Así pues, los contenidos no estructurados son aquellos que no están dentro de un sistema de bases de datos estructurados o aplicaciones transaccionales, como ERPs. Correos electrónicos, mensajería instantánea, facturas y recibos, informes, contenidos en Internet, folletos y presentaciones son sólo algunos ejemplos de este tipo de información no estructurada, que llega a alcanzar alrededor del 80 por ciento de toda la información de una empresa, “estos contenidos tienen un alto valor estratégico, puesto que se utilizan en las operaciones cotidianas para tomar decisiones, trabajar de forma colaborativa y compartir el conocimiento”, comenta Enrique Mazón, director de Soluciones para Gestión de Contenidos de Oracle Ibérica.
No obstante, es cierto que muchas organizaciones sí aplican un enfoque global de gestión de contenidos no estructurados para toda la empresa, concretamente dos tercios de las empresas europeas afirma que están realizando avances significativos en este aspecto. Pero el estudio demuestra que la mayor parte de las compañías no cuentan con procedimientos internos que les permitan obtener una ventaja competitiva real de dichos contenidos. Así, “se cuenta con múltiples sistemas de gestión de contenidos en cada uno de los departamentos –España supera con creces a la media europea con alrededor de seis sistemas ECM por organización- por lo que resulta imposible obtener el máximo valor de cada uno de ellos”, explica Mazón. “Actualmente, hay que buscar una ventaja competitiva en el aumento de las interacciones humanas con la información: las empresas y organismos públicos deben convertirse en organizaciones de aprendizaje, capaces de explotar su capital humano e intelectual, y compartirlo con sus proveedores y clientes”, asegura. El principal motivo para planificar o desplegar un sistema de gestión de contenidos es la mejora de la productividad para el 66 por ciento de los encuestados, seguido del cumplimiento de las normativas, según el 26 por ciento.
La formación es un pilar esencial para enseñar a los empleados a utilizar sus activos de información, pero suele estar más centrada en aspectos puramente tecnológicos. Así, el tratamiento de la información, la protección de los datos y los procedimientos de la empresa se consideran mucho menos importantes que la formación sobre nuevas tecnologías y aplicaciones.
