En el marco de la modernización TI en la que está inmerso el Grupo Proselco, la central de compras de electrodomésticos para la zona centro de España, que opera bajo el paraguas de la empresa Sinergis, se ha llevado a cabo un proyecto estratégico que ha conducido a la automatización de su proceso de facturación, abriendo nuevas posibilidades avanzadas en la creación y distribución de documentos; además de sentar las bases para avanzar hacia un escenario de facturación on line.
La organización, que da servicio a cerca de dos centenares de tiendas de electrodomésticos bajo las enseñas Tien21, Confort y MediMax, se planteó a mediados del pasado año el desarrollo de un sistema de facturación automática con el objetivo de superar los obstáculos que implicaba la utilización de sistemas de impresión matriciales y disfrutar de las múltiples ventajas asociadas, por un lado, a la eliminación del tratamiento manual de documentos y or otro, a la disponibilidad de nuevas capacidades en la gestión e la salida de documentos.
El avance resultaba fundamental teniendo en cuenta que Grupo Proselco gestiona diariamente entre 300 y 500 facturas; y tenía, además, un carácter imperativo tras la modernización de los equipos de impresión que la organización venía utilizando hasta el momento con dicho fin. “Con la sustitución de las impresoras matriciales por un nuevo equipo láser de HP LaserJet 9050 ya no era posible la conexión directa de nuestro ERP con el nuevo hardware de impresión externo y necesitábamos un puente que gestionara los requerimientos de impresión hacia el nuevo equipamiento de forma sencilla”, explica el director de Sistemas de Proselco, Benjamín González.
En ese contexto y a raíz del desarrollo de una campaña comercial impulsada por el proveedor de soluciones de gestión documental, DocPath, el Grupo Proselco llegó al conocimiento de su solución Docs-on-Demand, que se ha convertido en una pieza clave de su sistema de facturación automatizada. El consultor senior en TI de Grupo Proselco, Daniel Suárez, reconoce que “nos planteamos la posibilidad de implantar una solución de desarrollo propio”. No en vano, en el Grupo Proselco existe una larga tradición en el desarrollo
de soluciones a medida y, en esa línea, su ERP es de hecho fruto de un desarrollo sobre la solución G1 que Proselco confió a la entonces filial del Grupo i68, Greensys.
No obstante y a la vista de las capacidades del sistema Docs-on-Demand, Proselco tomó la decisión de apostar por una solución estándar de mercado. Así y de forma simultánea a la instalación del nuevo equipo de impresión de alto rendimiento de HP, el Grupo Proselco procedió a la implantación de la solución Docs-on-Demand, que consta de dos grandes piezas: por un lado, el módulo DocPath Designer, que posibilita el diseño rápido e intuitivo de documentos; y, por otro lado, el módulo DocPath Controller, que constituye el corazón de la solución de generación de documentos y posibilita la creación de documentos en múltiples formatos fusionando los formularios previamente generados con DocPath Designer con los datos procedentes del ERP, para llevar a cabo su direccionamiento posterior a los correspondientes dispositivos y canales de salida.
En este último punto hay que destacar que DocPath Controller genera lenguajes de impresión estándar, de modo que, hoy por hoy, utiliza PCL, el Lenguaje de Control de Impresora de HP. Pero si el Grupo Proselco decide en un momento dado utilizar, por ejemplo, un dispositivo que emplee PostScript, no habría ningún problema de compatibilidad y no sería necesario realizar ningún cambio puesto que el propio DocPath Controller se encarga de generar directamente el lenguaje estándar apropiado a cada caso. “Nos hemos independizado del hardware”, destaca Suárez.
Gracias a la nueva solución, el Grupo Proselco, que inició su actividad en 1984 y registró una facturación de 84 millones de euros en su último ejercicio fiscal, no sólo ha dado respuesta a la problemática asociada al paso de un sistema de impresión matricial a un sistema láser; también se ha dotado de nuevas capacidades en el diseño y la gestión de documentos. “La solución Docs-on-Demand nos ha proporcionado al cien por cien el puente que requeríamos para la conexión con el nuevo equipamiento de impresión y, además, ha ampliado de forma significativa las posibilidades que hasta el momento teníamos en la generación y envío de documentos; ahora podemos generar documentos en formato PDF y gestionar su envío directo mediante correo electrónico o fax; tenemos la posibilidad de crear documentos dinámicos, lo cual resulta clave en el caso de una central de compras; además de ser capaces de trabajar con documentos compuestos como requieren, por ejemplo, las facturas adjuntas a albaranes”.
De cuatro horas a 20 minutos
Desde esa perspectiva, la solución Docs-on-Demand ha supuesto un avance notable en el desarrollo de este tipo de tareas, que previamente se realizaban de forma manual. “Antes el proceso era manual, se paralizaba la gestión de pedidos que las tiendas realizan a través de la web, y se lanzaba la facturación, que normalmente se realizaba tres veces al día y exigía, además, imprimir por separado el bloque de facturas y el bloque de albaranes, para posteriormente llevar a cabo las necesarias uniones de documentos, una tarea que exigía tres o cuatro horas diarias de trabajo”, describe Suárez.
