Perteneciente al grupo Werfen Life Group, la compañía Izasa Distribuciones Técnicas constituye una referencia de primer orden en el mercado de diagnóstico e instrumentación para laboratorios clínicos y científicos, así como en productos médicoquirúrgicos para hospitales. Con un total de 11 delegaciones repartidas por España, Izasa proporciona servicio a más de 1.300 clientes entre hospitales, laboratorios y farmacias generando un volumen de pedidos superior a los 110.000 anuales.
La gestión de este ingente volumen de información en Izasa sin la ayuda de una solución de automatización, estaba ralentizando la operativa de la empresa que afrontaba una pérdida considerable de tiempo, así como costes sustanciales en la gestión manual por parte del personal de la Administración de Ventas. Asimismo, la situación estaba provocando cada vez más frecuentes cuellos de botella en los equipos de fax que, además de soportar la recepción de pedidos, tenían que facilitar los correspondientes envíos a los proveedores.
La situación en Izasa, que venía utilizando un total de cuatro faxes para la recepción de pedidos, se hacía insostenible y estaba impactando negativamente en los tiempos de respuesta a los clientes de acuerdo a los estándares de calidad fijados. En esa tesitura, Izasa tomó la decisión de implantar una solución para automatizar la gestión de los flujos documentales. “Necesitábamos una herramienta que nos permitiera introducir en el ERP de forma automática los pedidos de los clientes y, de hecho, era una inquietud latente desde hace años en la organización”, comenta el director de Sistemas de Izasa, Pablo Penalva.
Izasa analizó en ese contexto dos alternativas -las soluciones ReadySoft y Esker DeliveryWare-, decantándose finalmente por esta última ya que “nos convenció tecnológicamente y además contaba con referencias de experiencias probadas”, indica Penalva.
Asimismo la selección de la solución Esker DeliveryWare como plataforma para la gestión de flujos documentales estuvo determinada por su perfecta integración con el ERP SAP R/3, del que la empresa es usuaria desde el
año 90, así como por su adaptabilidad y su potencia.
El proyecto ha supuesto una inversión total que ronda los 90.000 euros, de los que 60.000 corresponden a consultoría y producto, y alrededor de 30.000 a hardware. La instalación se llevó a cabo de la mano de la compañía Abast Group como integrador en un plazo de tan sólo tres semanas.
El sistema DeliveryWare de Esker se ha desplegado en un servidor HP ProLiant ML350, que también actúa como el nuevo servidor de fax dedicado.
De forma paralela, la compañía procedió a la instalación de una línea RDSI para la recepción de los pedidos de los clientes, elevando el potencial de la tecnología de Esker en la captura del fax – imagen e información-, la extracción de los datos mediante OCR, su incorporación en un formulario personalizada a cada cliente y su archivado de cara a verificaciones posteriores.
“Nos hemos olvidado del escáner para captar la imagen de los pedidos ya que ahora es captada automáticamente por la aplicación desde su recepción”, destaca el analista programador SAP de Izasa, Marcel Hinojosa.
De esta forma y como indica Penalva, “no sólo hemos elevado nuestra capacidad de recepción de pedidos, estamos mejor preparados para evitar posibles cuellos de botella y, además, tenemos muchos más datos relativos a los faxes que se reciben”.
El avance ha permitido a la empresa “ganar en productividad y control, pero sobre todo nos ha abierto nuevas perspectivas”, subraya Penalva, refiriéndose al enorme potencial que implica la generación de un pool de trabajo en el que cada fax se clasifica de acuerdo a la tarea que genera.
Y es que, a partir de la progresión y gracias a la personalización que el equipo de Informática de Izasa ha llevado a cabo en SAP, la empresa ha revolucionado la gestión de tareas en base a un desarrollo propio que vehicula cada tarea de la forma más adecuada, posibilitando entre otras acciones que la validación de los pedidos se realice directamente desde el ERP por email o vía web.
Futura extensión
A la vista de los buenos resultados conseguidos con Esker en la automatización del proceso de gestión de pedidos de los clientes, la compañía tiene previsto extender el uso de esta tecnología a la gestión del conjunto de los documentos de entrada y salida en su sistema SAP con el punto de mira puesto en la eliminación de cualquier proceso manual de gestión de la información. “En un plazo breve tendremos un equipo de ocho personas responsables de zonas utilizando Esker DeliveryWare para la validación de los pedidos de los clientes y entonces la aplicación será utilizada para otros tipos de procesos dentro de Izasa”, adelanta Hinojosa.
Penalba detalla que “está previsto extender en sistema, por un lado a la entrada de facturas de los proveedores y, por otro, al entorno de entrada/entrante en SAP, que es un documento previo al albarán en el que el proveedor especifica los materiales a enviar. Se estima que la plataforma de automatización estará operativa en estos dos ámbitos antes de marzo y agosto, respectivamente.
