El Grupo Fundosa se erige como una de las piedras angulares de la sociedad para la integración de las personas con discapacidad. Se trata de una división empresarial cuyos orígenes se remontan a 1989, cuando Fundación ONCE tomó la determinación de crearla, convirtiéndose en su herramienta para no sólo generar y gestionar empleo para discapacitados sino, además, procurar la formación necesaria para ello.
La trayectoria ascendente que ha mantenido le ha llevado a agrupar en torno suyo a 35 sociedades (Flisa, Vía Libre, Fucoda, etc.), lo que da empleo a cerca de 6.000 personas, además de otros 6.000 trabajadores que desarrollan su actividad en sociedades participadas. En 2004, la facturación de Fundosa alcanzó los 178 millones de euros, montante que se reinvierte en el mismo objetivo del Grupo. Esa es, precisamente, una de las mejores pruebas de que la ocupación de empleados con discapacidad no está reñida con la eficiencia.
Sin embargo, la eficiencia no sólo depende de las personas, también de las herramientas que se les proporcione y, en este sentido, la cantidad y capilaridad de empresas con que cuenta el Grupo dificulta la gestión del mismo. Con el fin de optimizar todos los procesos de gestión administrativos y financieros, la división empresarial apostó por la implantación de la tecnología de SAP.
“Hasta entonces”, como recuerda José Luis López, director de Sistemas de Fundosa, “contábamos con unos sistemas de gestión que incluían, básicamente, la parte financiera y compras y ventas para cada una de las filiales en las que se estructura el grupo de empresas. Había un producto más extendido que el resto pero eran instalaciones independientes y no existía un repositorio común de información para todo el grupo”. El resultado era una gestión poco optimizada, con repositorios independientes que terminaban por convertirse en auténticas islas de información inconexas.
Se da la curiosa circunstancia de que sí se había avanzado antes con la implantación de Meta4 para gestionar toda el área de Recursos Humanos y nóminas, así como con Oracle Financials Analyzer para cubrir la información relativa al control de la gestión y elaboración de presupuestos anuales.
José Luis López explica que “ya se había planteado en varias ocasiones abordar un proyecto de estas características, pero ha sido ahora cuando la alta dirección ha decidido que el grupo está maduro desde el punto de vista empresarial y de gestión”.
Dado que ya se contaba con Oracle Financials, la lógica de la sencillez e integración podría haber derivado la selección de ERP por este fabricante, pero no fue así, si bien es cierto que se valoraron ambas opciones. Sin embargo, “la propuesta de SAP fue mucho más ágil, así como la implicación en todo el proceso de valoración, en el que fue mucho más directo”. Asimismo, SAP realizó en su planteamiento una apuesta muy importante, como es la accesibilidad. La idea es, en esencia, que mediante herramientas como el revisor de pantalla Jaws una persona ciega pueda estar utilizando la aplicación sin el ratón y como si tuviera el monitor apagado, gracias a la sintetización de voz. Al motivo de la accesibilidad, es preciso sumar el hecho de que ya existía alguna implantación de SAP en la ONCE; en concreto en la Corporación empresarial ONCE (Ceosa).
Aunque Oracle se descartó como solución ERP, “la parte de Financials sigue estando, y se está mostrando como una herramienta muy válida”, asegura López, que subraya que “los usuarios están muy hechos a ella, a ese modelo multidimensional que está siendo muy bien explotado”. Uno de los puntos clave para el mantenimiento de esta herramienta ha sido la facilidad del proceso de integración con SAP. Ello ha sido obra, en gran medida, del partner tecnológico del que Fundosa ha caminado de la mano en esta iniciativa: Bearing Point.
Ibermática, partner tecnológico por excelencia de ONCE, también ha tenido su parcela del proyecto labores de consultoría-, si bien es cierto que el liderazgo de todo ha recaído sobre Bearing Point. No en vano, la ONCE externalizó su gestión informática de la ONCE, incluida la gestión de toda la red de telecomunicaciones, aunque no entraron en este outsourcing las TIC ni de Ceosa ni de Fundosa.
