El 20 de julio de 1950 comenzaban los trabajos de construcción del actual hospital Virgen del Rocío de Sevilla, aunque por aquel entonces su nombre fuera el de García Morato. En cinco años terminaron las obras del futuro complejo hospitalario, por lo que ha sido en 2005 cuando el centro ha celebrado su 50 aniversario.
Con el progresivo crecimiento de sus instalaciones nacía la Ciudad Sanitaria Virgen del Rocío. Más tarde llegaron las transferencias de competencia a la Junta de Andalucía, a lo que se unió la extensión de su radio de acción, que se extiende más allá de Sevilla, al resto de Andalucía, sur de Extremadura, Ceuta, Melilla y en ciertas especialidades (quemados) en las Islas Canarias.
Es precisamente en este punto en el que se sitúa la creación del Centro de Documentación Clínica Avanzada, que ha supuesto una buena práctica para, incluso, otras administraciones europeas, como es el caso de la sueca. Tanto es así que, en la actualidad, este hospital cuenta con, probablemente, el Servicio de Documentación Clínica más avanzado de la Sanidad pública española. El camino recorrido para llegar a este punto ni ha sido corto ni sencillo, más bien todo lo contrario. Para entender todo el esfuerzo y dedicación que hay detrás de este servicio es preciso remontarse cerca de diez años atrás.
Eduardo Vigil, jefe del Servicio de Documentación Clínica del hospital, explica cómo hace cerca de una década el “equipo directivo de entonces delineó un plan estratégico con el que trataba de dar un salto cualitativo y ganar en competitividad”. Precisamente con este fin, comenzaron los contactos con personas que pudieran de alguna manera aportar un valor añadido al hospital y, corriendo ya 1996, confiaron en Vigil, recién llegado de Estados Unidos, para montar sistemas de información clínicos.
La situación del centro sanitario venía marcada por cerca de 2,2 millones de historias repartidas en ocho archivos diferentes; alrededor de 1,2 millones de esas historias entraban en el concepto de pasivas, esto es, que no se habían movido en cinco años. Se trataba de una época en la que, como relata Vigil, “la situación de infraestructura de los archivos era manifiestamente mejorable y comenzaba la moda de externalizar los archivos en los hospitales, bien parcial o totalmente”. De hecho, no fueron pocos los hospitales que recurrieron a esta alternativa.
El Virgen del Rocío descartó esta opción, sencillamente, porque “nuestro problema no radicaba en contar con mejor o peor local de almacenaje, sino que pretendíamos gestionar la información y el conocimiento”.
El jefe de Documentación señala que “teníamos muy claro que para la fase 1, que consistía en un diagnóstico de nuestra situación, analizando nuestras fortalezas y debilidades, necesitábamos ayuda externa”. Estos trabajos exhaustivos se realizaron en colaboración con Informática El Corte Inglés durante todo un año.
Cinco años es un tiempo suficiente para que el panorama de las TI haya cambiado ostensiblemente. De hecho, atenerse a los estándares no resultaba tan sencillo como pueda parecer hoy en día, surgiendo problemas como que alguno de los autoanalizadores no tuviera salida HL7 (COMPUTING 425). De hecho y como describe el responsable del hospital, “esto de la estandarización y la compatibilidad ahora es más factible que antes. La experiencia que habíamos tenido nosotros en ese sentido en el hospital había sido malísima: llevábamos casi año y medio para la integración de unos datos de un laboratorio con el HIS del hospital”.
Por otro lado, la situación de la oferta en materia de gestores documentales potentes no se acercaba a la que se presenta a día de hoy. Cuando el Virgen del Rocío comenzó a buscar un software adecuado en el mercado, terminó rindiéndose a la evidencia de que no iba a ser empresa fácil. Así, optó por recurrir al concurso público, decantándose por el software de Documentum que, en palabras de Vigil, “aparecía muy bien situado en los cuadrantes mágicos de Gartner y era uno de los que más aparecían en las ofertas presentadas”. Además, cumplía con el requisito añadido de ser compatible con Diraya (la historia digital de Andalucía), que surgió por aquel entonces.
