La información distribuida en las aplicaciones corporativas cada vez es más ingente con el inconveniente añadido de encontrarse dispersa en diferentes departamentos y servicios. Las herramientas de generación de informes que incorporan los sistemas de información son muy básicas y no suelen estar orientadas a usuarios finales. Así, es muy difícil conseguir una imagen clara de los indicadores clave de negocio. En la mayor parte de las empresas supone horas o días de trabajo para encontrar respuesta a las preguntas planteadas. Estos sistemas constituyen una multitud de almacenes de datos no integrados.
Por consiguiente la información tiene que ser solicitada a departamentos diferentes y dedicar esfuerzos a reunir informes. Otra alternativa es una petición especial al área de TI que recuperará la información de las distintas aplicaciones desarrollando un proceso específico. La respuesta puede llevar semanas y a esas alturas la información puede no ser necesaria.
Desde hace algunos años, la mayoría de las grandes empresas han ido implantando aplicaciones orientadas a resolver la necesidad de conocimiento de la información -los ERP, los CRM y los SCM-, pero son aplicaciones de ámbito departamental por lo que tampoco proporcionan una visión integrada del negocio.
Otras iniciativas han llevado a las compañías a adoptar soluciones de soporte a la toma de decisiones (DSS), algunas claramente orientadas a resolver la necesidad de un proceso Business Intelligence (BI).
Si analizamos someramente el ciclo de vida de una aplicación corporativa encontramos la necesidad de uso de BI en distintas fases. En la fase de implementación del sistema son pocos los usuarios que acceden al mismo, pero hay una alta demanda de informes y falta de recursos para realizarlos. En la puesta en marcha, aumenta el número de usuarios, crece el retraso en el desarrollo de informes y surgen demandas de acceso autónomo a la información. En la utilización de las aplicaciones corporativas aumentan las necesidades de información de los usuarios y surgen peticiones de informes ad-hoc y funcionalidades OLAP.
Posteriormente, se produce una fase de optimización del sistema, promovida por las demandas de los distintos departamentos en cuanto a sus necesidades de mejora. Se hace más necesaria la posibilidad de obtener información ad-hoc y del uso de funcionalidades OLAP para mejorar la eficiencia en la toma de decisiones y surge la necesidad de obtener datos de fuentes adicionales.
Así uno de los factores fundamentales de una solución BI en este punto es la posibilidad de integrar múltiples fuentes de datos. Además, es imprescindible
una solución robusta que pueda crecer fácilmente desde grupos de trabajo departamentales hasta miles de usuarios, permitiendo el acceso a los datos, el análisis de la información y la posibilidad de compartir el conocimiento a través de la intranet y de la extranet.
Uno de los aspectos clave para conseguir alta capacidad de despliegue es la flexibilidad, utilizando tecnología punta como es el caso de CORBA, que proporciona capacidades de crecimiento con sólo incrementar el número de servidores que se utilizan, además de balanceo de carga y alto nivel de tolerancia a fallos.
Las soluciones que aporta una solución BI a las necesidades de información contemplan todas y cada una de las fases del ciclo de vida de una aplicación corporativa. La producción de informes demandada en la fase de implantación, es generalmente de informes básicos contra el propio sistema operacional. Las soluciones de aquellas compañías que cuentan con importantes partners tecnológicos, incluidas las principales compañías dedicadas a las soluciones ERP, CRM, SCM, permiten minimizar los esfuerzos de desarrollo en este sentido, ya que cuentan con el desarrollo conjunto de estándares predefinidos de sus aplicativos para su utilización desde la solución BI y para su implantación en un brevísimo tiempo.
Cuando se pone en marcha el sistema, la necesidad de informes crece y muchos de ellos son informes batch también sobre el sistema operacional. Para ello, una solución válida debe darnos la posibilidad de utilizar una herramienta de planificación y distribución de informes, que permita una planificación totalmente personalizable de las ejecuciones y la distribución automática de los mismos a los usuarios, impresoras, servicios de ficheros o servidores web que deseemos.
Durante la utilización de las aplicaciones la demanda de informes se extiende a otros entornos, pudiendo complementar la utilización del modelo básico facilitado por la colaboración entre partners tecnológicos con el desarrollo de nuevos modelos o la ampliación de los existentes.
Cuando se hace necesaria la sincronización a nivel departamental, que normalmente desemboca en la formación de un datamart, BI provee la capacidad de utilizar múltiples fuentes de datos para la realización de un único informe y altas capacidades de despliegue.
Cuando se hace necesaria la sincronización a nivel empresarial de todos los datamarts departamentales, la formación de un data warehouse empresarial o simplemente la posibilidad de compartir la información residente en los distintos modelos de aplicaciones corporativas, se salta a un concepto más global: Enterprise Business Intelligence.
Es fundamental aliarse con proveedores de probada experiencia en el mundo BI que incluyan en su solución la integración con los estándares BI globales de la organización, que cubran todas las áreas de BI para garantizar la coherencia en todos los aspectos. La elección de una solución global minimiza los costes de implantación, soporte, mantenimiento y formación a usuarios.
Un portal de BI mantiene accesible la información corporativa en un único punto con acceso en modo navegador. Puede integrarse dentro de un portal corporativo existente o utilizarse independientemente. La posibilidad de integrar en un portal las diferentes visiones departamentales de problemas de negocio comunes es el complemento que faltaba en la evolución de BI.
En definitiva, Enterprise Business Intelligence implica dar a cada empleado el acceso más sencillo y autónomo posible a la información con la que tiene que realizar su trabajosa ha de apoyarse en factores clave de BI, entre los que destacan la visión integrada del negocio, el acceso a múltiples fuentes de información, funcionalidades OLAP, facilidad de implantación, metadatos predefinidos y/o acceso a los existentes, sencillez de uso y capacidad de despliegue a gran número de usuarios.
Araceli Mota, consultora preventa de Business Objects.
