La OEPM es un organismo autónomo adscrito al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio encargado de gestionar los títulos de propiedad industrial: Signos Distintivos (Marcas y Nombres Comerciales), Invenciones y Diseños Industriales. Por sus oficinas pasan al año aproximadamente 70.000 solicitudes. Agilizar al máximo su gestión mejorando los procesos internos y ofrecer un mejor servicio al ciudadano es el objetivo de un Plan Estratégico de Renovación TI (OEPM 2.0) en el que está inmerso y que conlleva, principalmente, el cumplimiento de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, que entra en vigor el 1 de enero de 2010.
La OEPM inició en los años 90 su camino hacia la e-Administración, la oficina sin papel, facilitando a los ciudadanos formularios de solicitudes a través de su portal web en formato PDF. Sin embargo, el papel todavía era imprescindible ya que los ciudadanos podían descargarlos y cumplimentarlos, pero debían imprimirlos, y presentarlos físicamente en la Oficina.
Aprovechando la experiencia ya existente de Ventanilla Virtual y los formularios diseñados en formato PDF, el equipo de TI de la OEPM, liderado por su director Carlos Turmo, y con el impulso que el director de la Oficina, Alberto Casado Cerviño, ha dado a la administración electrónica, comenzó a principios de 2008 el desarrollo de una aplicación web que permitiera un flujo electrónico completo de tramitación a partir de formularios dinámicos PDF creados con Adobe LiveCycle ES, para gestionar las solicitudes que generan procedimientos más intensivos: Solicitud de Signos Distintivos, Solicitud de Renovación de Signos Distintivos y Solicitud de Diseños Industriales. Para su puesta en marcha han contado con la formación y el soporte de Seidor, partner de Adobe.
Formularios on line y off line
Este sistema ya ha entrado en producción en abril de 2009 con las Solicitudes de Renovación de Signos Distintivos, y en otoño se lanzarán las otras dos solicitudes apuntadas. La dinámica de este flujo es la siguiente: el ciudadano, tras entrar al portal web y autenticarse, se descarga el formulario de la solicitud que necesite y lo rellena activando menús desplegables o escribiendo sobre campos concretos; como es un formulario dinámico, se le indican sólo las zonas relevantes que debe ir cumplimentando en función de lo que ya ha rellenado.
“Lo atractivo para el ciudadano es que no tiene que estar obligatoriamente conectado a nuestra página web para completarlo. Son formularios de una temática compleja y es lógico que pueda tener que consultar algún dato; de manera que puede descargárselo, rellenarlo cuando quiera y, luego, conectarse de nuevo para presentarlo en la web. El usuario recibe un número de registro y el documento Adobe PDF que se genera ya lleva los documentos adjuntos que se le requieran incrustrados, por ejemplo, una copia del poder, una imagen, etc. Así se sube sólo un documento. Finalizado el proceso, el ciudadano recibe por email la solicitud completa en formato PDF”, explica Turmo.
Las solicitudes están conectadas con pasarelas de pago a la Agencia Tributaria, acción que puede realizarse antes de la presentación o justamente cuando se presente. Estos pagos se incorporan a las solicitudes en PDF con códigos de barra. Finalmente, éstas se dirigen, a través de una aplicación desarrollada con tecnología J2EE denominada TRESD, al backoffice de la OEPM donde se tramitan electrónicamente con la ayuda de un gestor documental que asigna tareas, almacenándose tras su examen en la BBDD. Según apunta Carlos Turmo: “la implantación de este flujo ha sido un éxito, nos ha permitido reducir el trabajo interno y fomentar el uso web de los ciudadanos. Además de no tener que trabajar con papel manualmente, el personal interno ya no pierde tiempo en validar los datos de los formularios ya que éstos han sido verificados automáticamente a lo largo de su cumplimentación. Por parte del ciudadano, ha tenido una gran acogida. A los dos meses de su lanzamiento el 70 por ciento de las Solicitudes de Renovación de Marcas vinieron por vía telemática”.
Adobe LiveCycle Forms ES, Adobe LiveCycle Designer ES y Adobe LiveCycle Reader Extensions Server ES son las piedras angulares de este proceso telemático. Los dos primeros productos permiten el diseño y la generación en sí de formularios basados en XML. Y el segundo es el encargado de dar permisos y especificaciones para que los formularios sean correctos, exportando e importando información en XML a o desde distintas fuentes, además de otorgar licencias de uso y de caducidad.
La OEPM cuenta actualmente con un equipo de desarrollo de Deloitte de cuatro personas para diseñar y desarrollar los formularios bajo la dirección de la jefa de Area de Informática Documental, Maite Monteso. Iago Seara, el analista que trabaja en el diseño de los formularios, destaca que “las funcionalidades de Adobe LiveCycle ES facilitan su cumplimentación a los ciudadanos, pudiendo realizarla off line y en diferentes fases. Esto no es posible si estás en una sesión web, no te puedes salir de ella hasta que cubres los pasos obligatorios”.
“Permite replicar toda una tecnología de maquetación web en los formularios, y en algunos casos con más capacidades. Además, visualmente es muy potente, es compatible con el formato PDF/A, lo que asegura su reproducción a largo plazo; puedes agregar marcas de agua para diferenciar solicitudes originales de copias y, por supuesto, el formato Adobe PDF, al ser estándar, garantiza una accesibilidad universal dada su popularidad, ya que para visualizarlo basta con descargarse el programa gratuito Adobe Reader”, complementa César Tejedor, consultor que trabaja directamente en este proyecto de la OEPM.
El equipo de Tecnología de la Información tiene pensado abordar el resto de procedimientos que gestiona en este campo, como la cesión de licencias o la renovación de diseños. En este sentido, cabe destacar que la OEPM cuenta con un desarrollo Java y otro Cliente/Servidor (de la Oficina Europea de Patentes) para cubrir Recursos e Invenciones.
