A la hora de definir el concepto, gestión del conocimiento puede entenderse como la función de planificar y coordinar la transferencia de conocimiento que necesita cada uno de los miembros de una compañía con el fin último de incrementar el rendimiento de la empresa y crear con ello ventajas competitivas. Lo primero que reconoce la gestión del conocimiento es la importancia del saber de las personas como elemento diferenciador de una empresa; y por otra parte, tiene en cuenta también la necesidad de contar con una serie de herramientas que faciliten ese intercambio de conocimientos. Hablamos, por tanto, de una bien organizada forma de conseguir, almacenar, retener y compartir el saber.
Conocimiento e información son conceptos diferentes. Las Tecnologías de la Información con sus intranets, sus bases de datos cada vez más complejas, sus herramientas de trabajo en grupo, su minería de datos, . lo que hacen realmente es gestionar la información, no el conocimiento de las personas. En el concepto de gestión del conocimiento se incluyen otros parámetros que aprovechan esa información y que son las que le dan su personalidad diferenciada.
Según Marla De Rosa, Chief Technologies de Lotus Institute, Research & Development Technologies for Knowledge Management, en el proceso de Gestión del Conocimiento parecen perfilarse algunos factores comunes y vitales para alcanzar el éxito. Estos factores son la innovación, la capacidad de respuesta, la productividad y la competencia. Para que esta forma de rentabilizar el saber adquiera su verdadera misión y, por tanto, se convierta en una herramienta de productividad, hay que contar con el capital intelectual y saber dirigir ese conocimiento. En ese sentido, una planificación sólida, una buena estrategia de marketing, unos productos y servicios de alta calidad, una buena atención al cliente, la eficaz estructuración del trabajo y una cuidadosa gestión de los recursos de la empresa no han dejado de ser importantes sabiendo que el conocimiento es básico y que requiere ser gestionado con la debida importancia.
Los procesos que se ven implicados en el concepto de gestión del conocimiento se pueden resumir en identificar los datos clave que hay que capturar, organizar y, por supuesto, mantener y cuidar dicha organización en el tiempo para, finalmente, ayudar a los usuarios a buscar la información.
En todo este entorno la confianza es un aspecto básico, ya que la implantación de modelos de gestión del conocimiento pasa ineludiblemente por aprovechar la experiencia de los miembros de la compañía, lo que puede suscitar recelo en los profesionales que ven que uno de sus mejores activos deja de poseerlo él en exclusiva. Es conocida la réplica sobre la importancia del aprendizaje continuo como argumento contra dicha barrera al compartimiento del conocimiento, pero la realidad es que para compartir nuestras ideas o nuestro bagaje profesional se requiere de más elementos, como lo son la confianza en la empresa y la certeza de que vamos a obtener algo a cambio. Existe un mercado velado del conocimiento que funciona en la sombra, pero en el que conviven compradores y vendedores del conocimiento; y en donde el saber también tiene un precio. Este precio puede tomar diversas formas reconocimiento social como experto de un área; pago por la aportación realizada, como sucede en las políticas de remuneración de mejores ideas; o el simple hecho de ganarse la confianza de la persona con la que se comparte el saber.
La importancia de la confianza también puede verse desde otros ángulos, en concreto como una herramienta indispensable en el trabajo en equipo. Por ello, aquellas políticas de reconocimiento que primen a la persona individual y no al grupo también pueden errar en su intento de gestionar el conocimiento. De igual manera, los procesos de mentoring o coaching facilitan este trasvase.
En conclusión, el intercambio de conocimientos se viene realizando de maestros a aprendices desde la antigüedad. Sin embargo, hoy en día la gestión profesional y el perfeccionamiento de estas prácticas se están convirtiendo en un elemento básico para que las empresas puedan sobrevivir y alcanzar el éxito. Para llevarlo a cabo las organizaciones cuentan a su favor con las tecnologías, pero aquéllas que se limiten únicamente a poner a disposición de sus empleados estas infraestructuras sin desarrollar paralelamente políticas de gestión de personas, con especial énfasis en la confianza, en el reconocimiento, en los ambientes de trabajo propicios, etc., se quedarán a mitad de camino de conseguir una eficaz gestión del conocimiento y por lo tanto de maximizar uno de sus más importantes activos.
No es fácil llevar a buen término un proyecto de gestión del conocimiento en una empresa, sobre todo por su complejidad de los elementos que deben tenerse en cuenta y que afectan a todos los ámbitos, niveles y áreas de la compañía que se propone sacar provecho del saber de su gente. Son múltiples los factores determinantes del éxito de una gestión del conocimiento aunque podemos destacar los siguientes como los más relevantes
Estrategia, que viene determinada por la dirección consciente de que la llave del éxito de su negocio está en el conocimiento de sus empleados. Un ejemplo de ello queda reflejado en el número cada vez mayor de empresas que definen su misión y objetivos en términos de conocimiento.
Infraestructura, que incluye los procesos organizativos de la empresa y las tecnologías de información como mecanismos acordes para facilitar la creación y el intercambio del conocimiento.
Gestión de personas, que es el pilar clave de toda la gestión del conocimiento y está ligado a los aspectos culturales de la organización.
