La globalizacin de la economa nos hace ser testigos de la presin cada vez mayor sobre la competitividad de las compaas y de una imposicin casi permanente, por parte de los inversores, de generar beneficios. Frente al clima de ansiedad que rodea a las empresas, stas se ven obligadas a acortar el periodo que va desde la definicin hasta la concrecin de nuevas estrategias, as como a desarrollar mecanismos giles de deteccin y reaccin ante los sntomas del mercado. En un contexto en el que la tecnologa se considera el gran transmisor al servicio de la estrategia y el modelo de negocio, la clave del xito, los portales empresariales son un pilar fundamental.
Durante la pasada dcada, las compaas realizaron grandes inversiones en la creacin de infraestructuras de informacin, diseadas para aumentar la productividad y la eficiencia corporativas. Sin embargo, la implementacin de mltiples acciones, junto con la informacin procedente de bases de datos, e-mails, documentos compartidos e Internet, implic la aparicin de una enorme cantidad de datos, con las consiguientes ineficacias y descensos en la productividad.
Todava existen barreras que impiden a los trabajadores unificar toda la informacin que necesitan para ofrecer servicio a los clientes, resolver los problemas y tomar decisiones. stas consisten en datos diseminados por distintas fuentes, falta de herramientas de anlisis, dbiles mtodos colaborativos e incluso informacin superpuesta. De hecho, las empresas necesitan una solucin que les permita proteger la inversin realizada, que supere estas barreras, que produzca beneficios de negocio tangibles y que les ofrezca ventajas frente a la competencia.
En este contexto, resulta lgico que las compaas empiecen a plantearse soluciones como el portal empresarial, que debe caracterizarse por ser una herramienta unificadora que les permita optimizar la implementacin y ejecucin de toda la reingeniera y automatizacin de procesos que eran y siguen siendo su objetivo. Es ms, esta solucin les facilita el proceso de uniformizar la cultura y el conocimiento corporativos y les permite compartir procesos, servicios e informacin de calidad con sus colaboradores externos.
A partir de un nico punto de acceso personalizado y gracias a un navegador web, el usuario podr acceder a todas las aplicaciones, informacin y servicios necesarios para llevar a cabo sus funciones, colaborando en los procesos de negocio independientemente de donde se encuentre, del momento en que lo haga o del dispositivo del que disponga. Se entiende por usuario tanto los trabajadores internos de las organizaciones como los individuos y entidades que interactan en su entorno de negocio.
No obstante, la economa pasa por un periodo de estancamiento y de recesin en algunos sectores, y el presupuesto disponible para tecnologas de la informacin no es inmune a esta situacin. Antes de tomar una decisin sobre cualquier inversin se deben, por un lado, analizar rigurosamente los posibles beneficios y los beneficios cuantitativos que sern tangibles y, por otro, explorar la mejor forma de cuantificar aquellos que sean intangibles.
Lo cierto es que, si bien la propuesta de generacin de valor de los portales empresariales es relativamente fcil de transmitir, no ocurre lo mismo cuando se trata de sistematizar su cuantificacin, realizando el clculo de retorno de la inversin (ROI).
El clculo del ROI de un proyecto de portal empresarial se presenta extremadamente complejo, ya que entran en juego costes y beneficios que varan segn los departamentos y funciones de una compaa. Esto ocurre por el hecho de que un proyecto de esta naturaleza implica la interconexin de tecnologas distintas, en funcin del proceso de trabajo concreto.
En el caso de un administrativo cuya funcin es manejar facturas, ste tendr acceso a reas de recursos humanos (datos personales, directorio de trabajadores y formacin), a contenidos (informacin interna, institucional y de mercado), as como al sistema utilizado para introducir facturas. Sin embargo, un trabajador de un departamento de asistencia y mantenimiento necesitar tener acceso al sistema de averas e incidencias, al sistema de gestin de stocks y mantenimiento, as como a reas de recursos humanos y a contenidos.
Esta diferencia en cuanto al perfil de utilizacin de un mismo portal implica costes y beneficios diferentes para la empresa, pues podr resultar ms costosa la integracin de un sistema de averas e incidencias que la del sistema de facturacin. De este modo, un anlisis de retorno de la inversin de un portal deber tener muy en cuenta todos los procesos de negocio realizados por cada usuario y el rol que ste desempea dentro de la organizacin. Una vez implementada una solucin de portal empresarial, resulta perfectamente lgico que sta se extienda y se transforme en una solucin abierta para socios de negocio externos, hecho que an complicar ms las cuentas de cara al clculo del ROI.
Por todos estos factores, las empresas de tecnologa estn obligadas a desarrollar nuevas prcticas, consultora estratgica, tcnicas, herramientas y best practices que permitan valorar, de forma clara y precisa, la propuesta de valor que las soluciones de portales empresariales aportan a las organizaciones.
Actualmente, la economa se caracteriza por un cambio constante y continuo, lo que convierte la gestin del cambio en un aspecto esencial de la actividad diaria de las compaas y debe pasar a considerarse una caracterstica del entorno empresarial. Las compaas que en el futuro adopten la filosofa de trabajo a travs del portal empresarial comprobarn que es una de las principales herramientas de gestin del cambio.
Los portales empresariales permiten que los trabajadores aprendan a cumplir con su funcin en un entorno de cambio, a utilizar herramientas del portal y a modificar su entorno de trabajo con el fin de ayudar a la compaa a buscar oportunidades de negocio. Adems, facilitan una correcta gestin de la comunicacin, al aparecer en el portal tanto comunicaciones de cambios internos como, por ejemplo, del sector de actividad.
Por otra parte, una compaa puede utilizar el portal empresarial para poner a disposicin de las partes afectadas modificaciones en los sistemas, creadas por las alteraciones en los procesos, acompaadas de explicaciones e instrucciones. Por ltimo, un portal permite la conexin a todos los sistemas de informacin corporativos, capturando el conocimiento, el flujo de procesos y las herramientas inherentes a una funcin en particular. De esta forma se trabaja en un ambiente familiar individual, donde todos los niveles de las compaas pueden comunicar y actuar frente al cambio.
Los portales empresariales sern el pilar clave para soportar el cambio y los procesos de negocio colaborativos, as como para integrar comunidades externas, tales como proveedores, socios de negocio, clientes y accionistas. Nos encontramos en un momento en que las organizaciones pueden obtener ventajas significativas frente a la competencia gracias a la adopcin de la solucin y filosofa de trabajo de los portales empresariales. En el futuro toda empresa de xito tendr un portal bien gestionado.
