Con una historia acumulada que supera los seis siglos, el Hospital Santa Creu i Sant Pau de Barcelona, declarado Patrimonio de la Humanidad por la UNESCO, puede presumir de ser uno de los más antiguos de España. Creado en 1.401 a partir de la fusión de los seis hospitales entonces existentes en Barcelona, este emblemático centro hospitalario registra anualmente más de 34.000 pacientes ingresados, una cifra superior a las 150.000 urgencias y más de 300.000 visitas en consultas externas. Además, el hospital universitario acoge en su recinto diferentes centros docentes, como la Escuela Universitaria de Enfermería o la Escuela de Terapia Familiar; así como el reconocido Instituto de Investigación Sant Pau.
Para dar respuesta a esta demanda el Hospital Sant Pau dispone de 600 camas y 20 quirófanos, y cuenta con 2.850 profesionales con una alta actividad de investigación y docencia, que se esfuerzan por mantenerse en la primera línea de la innovación no sólo a nivel sanitario, sino también en cuanto a la aplicación de las TIC, un punto clave a la hora de desarrollar su actividad con los máximos niveles de eficiencia.
Justamente a la búsqueda de la máxima eficiencia, el hospital tomó la decisión a mediados de 2006 de desarrollar un proyecto estratégico de transformación de su portal corporativo, con el punto de mira puesto en la configuración de un punto único de acceso a la información y los servicios. Se trataba de evolucionar el anterior portal del centro hospitalario, que pivotaba sobre el gestor de contenidos; en una infraestructura de servicios que integrase diferentes aplicaciones y procesos. “Teníamos un portal/intranet muy anticuado desarrollado internamente que, por su carácter monolítico, tenía muchas limitaciones y su evolución resultaba faraónica”, indica el subdirector de Informática del Hospital Sant Pau, Víctor Robert.
En ese escenario, el objetivo consistía en desarrollar una nueva intranet y un portal corporativo que constituyera “una puerta única de acceso a los recursos y una plataforma para la gestión del conocimiento”. La iniciativa implicaba cuatro grandes retos: la creación de un punto único de acceso a la totalidad de los recursos disponibles, la organización de los contenidos y documentación del hospital, la potenciación de la gestión del conocimiento fomentando el trabajo en equipo mediante la utilización de herramientas de trabajo colaborativas; y la agilización de las tareas diarias mediante procesos y formularios on line.
Tras una fase de recogida de requerimientos, análisis funcional y establecimiento de grupos de trabajo, que se prolongó a lo largo del año 2006; el departamento de Informática del centro hospitalario, con 24 profesionales en plantilla, inició el análisis de diferentes plataformas disponibles en el mercado -a la final llegaron las soluciones de IBM y de Polymita Technologies-, decantándose finalmente por esta última ya que “es una plataforma muy modular y de fácil evolución que cubría totalmente e incluso superaba nuestras necesidades a un coste razonable”, argumenta Robert.
El proyecto arranca en 2007 con las fases de definición, desarrollo y formación dedicándose buena parte del tiempo a la migración de los contenidos existentes en la anterior plataforma -alrededor de tres meses-; de forma que en enero de 2008 la primera versión del nuevo portal/intranet entraba en producción.
Tal y como se había establecido en la fase de consultoría, la información disponible en el nuevo portal se organiza en tres grandes áreas -un área corporativa pública, un área de servicio o departamental con estructura de autoservicio, y un área personalizada en función de los requerimientos de los distintos perfiles de usuario. Se configuró asimismo una cuarta área de carácter transversal dirigida a grupos de usuarios que pone a su disposición en un entorno específicamente diseñado para el intercambio de información.
El nuevo portal dispone, por tanto, además del área de acceso público, de un acceso restringido -con identificador y contraseña- al espacio personal.
Existe también una zona de destacados en la que se incluyen enlaces a las novedades y contenidos de reciente publicación, así como un registro de accesos directos a los recursos más utilizados por los distintos usuarios; sin olvidar otros recursos de suma utilidad, como la agenda de actividades. “El escritorio es la puerta de entrada las utilidades a las que el usuario tiene acceso, a sus áreas favoritas y, en su caso, a los contenidos y tareas pendientes”, indica Robert, para apostillar que “recientemente hemos incorporado el foro como una nueva funcionalidad, inicialmente para el área de enfermería”.
La nueva plataforma, que corre sobre Suse Linux, ataca Oracle como BBDD y utiliza Tomcat como servidor de aplicaciones, destaca por proporcionar un acceso unificado -utiliza para el reconocimiento de los usuarios el directorio LDAP-, su interfaz intuitiva, su usabilidad y su facilidad de uso. Hay que destacar en este punto el desarrollo en paralelo del correspondiente sistema para soportar el proceso de gestión de contenidos, un entorno específico que se caracteriza por su sencillez de uso. De hecho, ninguna de las alrededor de 300 y 25 personas del Hospital Sant Pau que incorporan y revisan contenidos, respectivamente, tienen un perfil técnico.
El sistema destaca asimismo por facilitar la descentralización, lo cual implica autonomía de los diferentes servicios y departamentos a la hora de aportar y gestionar contenidos; eso sí, sin renunciar a las múltiples ventajas asociadas a la existencia de un repositorio centralizado de documentación institucional.
En la actualidad, esta intranet proporciona servicios a alrededor de 8.500 usuarios pertenecientes tanto al hospital universitario como a diversos centros y organizaciones asociados; los cuales generan anualmente más de 1.000 contenidos nuevos que se distribuyen y comparten gracias a la nueva plataforma. Robert destaca en este punto el potencial de la nueva plataforma a la hora de unificar las diferentes webs previamente existentes. “Además de la intranet y la web corporativa, la plataforma nos ha permitido desarrollar un modelo web adaptable a las diferentes áreas de forma que progresivamente se están adaptado a la nueva imagen y concepción”.
Integración de aplicaciones
Con el desarrollo de este proyecto, El Hospital Santa Creu i Sant Pau se ha dotado de un portal que, además de consolidar la imagen corporativa, ha supuesto un importante refuerzo de la comunicación y la difusión de información en la organización, al facilitar la comunicación ágil y directa con todo el personal del hospital. “Hemos conseguido facilitar el acceso rápido, seguro y personalizable a la información, automatizando al mismo tiempo los flujos de trabajo y mejorando la colaboración interdepartamental”, subraya el responsable de Informática.
Por otro lado y cumplidos los objetivos marcados inicialmente, empezando por convertir la intranet en un punto único de entrada a la información; con este estratégico avance el hospital universitario ha sentado las bases para dar un nuevo paso hacia delante: unificar el acceso a los servicios. Por el momento, desde el portal corporativo los usuarios pueden acceder al ERP corporativo -basado en SAP Sanidad-, así como a utilidades como Microsoft Office.
El potencial de la modularidad
En un mapa de procesos tan complejo como el que habitual caracteriza al mundo hospitalario, la construcción de un portal corporativo constituye la respuesta a uno de los retos clave de este sector, primero como punto único de acceso a diferentes aplicaciones o BBDD; y, segundo, como plataforma para el trabajo colaborativo necesario en el desarrollo de determinados procesos transversales.
En este sentido, el responsable de Informática del Hospital Sant Pau, Víctor Robert, destaca la capacidad de la plataforma de Polymita Technologies a la hora tanto de acompañar la evolución de la organización como de incorporar nuevas funcionalidades. “Es una herramienta muy modular que ofrece mucha facilidad a la hora de montar nuevos entornos e incorporar nuevas funcionalidades”, concluye.
