Lean es el vehículo y el pilar donde la visión extremo a extremo toma sentido, y que permite que las organizaciones puedan incluirlo en las complejas cadenas de valor, incorporándolo al resto de los departamentos involucrados en los procesos productivos.
Esta es la potencia de Lean, que permite incluir en los proyectos a todos los intervinientes, no solo a los tecnólogos. Las áreas de compras, legal, diseño, logística o RRHH participan en los proyectos de la compañía y las técnicas de Lean las incluyen de manera natural.
Lean IT pone al inicio de la cadena de valor al consumidor del proceso (usuario/cliente/ciudadanos) y se pregunta en cada paso si dicha actividad aporta o no valor al cliente. Todo lo que no aporta valor al cliente, es desperdicio, ‘waste’ y debe ser eliminado.
Uno de los puntos importantes en nuestra hoja de ruta es avanzar en acciones divulgativas, formativas y de colaboración en torno a Lean IT. En los ejercicios y talleres que organizamos, a los participantes siempre les sorprende especialmente la cantidad de actividades y tiempos de ‘no valor’ que existen en nuestros procesos, y como todo esto afecta – en tiempo, forma y calidad – al valor que se entrega al usuario/cliente/ciudadano. Hablamos, por ejemplo, de pasos innecesarios, tiempos de espera, errores en la comunicación, rebotes de actividad por falta de información y en general los desperdicios que impiden la eficiencia óptima en el proceso.
Y ahí surge la pregunta: ¿Y cómo empiezo a aplicar Lean IT en mi organización?
Pues, para empezar, hay que determinar un proceso que tenga un alto grado de visibilidad, con muchos intervinientes, con quejas por parte de los clientes… y lanzar un piloto. Utilizando técnicas sencillas y económicas, en pocas semanas habrá grandes nichos de eficiencia. Pero, lo que es aún mejor, las personas que participen en dicha iniciativa serán las que han ‘traído’ todas estas mejoras y esto tiene un gran efecto motivacional, que queda reflejado en el segundo principio de Lean; cambiar el comportamiento y actitud de los empleados.
Además, tal y como reza el tercero de los principios de Lean (cambiar la manera de gestionar), para conseguir arrancar una iniciativa de este tipo es necesario cierto nivel de esponsorización. Y podemos asegurar que este es uno de los puntos más complicados a la hora de introducir Lean a las organizaciones. El ordeno y mando, los reinos de taifas, el poder de la información, la falta de transparencia, la envidia, el afán de poder, son totalmente antagónicos a Lean.