Dos han sido las fases definidas para una consecución gradual del proyecto. En la primera etapa, que cubría la implantación durante el año 2004 y arrancaba en enero de 2005, se atacó a las empresas de mayor envergadura.
La segunda fase del proyecto, en la que se encuentra ahora mismo el Grupo y que entrará en explotación en enero de 2006, alcanzaba al resto de las sociedades. En la actualidad, ya se superan los cien usuarios de la aplicación, pero en un futuro deberían ser unos 275, cuando se concluya la segunda fase.
Los módulos de CRM y herramientas de Producción no han sido instalados, dado que “se pretendía estabilizar la parte financiera que además es la parte más significativa de nuestros sistemas de información y después ya evolucionar implantando esos módulos”. De hecho, lo que se está barajando seriamente es la implantación de la parte de Gestión de Expedientes. En cualquier caso, López afirma que “la línea de futuro es aprovechar toda la funcionalidad de productos de SAP y para cualquier nueva necesidad que se plantea siempre se valora si puede ser a través de SAP”.
Toda la infraestructura tecnológica necesaria para los sistemas de información de Fundosa se encuentra ubicada en el centro de servicios compartidos de Ceosa. López comenta que “tenemos servidores derivados únicamente para prestar servicio a Fundosa”. En este proyecto concreto, la máquina que presta servicio es un servidor HP ProLiant DL740, además de dos ProLiant DL560 para los entornos de test y desarrollo. En realidad, HP es el suministrador estándar en toda la casa, sobre plataforma Microsoft Windows, aunque “para algunos servicios específicos, como pueda ser el servidor de base de datos (Oracle) o nuestro Meta4, la plataforma es Solaris con hardware de Sun Microsystems”.
Dada la capilaridad de empresas, las comunicaciones se antojan críticas en todo el entramado tecnológico de Fundosa. En este contexto, López precisa que “toda la interlocución entre empresas y el centro de soporte lo hacemos a través del departamento de Informática de Fundación y Fundosa Grupo. Nosotros recibimos todas las informaciones, hemos habilitado un procedimiento escrito apoyado en un servicio de correo electrónico”. Para evitar una avalancha de consultas, se ha recurrido a reducir a ciertos usuarios esta licencia, además de a haber elegido una serie de usuarios clave en cada una de las empresas, para que sean ellos los que en primera instancia intenten resolver la duda o las incidencias.
Desde un punto de vista tecnológico, entre todas las empresas existe un único enlace que está duplicado desde el edificio de Fundosa al centro de servicios compartidos. Se trata de un enlace punto a punto de 2 Mb y un xDSL también de 2 Mb con tareas de back up. En materia de comunicaciones, López aclara que “lo que se ha pretendido es arrancar con lo que teníamos, pero si en algún momento hay que hacer evolucionar la red pues se hará, aunque hasta el momento no ha habido ninguna carencia en este sentido”.
Las metas perseguidas con este proyecto ERP eran dos: homogeneizar los procesos administrativos y gestión de las empresas, “porque al tener aplicaciones diferentes no tienes una herramienta que imponga un determinado modelo de gestión”; y tener un repositorio de información de manera que desde los servicios centrales se pudiera acceder a la información de las empresas sin tener que estar solicitándola de manera puntual”.
Con el cumplimiento de estas dos premisas, López señala que “aseguras los mecanismos de control y de seguimiento, siendo todo mucho más ágil, evitando duplicidades o posibles errores en el tratamiento de los datos”.
Al tratarse de un proyecto en el que la alta dirección ha estado muy implicada, no se han producido choques entre los directivos y el departamento de Sistemas. A pesar de no haber realizado un estricto estudio sobre el retorno de la inversión, los beneficios son claros, desde el punto de vista operativo como humano: “aquí antes no podíamos plantear que un señor ciego fuera contable y ahora sí; eso es muy difícil de cuantificar”, puntualiza el director de Sistemas.
