a la nueva realidad económica. “Desarrollamos un plan estratégico y vimos que las necesidades eran la orientación al cliente, la medición, la eficiencia y la mejora de la gestión”, explica Hierro. Compuesta por siete empresas diferentes, Sodercan sufría el problema de la falta de integración de la información y procesos. “Cada empresa tenía una gestión diferente y salió la necesidad de integrarlo todo”. Eligió a SAP y empezó la implantación del área de la gestión de proyectos, para más tarde embarcarse en la integración de toda la base de datos de clientes en un mismo sistema CRM. “Para nosotros es muy importante el CRM porque antes cada empresa se relacionaba con el cliente de forma distinta”. Además, este sistema les ofrece mediciones muy interesantes. “Como empresa pública no estábamos acostumbrados a medir y la única manera de conseguir datos es invirtiendo en este tipo de tecnología”, afirma.
La gran expansión internacional de NTR Global llevó hace un año a la compañía a apostar por un sistema ERP que les permitiera que todas las oficinas en cada país trabajaran de forma coordinada y armónica. En esos momentos la compañía ya utilizaba un CRM, pero necesitaba de la parte financiera, para lo que SAP fue la elegida. “Sabíamos que necesitábamos una solución estándar que permitiera la personalización y para ello evaluamos las diferentes soluciones internacionales”, explica el vicepresidente de operaciones y servicios de NTR, Jordi Ruppmann. Dado que la compañía está presente en todos los países industrializados del mundo, cada uno, con una legislación determinada, se hacía imperativo contar con un partner que estuviera presente en todos esos países y conociera las peculiaridades. “Ganó SAP por goleada”, sostiene Ruppmann. El responsable de esta empresa referente en el sector SaaS, asegura que consiguieron el Retorno de la Inversión (ROI) en tan sólo 6 meses. “Si aparte consideramos el sistema que estamos desarrollando a medida, los ahorros son incluso mayores”. Óscar Alonso, desde Penteo, asegura que el mercado del software de gestión en España tiende a la concentración. “En nuestro informe sobre pymes vemos que el mercado se concentra entre SAP, Microsoft y Sage”, aunque, según Alonso, SAP destaca sobre las demás en satisfacción del cliente, quizá por ese conocimiento que la compañía ha desarrollado en el área de la gran empresa. Desde luego, para Roberto Cuadrado, este aspecto resulta importante: “si vale lo que hace SAP para una empresa grande, también vale para una pyme”. Por su parte, Pilar Martínez Santa María, directora del área de la Pequeña y Mediana Empresa de SAP, defiende, también, la importancia de no caer en el error de que los requerimientos de la pyme son menores. Para ella, de hecho, la pyme es incluso más exigente, “porque tiene todas las necesidades de una gran empresa, pero con unos condicionantes muy concretos: presupuestos y tiempos reducidos”.
Red de integradores Además de la potencia del aplicativo de SAP también se valora su amplia red de partners. Álvaro Hierro, director de Gestión Interna de Sodercan, afirma que la posibilidad de contar con un amplia red de socios capaces de desarrollar soluciones verticales a medida, ha supuesto un punto a favor del fabricante. Algo esencial para empresas especialmente complejas y voluminosas como NTR. Jordi Ruppmann reconoce que hay partes que necesitan de cierto desarrollo. No obstante, considera que no es conveniente abusar: “si te ligas demasiado a un partner te puedes ver abocado a una herramienta con un evolutivo demasiado dependiente del integrador y eso tiene unos elevados costes de mantenimiento”.
Por eso, se entiende que es necesaria una herramienta que, utilizando los estándares del mercado, permita un desarrollo propio e independiente, siempre que se haga de un modo prudente. Para Ruppmann, el inconveniente del desarrollo a medida, sobre todo en empresas de gran magnitud, es la inversión que supone disponer de los recursos propios para la evolución; “por eso es necesario balancear ambas cosas: solución estándar con un poco de desarrollo propio”. Pilar Martínez Santa María reconoce que las soluciones estándares no pueden cubrir todas las necesidades específicas de cada sector. “Por eso, el énfasis está puesto en ofrecer una plataforma homogénea que permita el desarrollo de esos pequeños matices”.
Para Jesús García de AC Hoteles, donde la prioridad es el CRM, los desarrollos se han llevado a cabo precisamente en esa área. La compañía ha apostado por exprimir la potencia del sistema de gestión de clientes enlazándolo con su Business Intelligence. “En el área financiera tenemos todas las aplicaciones de SAP y no creo que haya mucho que podamos aportar las empresas del sector hotelero”, afirma García.
