Cuanto más madura es la organización, más suele justificar las diferentes inversiones en TI siguiendo parámetros objetivos, realizando estudios de coste/beneficio, ROI o ‘PayBack’ de la inversión para los proyectos, y empleando el caso de negocio como herramienta de justificación ante el comité de dirección.
Sin embargo, es necesaria una aproximación metodológica y estructurada para que esta actividad se realice siempre de forma homogénea y contrastable, y que sirva no sólo para justificar las inversiones sino para evaluar a posteriori que los proyectos realizados realmente aportan un valor claro y demostrable al negocio, algo absolutamente necesario en estos tiempos de dificultades económicas; cada vez es más frecuente encontrar que las decisiones tomadas en las áreas que aprueban y priorizan la demanda estratégica en las TIC se basan, entre otros, en factores económicos, aunque por el contrario, las organizaciones en las que se analizan los resultados obtenidos y se comparan con los parámetros que en su momento sirvieron para aprobar una determinada iniciativa son escasas.
¿Hay que reinventar la rueda?
Las buenas prácticas y marcos de referencia como ITIL, CMMI o CobiT se orientan principalmente a la provisión y la operación de servicios TIC, sin proporcionar herramientas formales para que el CIO explique y defienda la aportación de las TIC a su negocio.
Para ayudar a evaluar objetivamente el valor proporcionado por las inversiones en TI, en Marzo de 2006 el ITGI, en colaboración con ISACA, publicó los primeros documentos de ValIT. Así se construyó un marco de trabajo orientado específicamente a la Gestión del Valor, para gestionar las inversiones TI proporcionando un valor óptimo a un coste abordable y con un nivel de riesgo aceptable. ValIT recoge tres actividades fundamentales4 para tal fin:
– Identificar y definir oportunidades de inversión alineadas con la estrategia corporativa y con unos beneficios para el negocio claramente definidos.
– Evaluar, priorizar y seleccionar las inversiones, basándonos en el valor aportado en el contexto de los objetivos estratégicos de la organización.
– Gestionar la ejecución de las inversiones a lo largo de todo su ciclo de vida.
De una manera muy similar a la de CobiT, los principios de ValIT aplicados en los procesos de Gestión del Valor son soportados por una serie de prácticas recomendadas de gestión y éstas a su vez son medidas y evaluadas frente a objetivos y métricas.
¿Cómo aprobar y priorizar los proyectos
A la hora de abordar la priorización de la demanda en función de la relación coste/beneficio de los proyectos inevitablemente aparece la necesidad de realizar estimaciones para las variables que contribuyen tanto en los componentes de coste como en los componentes de beneficio. Obtener un valor exacto para estas variables es prácticamente imposible en la mayoría de las cosas, por lo que se da la necesidad de trabajar con intervalos de confianza, o rangos de valores.
Una vez que hemos identificado los rangos de valores para estas variables, es necesario realizar simulaciones de los diferentes escenarios en los que nos podemos encontrar, tanto más complejos como mayor sea el número de variables que participan en la fórmula. Aún así, la ventaja de utilizar estos mecanismos de simulación es que finalmente podemos afirmar con un elevado grado de confianza el rango de valores entre los que se moverá el coste, el beneficio o el período de retorno de inversión del proyecto que estamos analizando.
Siguiendo esta aproximación, podemos establecer un procedimiento estandarizado que permita formalizar los pasos a seguir para la priorización de la demanda:
1. Identificación del conjunto de proyectos a priorizar.
2. Análisis y clasificación de los proyectos según destinatarios y tipología.
3. Definición de los criterios de valor retornado y de las variables que intervienen en su formulación: criterios de optimización y reducción de costes para proyectos de tipo interno, y criterios de cumplimiento de objetivos estratégicos para proyectos de tipo externo.
4. Elección de los interlocutores adecuados para la estimación de las variables
5. Talleres de calibrado de los estimadores.
6. Talleres de realización de las estimaciones.
7. Realización de simulaciones con diferentes distribuciones par las variables.
8. Obtención de los intervalos de confianza para el valor retornado y clasificación de proyectos según estos rangos.
De esta manera, aplicando los pasos recogidos en esta metodología de manera general y coherente a toda la cartera de inversiones y proyectos se conseguirá disponer de información válida para la toma de decisiones y el seguimiento de las mismas.
Es importante resaltar que en ningún caso se busca un valor exacto del valor o del coste de los proyectos o inversiones, sino un intervalo de confianza que, en aquellos casos en los que sea necesario, se podrá ajustar en base a reducir la incerteza (incrementando la fiabilidad) de las estimaciones realizadas.