No obstante, ahí no se terminaron los problemas. Desde el hospital, antes de comprar las licencias oportunas, se prefería evaluar el funcionamiento en un centro sanitario similar, “porque un software puede funcionar maravillosamente en una telco y no funcionar en un hospital, pero ni siquiera en uno comarcal, por las peculiaridades de los procesos”. No existió esta posibilidad: Documentum no estaba implementado en ningún hospital.
La solución pasó por un acuerdo intermedio: “Documentum aceptó a dejarnos evaluar el software en producción en tres servicios clínicos (medicina interna, infecciosos y la unidad de cirugía torácica y de respiratorio) para ver su potencialidad y lo que nos iba a costar el desarrollo, así como facilidad de uso, consumo de memoria, etc.”.
El capítulo del desarrollo vino a cubrirse con la ayuda, tras nuevo concurso público, de DMR Consulting. “Estuvimos junio, julio y agosto de 2002 con estos tres servicios piloto y los resultados fueron muy satisfactorios”.
El proceso fue mucho más complejo de lo que pudiera parecer en un principio, puesto que fue necesario no sólo estandarizar el papel, sino también las bases de datos. Por este motivo, es necesario un tesaurus muy potente, sobre todo para las explotaciones full-text.
A ello es preciso unir que para la explotación de los documentos, era necesario que éstos estuvieran en un solo formato para facilitar la labor al buscador y se optó por XML.
Sin embargo, hoy en día la aplicación ya se encuentra en plena explotación, con cuatro millones de episodios cargados, y los 47 kilómetros de estanterías con informes están mucho más cerca de desaparecer con el software de Documentum y la potencia de una plataforma de hardware Fujitsu. La seguridad es total, en el sentido de que se realizan tres copias, en el hospital, en el HIS (con espejado) y en la base de datos Oracle.
Las búsquedas de historias tienen múltiples posibilidades de criterios (nombre, apellidos, número de historia o de tarjeta sanitaria, tratamiento, pruebas diagnósticas, etc.) y los tiempos de respuesta son inmediatos cuando se trata de pacientes específicos. Si se trata, por el contrario, de informaciones en las que se cruzan muchos datos en períodos de tiempo muy extensos, los tiempos se alargan, pero rara vez superan los tres minutos.
No obstante, no todo se ha podido desarrollar como se concibió en un principio; es el caso de las órdenes de tratamiento. En la actualidad no pueden ser incluidas en el archivo digital porque “aún no tenemos la seguridad jurídica de si podemos firmar con nuestra clave de acceso o nos exigen la firma electrónica, que en el hospital no la tenemos ni un 1 por ciento de los que trabajamos”, apunta Vigil.
Por otro lado y respecto a ese 1,2 millones de historias de pasivo que aún queda por normalizar y digitalizar. Sin embargo y para evaluar el coste en dinero y tiempo, se ha comenzado un estudio: “hemos consensuado digitalizar las historias de los fallecidos (unos 3.500 al año), que es una muestra lo suficientemente amplia como para que nos sirva estadísticamente y lo suficientemente dimensionada para poder ser abordable para nosotros sin tener que buscar gente externa”.
Un gran porcentaje del éxito de todo el proyecto se debe al compromiso que el personal del hospital ha mantenido en todo momento. En realidad, el planteamiento por parte de los responsables de la iniciativa fue impecable. Con algunos líderes de opinión se mantuvieron entrevistas que fueron acompañadas por una serie de talleres con grupos de trabajo, en los que se reflexionaba acerca del proyecto, y encuestas a todo el personal, tanto médico como administrativo.
En la actualidad y “aunque ya está prácticamente instalado en todo el hospital, para los nuevos desarrollos se ha convertido en uno de los premios a la calidad en el hospital”, apunta Vigil: “cuando el gerente se sienta con el jefe de servicio a discutir los incentivos por rendimiento, uno de ellos es entrar en la historia clínica antes o después.”
