El ministerio de Industria, Turismo y Comercio es uno de los organismos públicos que ya realiza un extenso número de procedimientos vía telemática. Sea para consumo interno ministerial o en su relación con las empresas, los expedientes electrónicos se han generalizado en detrimento del uso del papel en el MITyC. Así, dispone desde 2001 de un registro telemático auxiliar del presencial para permitir a ciudadanos y empresas aportar documentación vía telemática con certificado digital, a través del cual recibe las solicitudes de ayudas o subvenciones, o gestiona reclamaciones y denuncias. El objetivo es alcanzar el e-expediente, que actuará como contenedor de toda la información requerida en una tramitación administrativa: datos, documentos estructurados… lo que supone una reducción de costes administrativos.
Carlos Maza Frechín, subdirector general adjunto de Tecnología de la Información y Comunicaciones del MITyC, explica que el expediente administrativo es “el fundamento de la gestión documental y de proceso en el seno de una organización pública”. Y comenta que hasta ahora el conjunto de áreas que conforman este ministerio cuentan con 58 procedimientos telemáticos operativos (6 para Turismo y Comercio, 17 para SI y `telco´, 12 para subsecretaria, 16 en Industria y 7 en Energía).
Hablando del modo en que se ha venido trabajando hasta hace pocos años, Maza indica que el ministerio contaba con varias BBDD con información estructurada, que corrían en paralelo a los archivos físicos. Sin embargo, los PCs presentaban sólo un índice de lo que había en expediente administrativo en papel, lo que no solucionaba muchos problemas.
Con el cambio de mentalidad hacia la eficacia, “el MITyC ha empezado a hacer las cosas de otro modo, apoyándonos en la firma electrónica y los documentos electrónicos, elementos ambos que exigen un desarrollo normativo paralelo”. Respecto a la compulsa electrónica, Maza indica que ciudadanos y empresas disponen ya (la orden ITC/1475/2006 fue publicada en el BOE el pasado 16 de mayo) de un sistema de información para compulsar documentación, que permitirá la creación de expedientes electrónicos y la tramitación telemática integral de los procedimientos. Este sistema produce una copia electrónica del original, que garantiza la identidad de los contenidos del documento y de su copia; los documentos compulsados se almacenan en formato XML-Advanced Electronic Signatures (xAdES), y son auditables por la Administración General del Estado.
Como aplicaciones concretas, el ministerio ha desarrollado, de la mano de Iecisa, una plataforma de producción administrativa que permite a la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información (Setsi) otorgar licencias del uso del espectro radioeléctrico, dar certificaciones de equipos de telecomunicaciones o gestionar reclamaciones relacionadas con este ámbito. Para lograrlo se ha implantado; InveSicres (registro telemático), InvesDoc (consulta telemática) e InvesFlow (e-firma). Por el momento, el sistema cuenta con 700 usuarios en producción y 260.000 expedientes en el sistema, 60.000 de los cuales están ahora en tramitación.
