Creada a finales de la década de los 80, Inter Beverage Services (InterBev) es una empresa española que opera en el mercado de las bebidas refrescantes y, concretamente, en el denominado Mercado de Frío (EMF). De hecho, el nacimiento de InterBev coincide en el tiempo con los primeros pasos de este mercado en España, que fueron dados por Coca-Cola en la pasada década de los 80.
El negocio de InterBev fue creciendo a medida que se expandía el parque de EMF de sus clientes, los concesionarios de Coca-Cola, de forma que, a día de hoy, la compañía con sede central en el madrileño pueblo de Pinto y una facturación anual a nivel de grupo de en torno a 10 millones de euros, suma una plantilla de 275 profesionales y dispone de una flota de cercana a los 200 vehículos para atender, a través de sus cinco delegaciones, “alrededor de 50.000 máquinas en España y otras 20.000 máquinas en Portugal en tres categorías de elementos: máquinas de vending para la venta automática y refrigerada de bebidas, máquinas de dispensing o máquinas de grifo para la dispensación a granel de la bebida fría, y cooling, fundamentalmente vitrinas y arcones refrigerados”, explica el director financiero de InterBev, José Luis Lleonart.
En el desarrollo de su actividad, InterBev venía apostando por la formula de hacer todo desde casa y con los de casa, pero el año 2004 supuso un punto de inflexión. Como indica Lleonart, “decimos poner en práctica en la empresa lo que veníamos aplicando con nuestros clientes”.
Con ese objetivo, la compañía, que venía cubriendo sus necesidades de gestión con la solución de LogicControl (Sage), tomó la decisión estratégica de apostar por Oracle como su proveedor de soluciones de gestión. “Por nuestros viajes al extranjero sabíamos de la existencia ya en 1989 de complejos y costosos sistemas -incipientes ERP- instalados por departamentos creados ad-hoc en el seno de grandes multinacionales con gran demanda de mantenimiento en el punto de venta; una implantación de características semejantes era impensable para nosotros y, además, en España las TIC eran inexistentes consideradas de forma global, es decir, a través de un solo interlocutor, o muy costosas y arriesgadas”, recuerda Lleonart.
Órdago Oracle
Después de “remover Roma con Santiago”, el proveedor de hardware de InterBev informó a la compañía de la existencia de la E-Business Suite de Oracle que, como indica el directivo, “podía encajar en nuestras aspiraciones de disponer de una opción integral que recogiera todos nuestros procesos -prolijos y rudimentarios al tiempo- en una herramienta cuyo uso no nos obligara a crear de la nada todo un departamento interno de Sistemas”.
Finalmente y de la mano del partner de Oracle, Watermark (ahora Qurius), se decidió implantar exclusivamente el módulo de Field Service de la EBusiness Suite con un compromiso clave: “hacerlo móvil, es decir, que pudiera ser operado a distancia por nuestros técnicos atacando directamente nuestra BBDD en un punto remoto”, indica Lleonart. Con esa iniciativa, InterBev sistematizaba el motor de su negocio, a saber, la asistencia técnica en el punto de venta a los EMF.
Tras varios meses de trabajo con Watermark y debido al alejamiento de éste de Oracle a favor de Microsoft, InterBev cedió el testigo del proyecto por recomendación de Oracle a su partner, Steria, que desde entonces hasta hoy es su principal socio tecnológico. El desarrollo del proyecto no fue un camino de rosas y hubo que vencer muchos obstáculos. “El módulo de Servicios”, indica el directivo, “se mostró claramente insuficiente para una compañía como la nuestra, volcada al completo en el trabajo de sus operarios en la calle, ya que la E-Business Suite estaba dimensionada para un uso genérico del módulo Field Service”.
Estas circunstancias, que sólo se advirtieron al contrastar el módulo con la dimensión de la actividad cuyos procesos iba a informatizar, se resolvieron con un compromiso a tres partes: “Oracle pondría sus mejores recursos en ampliar y modificar sus estándares, Steria priorizaría nuestra implantación y, por último, InterBev sería generosa con la gestión de los tiempos”.
El proyecto que, como reconoce Lleonart, “nos habían explicado que era un embarazo largo y prolongado como, efectivamente, así ha sido”, también encontró obstáculos a la hora de hacer realidad los objetivos de movilidad de InterBev, fundamentalmente debido a problemas de compatibilidad entre el sistema Windows Mobile y la Oracle E-Business Suite. No obstante, las dificultades se han ido solventando y, a día de hoy, “los objetivos se han conseguido con bastante éxito, aunque todavía está en pruebas”, apunta el directivo, para detallar que “actualmente contamos con 29 terminales Psion y estamos estudiando tres posibilidades -Symbol (Motorola), Intermec y un nuevo terminal de Sun- con la idea de extenderlas a alrededor de 200 empleados”.
