La evolución de los sistemas de la información y las tecnologías de la información y la comunicación siempre se ha encaminado a la integración de los datos procedentes de las distintas áreas de una empresa en un único sistema. Pero el objetivo actual es mucho más ambicioso: integrar también la información que se generan fuera de las fronteras de la empresa.
¿Qué conocemos por empresa extendida?
Una empresa extendida es aquella que no se limita a gestionar su propia cadena de valor, sino que también tiene en cuenta el resto de eslabones que configuran una industria, desde el cliente final hasta los proveedores de materias primas.
De este modo, los sistemas de la información de una extended enterprise incluyen a sus clientes y proveedores, y tienen en cuenta que los cambios que se producen en un punto de la cadena de suministros afectan a todos los participantes de la misma.
¿Cómo han evolucionado las TIC hasta la empresa extendida?
En un primer momento, los MRP (Material Requirements Planning) se utilizaban para confeccionar los calendarios de producción de una planta a partir de los niveles de inventario, la planificación de entregas y el tiempo de aprovisionamiento.
A mediados de los 80 aparecieron los MRPII, que ya permitían gestionar una planta de producción, así como realizar actividades relacionadas con la distribución de los productos fabricados.
No fue hasta principios de los noventa cuando aparecieron los sistemas acuñados por Gartner como ERP (Enterprise Resouce Planning) y que permitían una integración total de la información interna de una compañía. A principios de 2000 apareció lo que se bautizó como ERP Extendido o ERPII, que es precisamente la espina dorsal de la empresa extendida y que engloba la información generada por clientes y proveedores.
¿Qué ventajas traerá la empresa extendida?
Además de integrar la información de toda la cadena de distribución, el ERP extendido se basa en Internet, por lo que ofrece una mayor facilidad de acceso y menores costes de infraestructura.
Estos sistemas, aún en una fase inicial, permitirán, por ejemplo, automatizar las correcciones y sus consecuencias en cualquier nivel de la cadena. Así, en el momento en que el consumidor final realice una compra, el departamento de producción ya sabrá qué tipo de producto debe fabricarse, mientras que los proveedores de materias primas y componentes conocerán de inmediato la cantidad, plazos y lugares de suministro. Es fácil deducir que el impacto sobre logística y almacenaje en toda la cadena será gigantesco, pudiendo llegar a niveles de inventario casi nulos.
¿Qué requisitos son necesarios para su despegue?
Para que la empresa extendida sea una realidad es necesario no sólo que evolucionen los aspectos tecnológicos sino también la cultura empresarial.
En el apartado de tecnología, los futuros desarrollos de software deberán orientarse a permitir una gestión y monitorización en tiempo real de todos los procesos de la empresa, y sus interacciones con clientes y proveedores. Éstos, a su vez, deberán integrar sus sistemas para permitir una visión completa de toda la cadena de valor. Por otra parte, también debe acabar de consolidarse la banda ancha y definirse los estándares de comunicación a utilizar.
Respecto a la cultura corporativa, cada empresa debe asumir el rol que juega dentro de la industria y trabajar desde ese punto de vista. Hay que entender que la información generada en cada nivel puede ayudar a optimizar el funcionamiento de las empresas de otros eslabones de la cadena, lo que a la postre redundará en un beneficio para todos y establecerá relaciones win-win. Para ello, es fundamental generar confianza entre todos los miembros de la cadena y aprender a gestionar el cambio que supone esta nueva forma de interactuar con todos los agentes.
Para Mango, resulta más rentable producir en función de la demanda real que basarse en previsiones, aunque esto le obligue a fabricar series muy cortas y realizar entregas más frecuentes. Por ello, la cadena textil adoptó un sistema de producción basado en la demanda, que le ha convertido en un ejemplo envidiable de distribución.
De hecho, este tipo de sistemas han propiciado una profunda transformación en la industria textil. Si tradicionalmente se comprometía un 45% de las ventas seis meses antes de enviar las prendas a la tienda, en la actualidad este porcentaje ha descendido a un 15-25%. Así, durante la temporada se vende hasta un 60% de las existencias y en rebajas sólo un 15-20%, mientras que antes un 30-40% del inventario se adquiría como saldo.
En el caso de Mango, cada tienda envía información constante sobre su inventario a la central vía módem. El objetivo es lograr que tanto la información procedente de los clientes como la que generan los proveedores sea una parte más de la compañía y lograr que el género vaya directamente desde la fábrica a la tienda ( cross-docking) sin pasar por las manos de Mango, que sólo administra la información.
Además, el hecho de transmitir los datos en tiempo real permite que cualquier modificación que se realiza en un eslabón de la cadena sea conocido de forma inmediata por el resto de los agentes, a pesar de que los proveedores de Mango están repartidos por todo el mundo y les separa kilómetros de distancia. Para el director general de Mango, Enric Casi, el proyecto no incrementa las ventas, pero sí permite mejorar la gestión con el consiguiente ahorro de costes.
Daniel Albiñana, asistente de investigación del e-business Center PwCIESE.
