Lola Sánchez. Computing
El Hospital Nuestra Señora de Valme ha desarrollado, en colaboración con Océ Business Services, un ambicioso proyecto de optimización de sus procesos logísticos y documentales relacionados con la impresión, incorporando las más innovadores tendencias en materia de gestión sanitaria.
La iniciativa emprendida por el centro hospitalario sevillano venía a dar respuesta a una serie de problemáticas fundamentalmente relacionadas con la gestión del modelaje, a saber: los distintos modelos de impresos asociados a los diferentes procesos hospitalarios. “Trabajábamos con un gran número de proveedores que suministraban alrededor de 300 modelos diferentes de documentos de forma tradicional, es decir, el almacén general realizaba los pedidos y la unidad logística se encargaba de su suministro a los diferentes servicios”, explica el subdirector de Gestión Económica del Área Hospitalaria de Valme, Juan Javier Álvarez-Ossorio.
Esta situación resultaba altamente costosa, desde el punto de vista económico y temporal, y era claramente contraria a los objetivos que se había marcado el Hospital Universitario de Valme, que cuenta con un edificio principal, otro secundario y varios centros asistenciales. “Nuestro objetivo”, indica Álvarez-Ossorio, pasaba por suministrar los diferentes modelos en menos de 48 horas, lograr un stock cero y tener como interlocutor directo a una única empresa de cara a realizar una imputación de costes por servicios que nos permitiera ganar en control”.
Con esa visión, el Hospital de Valme convocó en abril de 2007 un concurso público al que concurrieron las empresas Konica y Océ España, resultando adjudicataria esta última. Tal y como argumenta Álvarez-Ossorio, “Océ presentó una oferta económica bastante buena y sus criterios de servicios también obtuvieron una puntuación muy elevada, debido fundamentalmente a la inclusión de dos sistemas de gestión vía web para el modelaje y la gestión de la impresión en comunicación directa con el Centro de Reprografía”.
Hay que señalar en este punto que, junto a la racionalización del modelaje, el concurso convocado por el Hospital de Valme incluía otros dos requerimientos: primero, dar solución a la proliferación descontrolada de equipos de impresión en el área hospitalario y, segundo, la creación de un Centro de Reprografía.
Respecto al primer punto, Álvarez-Ossorio señala que “el objetivo era sustituir con equipos multifuncionales del adjudicatario una multitud de impresoras diferentes, de distintos proveedores y con fungible variado, que había superado la cifra de 500 equipos”. En ese sentido, la propuesta de Océ incluía 52 equipos multifunción. Y, en cuanto al segundo punto, se trataba de “contar internamente con un Centro de Reprografía que diera servicio y apoyo al personal asistencial realizando en el propio hospital los grandes trabajos de impresión y modelaje”.
Adjudicado el concurso para un periodo de cuatro años por un montante total de 1,47 millones de euros (503.120, 179.712 y 607.177 euros para los servicios de reprografía, los equipos multifuncionales y el modelaje, respectivamente; más 184.680 euros en concepto de arrendamiento y mantenimiento), en septiembre de 2007 se dio lugar verde al proyecto.
La transformación se ha llevado a cabo de forma paulatina, empezando por la implantación de la herramienta PrismaWeb para facilitar la comunicación y la realización de peticiones directas a Océ por parte del usuario final en relación con el modelaje. “Era un cambio cultural importante puesto que existía un trato directo con el proveedor y, en lugar de una vez a la semana, existía la posibilidad de contar con los pedidos en 48 horas evitando sobredimensionar los almacenillos de planta”.
En paralelo y progresivamente se procedió a la instalación de los nuevos equipos multifuncionales y a la instalación del software de gestión del workflow de impresión Océ DocWorks, que ha simplificadoy elevado de forma notable el control de este entorno. Indicar, a modo de ejemplo, que anteriormente el departamento de contabilidad disponía de 20 impresoras que han sido sustituidas por un único equipo multifuncional Océ. No obstante y como reconoce Álvarez-Ossorio, “la iniciativa no ha podido abordarse en su totalidad puesto que la impresión de Diraya se realiza a través de una granja de servidores Citrix en un total de 110 equipos (en su mayoría HP Laserjet 1320) que, por confidencialidad, es necesario ubicar cerca del usuario”.
Mejoras medibles
El paso de una situación caracterizada por la disgregación de proveedores, entornos y responsabilidades a otra de concentración en un proveedor único ha supuesto una mejora importante. “Al tener una gran variedad de proveedores en 2006 emitimos 597 facturas por este tipo de servicios y en 2008 la cifra se ha reducido a 60 facturas”, apunta Álvarez-Ossorio.
Por otro lado, el contrato establecido entre el Hospital de Valmé y Océ Business Services ha generado otras mejoras medibles, tanto en materia de costes, como de optimización de procesos. “En 2006 teníamos un coste de modelaje de 121.858 euros, que se ha reducido en 2008 hasta los 104.753 euros”, señala Álvarez-Ossorio, que más allá de en los costes, pone el acento en la racionalización y el incremento de la agilidad y el control. “Además de ganar en agilidad a la hora de dar respuesta a las necesidades de abastecimiento documental, con tiempos de entrega definidos por contrato, la nueva dinámica ha permitido racionalizar los stocks y la reproducción de documentación, elevando al mismo tiempo los niveles de calidad y reduciendo los errores; consiguiendo una trazabilidad total de los procesos y contando, por otro lado, con un soporte profesionalizado”.
A la vista del éxito y como adelanta Álvarez-Ossorio, “queremos seguir apostando por este proyecto y tenemos previsto incluir también en la aplicación web de Océ el suministro de material de oficina”.