A pesar de estas dificultades y tras cuatro años de trabajo, InterBev dispone hoy, en una fase avanzada de pruebas, con una completa herramienta de Servicios plenamente integrada con el resto de flujos de información propios de su actividad, en cuanto que la implantación del resto de módulos de la suite se ha ido acometiendo en la medida que quedaban liberados recursos para que Steria pudiera llevarla a cabo. “A día de hoy”, indica Lleonart, “están implantados o en curso de hacerlo, además del módulo Field & Technicians Service, los módulos de Mobile Field & Tech Service, Order Managemet, Purchasing Management, Inventory Management, Oracle Financials, Discoverer y XML Publisher para la integración con herramientas externas”.
Adicionalmente y en el marco de este extenso proyecto, que Lleonart compara con un matrimonio de larga duración, InterBev apostó en 2005 por la implantación de los módulos de Gestión de Flotas y de Localización de Vehículos de la solución de Detector que, como indica Lleonart, “nos da la posibilidad de mantener el control y la trazabilidad de nuestra flota de vehículos desde un único punto”.
Outsourcing TIC integral
En base a su apuesta estratégica de dedicarse al núcleo de su actividad apostando por expertos en aquellos campos ajenos a está, InterBev ha llevado aún más lejos su colaboración con Steria y, tras analizar otras alternativas como Fujitsu y la compañía especializada en externalización TIC del grupo Coca-Cola, InterBev firmó a principios de este año con la compañía de servicios TIC un contrato de outsourcing integral a cinco años por el cual Steria gestionará desde su CPD de Madrid tanto su infraestructura tecnológica como sus aplicativos en base a la metodología ITIL y de acuerdo una serie de SLAs. “Steria ya estaba trabajando en casa y nos daba la fiabilidad y la garantía de que conocían la aplicación implantada y de que podrían operar y optimizar la relación hardware/software de la plataforma”, argumenta Lleonart.
InterBev pone así a prueba la capacidad de Steria para alcanzar la excelencia en la operación y gestión de las TIC, del mismo modo que la propia compañía ha logrado hacer de la fórmula externalización la clave de su negocio en su específico campo de actividad. “Somos una empresa de servicios cuyo objeto consiste en desarrollar como propia una actividad que de otra forma sería llevada a cabo por nuestro cliente con otros parámetros y bajo diferente perspectiva; nuestra misión es intentar que el cliente enfoque sus esfuerzos en la idea que le hace fuerte -vender los mejores refrescos del mundo-, y la otra cara de la moneda es convencerle con hechos de que su decisión de confiar un área operativa de su negocio a un extraño para que la desarrolle con criterios y recursos propios ha sido y es una medida acertada”, afirma el directivo.
En base al nuevo contrato, que tiene un coste para InterBev de 70.000 euros anuales, Steria cubrirá las necesidades tecnológicas tanto de las oficinas centrales de InterBev en Madrid como de los Centros de Operaciones que la empresa tiene distribuidos en la península ibérica. En una primera fase, estos servicios darán cobertura a más de 130 usuarios, 70 de ellos técnicos móviles que apoyan en PDAs el desarrollo de sus actividades.
La iniciativa contempla el traslado a tres equipos Dell de nueva adquisición corriendo Windows Server 2008 ubicados en el CPD de Steria de la información residente en los tres servidores HP que hasta el momento venían dando soporte en exclusiva a Oracle en las instalaciones del usuario. Dichas máquinas, que ahora quedan disponibles, se utilizarán para elevar el nivel de disponibilidad de la infraestructura de soporte al controlador de dominio, que estaba basado en un solo equipo y ahora se duplica. InterBev utilizará asimismo la infraestructura liberada para otros proyectos estratégicos, como el montaje de Exchange, la construcción de su presencia en Internet, la implantación de una herramienta para gestionar las PDAs o el refuerzo de sus sistemas de protección firewall: dos cortafuegos basados en Fedora que, hoy por hoy, residen en dos PCs de HP.
Otro de los ámbitos en los que lógicamente está previsto acometer una modernización importante es a nivel de comunicaciones, un campo en el que la compañía viene trabajando históricamente con Telefónica, si bien actualmente se están estudiando otras ofertas. “La primera fase contempla el traslado de los servidores Oracle al CPD de Steria y una vez en explotación, apostaremos por una u otra arquitectura de comunicaciones”, comenta Lleonart, para añadir que “lo más lógico sería una arquitectura centralizada en la que todas las delegaciones se conectasen al CPD de Steria y, aunque todavía no se ha tomado una decisión final, confiamos en el conocimiento y la experiencia de Steria”.