Una vez que el nuevo sistema ha entrado en producción en el Grupo Proselco, el proceso de facturación se lanza automáticamente y de forma desatendida una vez al día, eliminándose el contacto del personal con los documentos. En lo que refiere al ahorro de tiempo conseguido, Suárez indica que “con el nuevo sistema, la impresión, la generación de copias y las tareas de adjuntar albaranes y facturas se realizan en menos de 20 minutos, con la ventaja añadida de que los documentos salen por orden con la consecuente optimización en el reparto”.
No hay que olvidar que el proceso de facturación está directamente asociado a la preparación de ubicaciones en el almacén ya que el reparto se organiza en base a determinados muelles de salida en los que las mercancías tienen que concordar con sus correspondientes facturas y los albaranes adjuntos. En este sentido y como explica Suárez, “cuando se dispara la facturación automática a las 10 de la noche, la solución de gestión de almacenes Ubica de la compañía Logica SLI, que ha sido adquirida por Iniker Software, recoge las ordenes y empieza a emitir las preparaciones, de modo que el turno de noche puede organizar en menos de cuatro horas todos los pedidos con sus facturas correspondientes que se repartirán por la mañana y los cuales suman una media semanal de 6.000 bultos”.
Máxima estabilidad Aunque la solución de DocPath es capaz de correr en diversos entornos, Proselco ha apostado por su instalación en el mismo equipo donde se aloja su solución ERP, una máquina Bull Escala PL220T. “El hecho de que la solución corriera sobre AIX fue un factor determinante en su selección puesto que nuestra prioridad a la hora de levantar el sistema de facturación automática era tener plena seguridad de que no se producirían cortes ni otro tipo de problemas”, destaca Suárez, para añadir que “además de la seguridad que supone que el sistema corra en un equipo de estas características, se trata de un entorno mucho más controlable que Windows”.
El proyecto ha requerido ciertos desarrollos para posibilitar la comunicación entre el fichero activo y el cron o diablo del sistema Unix, que, al estilo de las tareas programadas en Windows, es el responsable de la ejecución de los procesos de facturación requeridos en el momento fijado. Sin embargo y como destaca Suárez, “incluyendo los desarrollos y la formación necesarios, el proyecto se ha llevado a cabo de forma sencilla y en un tiempo record de un mes”.
Con esta iniciativa, el Grupo Proselco, en el que trabajan alrededor de 80 profesionales, da un paso hacia delante en la gestión de los documentos de salida cerrando el círculo de una gestión documental que, en la vertiente de entrada, se apoya en la solución de ReadSoft que, también en integración con su ERP, es responsable de escanear y validar las facturas emitidas por los alrededor de 200 suministradores con los que trabaja la central de compras. Suárez indica que “actualmente ReadSoft nos está solucionando la validación automática de alrededor del 95 por ciento de la facturación entrante, en tanto que el cinco por ciento restante se corresponde con incidencias asociadas a falta de información o datos erróneos”.
Proselco, que tiene en Dell y Tisa/i68 sus principales proveedores de infraestructura, y de servicios de desarrollo y soporte, respectivamente, ha avanzado filas en ambas vertientes de forma simultánea a una iniciativa estrechamente relacionada que persigue la construcción de un único almacén corporativo de documentos en el que apoyar una gestión avanzada del conocimiento.
Y es en este escenario donde juega un papel clave tanto la intranet de la organización, levantada sobre la solución Planet Intra, que Proselco adquirió a través del distribuidor PerConSol; como la infraestructura de almacenamiento. La infraestructura ‘storage’ de la central de compras se concreta en una SAN formada por una librería de discos Clariion de EMC y un robot de cintas LTO del mismo proveedor, conectada vía FiberChannel a una infraestructura servidor formada por alrededor de 15 equipos, incluyendo cinco servidores externos y 10 servidores blade. En este escenario, los procesos de backup en Proselco se apoyan en la solución Backup Exec de Veritas, en tanto que la organización está replicando sus datos en una infraestructura formada por cuatro servidores virtuales VSX de VMware utilizando la solución de replicación Double-Take. “En el marco de nuestro Plan de Recuperación frente a Desastres estamos replicando nuestros servidores en tiempo real en servidores virtuales, una iniciativa que nos está permitiendo además experimentar con la tecnología de virtualización de VMware y no descartamos la puesta en producción a corto plazo de servidores virtuales”, apunta Suárez.
Además de eliminar completamente el uso de papel, que ya se ha conseguido parcialmente gracias al direccionamiento de una parte de las facturas hacia el correo electrónico y a la reciente puesta en marcha de un sistema de generación automática de archivos PDF para soportar los procesos de información a las tiendas; el objetivo último que persigue el Grupo Proselco pasa por “posibilitar a las tiendas una gestión documental integral a través de la web permitiendo su acceso a las facturas y otros documentos PDF de carácter informativo”, avanza Suárez.
Asimismo, Proselco contempla dar un paso más en la evolución de su proceso de facturación con la incorporación del uso de firma electrónica, un avance relativamente sencillo teniendo en cuenta que se trata de una capacidad incluida en DocPath Controller.
