La Ciudad de las Artes y las Ciencias comenzó el año pasado un conjunto de proyectos cuyo denominador común son el aumento de la productividad, mediante la reducción de los tiempos invertidos en la gestión de documentos (publicaciones, notas internas, fax, informes, listados, etc.), y la reducción drástica de papel, hasta conseguir el cumplimiento de la norma ISO 14000 de calidad y medio ambiente.
Con estos objetivos amplios, las acciones se han centrado en la gestión digital de documentos mercantiles, la mejora de la biblioteca digital del Museo de las Ciencias Príncipe Felipe, la optimización del e-learning y la gestión del fax corporativo.
Tras la práctica finalización de las diferentes etapas del proyecto, los beneficios son palpables: se ha conseguido una reducción de costes de personal derivada de los desplazamientos a las impresoras o los faxes de la empresa; los costes de papel que se producen al recibir o enviar documentos se han visto sensiblemente aminorados y en la misma medida los costes de mantenimiento y de adquisición de los consumibles (toners y cartuchos de cinta) de fotocopiadoras, impresoras y equipos de fax.
Mediante el tratamiento electrónico de los documentos se ha conseguido el acceso indexado a toda la documentación almacenada en los servidores. La profundización en el aprendizaje on line ha provocado, además de la formación continuada, una reducción de los costes de desplazamiento, la optimización de los recursos del área, la evaluación directa del alumno y una mayor flexibilidad a la hora de definir la duración de las sesiones, así como en el acceso a los cursos desde casa. La centralización del fax, por su parte, ha permitido aminorar significativamente los costes de larga distancia, a través de la programación del servidor de fax, o mediante la agrupación de llamadas, facilitando también el control de los envíos mediante códigos de seguimiento.
Para todo ello, la CAC ha implantado una nueva plataforma tecnológica cuyos componentes principales son: un servidor documental Sun F280R (Solaris 9); un servicio de directorio basado en Iplannet LDAP Server; un nuevo servicio de correo sobre Iplannet Messaging Server; el software de fax corporativo Esk Fax; un interfaz de integración con el entorno SAP del sistema de gestión empresarial; un gestor de bases de datos sobre Oracle 9i, y una herramienta de data warehouse Qlick-View.
La CAC gestiona alrededor de entre cuatrocientos y quinientos contratos anuales. Dichos acuerdos, cuyas copias deben quedar accesibles para los responsables de los distintos departamentos, se fotocopiaban, entregándose una copia del original a la persona que lo solicitaba. En la actualidad, toda esa documentación se ha escaneado y la práctica totalidad se encuentra ya en soporte digital y accesible a través de intranet. Existe una base de datos en la que se almacena una referencia de cada uno de estos documentos y que mantiene indexados aquellos campos a los que se accede habitualmente para realizar cualquier consulta.
Gracias al proyecto, los empleados de CAC pueden acceder a su nómina en formato digital. La aplicación Meta-4 Mind a través del módulo de auto-servicio del empleado permite que el personal consulte sus nóminas directamente desde su equipo detrabajo. Dichos documentos son almacenados en un servidor y protegidos meidnte un nombre de usuario y una contraseña diferente para cada trabajador de la empresa.
Mediante la herramienta de almacén de datos Qlick-View se ha transformado a soporte magnético un conjunto de listados que anteriormente sólo se podían imprimir en papel. Además, las opciones de generación de cubos de información, permiten que la persona que solicita una información pueda visualizar por pantalla el detalle y el resumen de cualquier consulta y decidir, en el caso de necesitarlo, la impresión en papel de dichos documentos.
En lo referente a la centralización del sistema de fax, el aplicativo Esker se ha configurado de tal manera que prácticamente desaparece el soporte de papel para realizar las operaciones de envío y recepción de faxes.
El sistema de gestión corporativo SAP, a través del conector de Esker, desarrollado por el suministrador alemán, permite enviar y recibir documentos directamente desde el propio ERP. Esto incluye los documentos comerciales más comúnmente utilizados tales como órdenes de compra, facturas y extractos de cuenta.
Esta mejora ahorra tiempo, reduce costes y optimiza la eficiencia de los procesos corporativos, además de facilitar el control de todos los envíos de faxes desde el aplicativo de gestión, mediante códigos de seguimiento diseñados para este fin. Actualmente se envían entre doscientos y trescientos documentos diarios a través del sistema de gestión.