También las pymes Sin embargo, otro tema es si las pymes son realmente conscientes de que tienen unas necesidades muy similares a las de las grandes empresas y deciden realmente invertir en cubrirlas. Según la percepción de la mayoría, todavía existe un largo camino por recorrer en este sentido, especialmente en lo que se refiere al CRM. “La pyme sabe lo que es un CRM pero, mientras la gran cuenta tiene claro el valor de su uso, la pyme no”, sostiene Óscar Alonso. La responsable de SAP opina sin embargo, que esta visión está cambiando con la crisis. “Las dificultades económicas están obligando a volver la vista al cliente y a identificar los que son más rentables, sus gustos, sus preferencias, etc.”, añade.
Roberto Cuadrado, director de Condeednoc, está de acuerdo: “el ERP es una parte estratégica del negocio que no puedes abandonar en época de crisis”. Desafortunadamente, no todas las pymes y grandes empresas comparten esa percepción. “Hay muchas empresas que invierten lo mínimo, sólo para subsistir y mantenerse”, comenta. Para Cuadrado, se puede prescindir de algunas inversiones, como las actualizaciones, pero no dejar de evolucionar al ritmo de la demanda y el mercado.En ese sentido, opina que la pyme debe se gestionada como una multinacional: “con menos recursos, pero igual”, sostiene. El problema para Cuadrado es generacional. Empresarios que no han aprendido las ventajas de las TI o hijos de empresarios que no han visto otra cosa en el negocio. Álvaro Hierro, que conoce la realidad de cerca, es consciente de los obstáculos que a veces se presentan en el entornopyme. “Desde la propia Sodercan ofrecemos líneas de ayuda para que la pyme se equipe con sistemas de gestión, pero incluso dándoles ayudas de un 40 por ciento, cuesta mucho convencerles”.
También, el problema es el miedo que a veces existe. Óscar Alonso ha extraído de los informes de Penteo que la mala fama creada en torno a los CRM en la gran cuenta por culpa del fracaso de algunos proyectos, se ha trasladado a la pyme. Además, “la simple gestión del cambio produce temor”, declara Alonso. Pilar Martínez Santa María percibe, además de los falsos mitos, un problema de cultura dentro de la empresa: “hay empresas que creen y apuestan firmemente por la innovación y es importante contar con personas dentro de las organizaciones que crean en ella”. En este sentido, los CIOs tienen, de hecho, un papel esencial a la hora de dar empuje a la inversión y para ello, es muy importante que trabajen de la mano de la dirección del negocio, según Oscar Alonso.
Satisfacción garantizada A pesar de todo, el analista de Penteo percibe que, una vez las soluciones han sido desplegadas y se empiezan a hacer uso de ellas, la satisfacción está garantizada. “Se quejan quizás del coste, pero la satisfacción de la implantaciones de sistemas ERP, según nuestros datos, se coloca por encima del 3 en una escala de 1 a 5”, según asegura. En general, todos los asistentes apreciaron numerosas ventajas que ofrecen las soluciones de gestión actuales. Entre ellas se enumeraron: homogenización de datos y criterios, rigor, eficacia, contar todos con la misma información en el mismo momento, capacidad de decisión, etc. Las disparidades venían sólo en lo que para cada negocio era la prioridad, es decir, en lo que cada uno consideraba que los sistemas de gestión son una herramienta estratégica. Un apunte lo daba Álvaro Hierro, de Sodercan, al afirmar que es importante ver que “gestionamos el dinero que se da en forma de ayudas para proyectos empresariales; para nosotros, es crucial un control sobre la devolución de ese préstamo”. Y por su parte, para Jordi Ruppmann el área económico y financiera “resulta absolutamente fundamental”.
Además, Ruppmann percibe muchas oportunidades provenientes del modelo de Software as a Service (SaaS) tanto en el ámbito de la pyme como en la gran empresa. Una de las ventajas del modelo es el ahorro de costes que porpociona el no tener que invertir en hosting. El directivo de NTR Global concluye afirmando que hoy nadie puede pretender montar una empresa sin desplegar un ERP, por pequeño que sea. Pero además, considera que ser proactivo en estas inversiones puede ser la llave del éxito. Un éxito que también depende de que la solución elegida. En este sentido, la responsable del área de pyme en SAP sentencia: “Los proveedores de software tenemos que permitir que los clientes puedan acceder a la tecnología y que tengan capacidad de elegir la forma de hacerlo”.
