En los últimos años, las organizaciones están inmersas en una revolución digital con el fin de agilizar sus procesos que hasta ahora requerían una importante mano de obra. A mi parecer, esta transformación está produciendo un impacto significativo en el funcionamiento interno de aquellas compañías que tienen como objetivo innovar, prosperar y sobrevivir.
En plena búsqueda de una mayor eficiencia, no es sorprendente ver cómo muchas industrias que cuentan con procesos de gestión de documentos continúen apostando por las nuevas tecnologías para impulsar su productividad, reducir costes y mejorar el servicio al cliente. De acuerdo a un estudio de Oxford Economics, el 93% de las empresas líderes encuestadas aseguran que la tecnología es sumamente importante para crear una verdadera ventaja competitiva.
Si nos centramos en aquellas organizaciones que llevan a cabo importantes tareas de documentación, estamos viendo cómo estas empresas están racionalizando estos procesos a través de diferentes flujos de trabajo. Por ejemplo, algunas firmas de servicios financieros están haciendo uso de herramientas de voz para crear documentos de forma más precisa y que, al mismo tiempo, les ayuden a mitigar cualquier riesgo. Asimismo, los departamentos de Policía, cuyos funcionarios pueden invertir entre 3 y 4 horas realizando informes de incidentes, también están recurriendo a la tecnología de reconocimiento de voz para optimizar los procesos de presentación de sus informes.
Los sistemas inteligentes de reconocimiento de voz de no solo interpretan el dictado, sino que también comprenden el contexto y los matices del lenguaje
Con todo este contexto, es evidente que los últimos avances en machine learning están ayudando a diversos sectores a modernizar sus procesos de documentación a través de la voz, más allá de convertir el audio en texto. Desde mi punto de vista, aquellas compañías que gestionan grandes volúmenes de documentos pueden encontrar en la automatización y el uso de estos potentes comandos de voz, un valioso aliado para optimizar su eficiencia. Por ejemplo, gracias a las soluciones de dictado móvil basadas en la nube, los profesionales que trabajan fueran de la oficina pueden estar mejor equipados para realizar trámites comerciales, además de tener la posibilidad de acceder al contenido en cualquier momento y en cualquier lugar.
En la actualidad, los sistemas inteligentes de reconocimiento de voz de no solo interpretan el dictado, sino que también comprenden el contexto y los matices del lenguaje e incluso capturan cómo las palabras se pronuncian y enmarcan dentro de las oraciones. Además, esta tecnología puede ajustarse a diferentes acentos o adaptarse a múltiples entornos de trabajo, analizando el ruido de fondo. Por si fuera poco, estos sistemas son mucho más precisos que la mano humana, ofreciendo precisión de reconocimiento de hasta un 99%.
Otro dato interesante es que el reconocimiento de voz es un buen aliado para reducir los riesgos en seguridad que existen en torno a la gestión de aquellos documentos que contienen información sensible o confidencial. En la industria de servicios financieros, que se enfrentan a continuas regulaciones, el uso de la tecnología de voz se está convirtiendo en una vía para crear documentos de forma más precisa y mitigar cualquier riesgo relacionado con la gestión de esta información.
En mi opinión, independientemente de la forma en que una organización gestione su información, la gestión de documentos puede ayudar a las empresas a reducir notablemente las tareas administrativas, maximizar la productividad y reducir los costes. Por ello, las soluciones de voz se han convertido en un elemento imprescindible en los procesos de gestión de la documentación.
