Mantequerías Arias nació como una empresa familiar dedicada a la fabricación y venta de quesos y otros productos lácteos. Actualmente es una de las empresas más conocidas de su sector y una de las que mejor ha sabido imprimir un sello de calidad a los productos que fabrica en sus cinco factorías nacionales.
La compra de la empresa por parte del grupo francés Bongrain ha introducido a Arias en un entramado internacional, que ha favorecido finalmente su crecimiento durante los últimos años. Precisamente, la estrategia de negocio pasa por un aumento progresivo de la presencia de la empresa en el mercado nacional e internacional, que exige también determinados cambios en los modelos de gestión de los procesos y en el soporte de los sistemas de información.
Tras intentarlo en diversas ocasiones, Arias ha entendido que la competitividad de la empresa y sus expectativas de futuro pasan por la modernización tecnológica de sus actuales sistemas de información; unas aplicaciones soportadas en una solución desarrollada en Francia que no cubre todos los objetivos de la filial española. Como afirma José Carvajal, gerente de Sistemas de Información, “el actual sistema de gestión tiene algunas limitaciones. Por una parte, el hecho de estar desarrollado en Francia implica que no se adapte totalmente a nuestra manera de comercializar los productos. Además, la solución no integra programas para la gestión de la producción, algo que consideramos prioritario. Por último, tampoco nos permite añadir nuevas funcionalidades con la velocidad que desearíamos en algunos momentos. Y esto sin hablar de un mantenimiento excesivamente costoso. Como resultado disponemos de un sistema de información formado por islas dificílmente conectables entre sí, que genera imprecisiones en los datos y falta de integración en los procesos”.
Por estos motivos, la empresa está inmersa desde hace algunos meses en el proyecto de implantación de un ERP que cubra todas las áreas de la empresa, que permita disponer de información integrada de todos los departamentos, que permita incluir nuevas soluciones de negocio y que, en definitiva, aporte información en tiempo real para una correcta toma de decisiones: “manejamos una gran cantidad de grandes y pequeños clientes, que van desde las grandes superficies hasta las tiendas de ultramarinos de toda España, y cada uno de ellos con necesidades específicas de gestión. La solución que estamos buscando se tendrá que adaptar a todos nuestros clientes, independientemente de su tamaño y volumen, con el objetivo final de disponer de los datos suficientes en cada caso para proporcionar el mejor de los servicios”.
Una de las diferencias del proyecto actual, frente a otros intentos de implantar un ERP en la empresa, es la metodología empleada por Matchmind, la consultora encargada de integrar la implantación del ERP.
En vez de empezar por la adquisición de la plataforma, Mantequerías Arias empleará los próximos cuatro meses en realizar un estudio de viabilidad del proyecto que incluye a su vez un análisis de la gestión del cambio que provocará en la organización la implantación de la nueva solución. Este estudio de viabilidad permitirá en su conjunto diagnosticar las acciones de mejora a ejecutar y analizar en profundidad los actuales procesos de negocio, tareas que comprenderán entre un setenta y un ochenta por ciento del volumen total del proyecto. A partir de ese momento (planificado para el próximo mes de septiembre), Arias tomará la decisión de la plataforma ERP, adoptando aquella que mejor se adapte a los análisis previos y que contemple todos los casos deseados. “para nosotros, la elección de la plataforma es prácticamente el último paso a recorrer. Si realizamos correctamente el proyecto de gestión del cambio y sabemos valorar su impacto cultural, habremos asegurado espero el éxito del proyecto y ahorrado una gran cantidad de tiempo en los procesos de parametrización e implantación, que esperamos supongan tan sólo un 20 o un 30 por ciento del esfuerzo”, asegura el gerente de sistemas.
Desde esta perspectiva, lo menos importante es saber cuál será la solución final ya que sólo lo apuntando anteriormente, el precio final y la plataforma tecnológica sobre la se asiente serán los criterios a tener en cuenta. La empresa lleva trtabajando desde hace años en un entorno de sistemas que gira alrededor de un sistema AS/400 y espera continuar bajo su égida en la nueva etapa por cuestiones de cultura y de confianza:
“tenemos una experiencia importante en el entorno AS/400 que no queremos desaprovechar y esta puede ser una de las trabas a la hora de elegir la plataforma final. Sólo estaríamos dispuestos a analizar una solución alternativa bajo Windows NT, precisamente por los mismos motivos que nos llevan hacia AS/400: los técnicos de Arias también están familiarizados con este sistema y nos ahorraríamos tiempos de formación”.
Una vez decidida la solución, la implantación también estará sujeta a una serie de pautas: la empresa ha decidido trabajar con varios prototipos en cada módulo, para que sea el usuario final el que elija aquél que se adapte mejor a su manera de trabajar y sea considerado como más amigable. “La idea de trabajare con varios prototipos la hemos tomado de Matchmind y nos permitirá controlar el cambio y adaptarlo a las verdaderas necesidades de los usuarios, algo que creemos necesario para el éxito del proyecto. El usuario debe hacer suya la implantación, creer en lo que está haciendo y sentirse propietario de la aplicación, sólo así promoverá las mejoras y las nuevas funcionalidades que serán necesarias en el futuro”.
Se ha previsto que la implantación dure un total de dieciocho meses, aunque ya se empieza a pensar en recortar los tiempos planificados.
La atención a los clientes es una de las máximas preocupaciones de Arias de cara al futuro. El hecho de contar con un gran volumen de clientes entre grandes superficies, cadenas de supermercados y tiendas de ultramarinos repartidas por toda la geografía nacional, implica no sólo complicaciones logísticas, sino una adaptación a intereses muy diferentes.
Las grandes superficies y cadenas exigen intercambio de información con sus proveedores y también su adecuación a políticas comerciales exigentes. Sabedoras de su dominio del mercado, no dudan en plantear a sus suministradores que cualquier relación de negocio pasa por cumplir sus tiempos y sus procesos. Y Arias ha empezado a entender esta situación: “en primera instancia, el ERP supondrá la integración de nuestros procesos de negocio, pero paulatinamente nos permitirá interactuar con nuestros clientes e incorporar a la Red muchos de nuestros procesos. Esto redundará en una relación más fluida, que nos posibilitará anticiparnos en los procesos de venta y contables”.
En la cartera de pequeñas tiendas, la situación es distinta, pero también requiere soluciones tecnológicas involucradas con la logística de distribución. Arias realiza la distribución capilar de sus productos mediante empresas de logística con las que hay que estar permanentemente interactuando, lo que requiere la interconexión de sistemas y de información; máxime cuando hablamos de productos perecederos. En este sentido, según Carvajal, “el ERP nos permitirá disponer de información en tiempo real con la que aportar una mayor flexibilidad y agilidad a nuestro sistema de distribución. El resultado final revertirá en una mejor atención a nuestros clientes”.
