Derlain es una empresa asturiana especializada en el sector dermoestético y aparatos de depilación láser, con fuerte vocación internacional. Actualmente, dispone de una red de distribución mundial con presencia en 11 países y tres centros de producción situados en Áviles (Asturias), Italia y Rusia, donde se generan unos ingresos aproximados de 600 millones de pesetas, de los cuales el 40 por ciento proviene del mercado internacional.
Precisamente esta dispersión geográfica y la creciente base de clientes finales, más de 1.500 centros de estética, fueron los factores decisivos que llevaron a Derlain a iniciar, a principios del año pasado, un proyecto de TI con dos objetivos fundamentales comunicar la organización y ofrecer herramientas para la mejora de la productividad. Como afirma José Ramón Fernández, director general, tomamos conciencia de la informática en el momento en que nuestra red territorial empezó a expandirse y el contacto con nuestros distribuidores se hacía cada vez más complicado. El tráfico de datos nos planteaba problemas, era costoso y teníamos serias dificultades para mantener informada a la red acerca de nuestros recursos y proyectos. Esto provocaba distorsiones, tardanzas en la recepción de información y, en definitiva, clientes insatisfechos que podían perfectamente acudir a otros proveedores del mercado.
La disyuntiva era clara desarrollar un proyecto interno o buscar una solución de mercado. El primer camino no era asumible por costes y por política de empresa -no creemos que una organización pequeña como la nuestra tenga la capacidad necesaria para abordar este tipo de proyectos tecnológicos; por su parte, el segundo, implicaba un exhaustivo análisis de plataformas impensable para una empresa que no dispone, ni lo pretende, de un departamento de sistemas de información. La solución final vino de la mano del integrador Annecta y de la solución Telia e-office.
El servicio Telia e-office ofrece un conjunto de ocho aplicaciones basadas en web y en modo ASP, pensado para aprovechar la red europea de telecomunicaciones de su creador, la operadora sueca Telia AB. En el caso de Derlain, que cuenta con oficinas comerciales y centros de distribución en 11 países tan dispares como Hungría o los Estados Unidos, esta solución permite compartir información en tiempo real, establecer procedimientos de fidelización de clientes e, incluso, solventar problemas logísticos en su red de distribución.
En un proyecto de apenas dos meses de duración, la implantación de esta plataforma ha aportado importantes ventajas a Derlain crear una red de comunicación mundial, aprovechando los nodos de Telia; disponer de herramientas para crear, buscar, organizar, editar, divulgar y distribuir información; no tener que invertir en personal especializado para su mantenimiento y compartir información para facilitar el trabajo en grupo dentro de la organización. Como afirma José Ramón Fernández, Telia e-office nos ha facilitado poner en contacto una red comercial muy repartida geográficamente y mantenerla informada en tiempo real, independientemente de la localización y del idioma, de nuestros productos y proyectos en curso. Y todo ello con un coste de tarifa plana Internet para nuestros clientes.
Telia e-office ofrece seguridad, servicios administrativos y ocho aplicaciones para el desarrollo de soluciones en intranet. Estos módulos ofrecen a Derlain un marco de colaboración para el trabajo en grupo, con funciones como gestión de documentos, de proyectos y de contactos, agenda, foro de discusión, tablón de anuncios, organizador de recursos y correo electrónico; además, como asegura Fernández, gracias a su filosofía web, es una herramienta perfecta para una organización distribuida como la nuestra y para cubrir las necesidades de los desplazamientos de personal, ya que es accesible desde cualquier ordenador con navegador de Internet.
Entre las herramientas más valoradas por la empresa se encuentran el gestor de proyectos, el tablón de anuncios y la gestión documental. Con la primera, toda la organización puede participar en on line de los proyectos desarrollados por Derlain y aportar información que anteriormente se perdía. El tablón de anuncios está permitiendo agilizar los stocks de productos y su disponibilidad a lo largo de la red. Por su parte, las tareas de gestión documental que aporta Telia e-office facilitan el tráfico de información digitalizada, con el correspondiente ahorro de costes. Según Fernández, estas tres herramientas han supuesto una transformación radical en nuestras formas de trabajo. Ahora, los usuarios del sistema acceden a todos los datos de un proyecto concreto, aportando su visión y sus necesidades concretas y lo hacen a través de documentos que viajan por la red en tiempo real, lo que se traduce en un auténtico camino de trabajo en grupo con importantes ventajas. Con el tablón de anuncios, hemos conseguido mejorar nuestra logística para satisfacer las necesidades de productos en cualquier punto de la red, liberando excendentes, por ejemplo, o produciendo con criterios de oportunidad aquello que se necesita en un momento determinado.
Telia e-office se ha convertido desde esta perspectiva en el soporte tecnológico de Derlain, en una herramienta de comunicación que facilita la supervivencia en un marco internacional donde la competitividad es extremadamente elevada. No la hemos implantado para incrementar nuestra cifra de ingresos, pero sí para abrir nuevas oportunidades de negocio y continuar expandiendo nuestra red de distribución a cualquier punto donde la queramos llevar, resume Fernández.
