El desarrollo de la Sociedad de la Información en Euskadi avanza a pasos firmes, acercando y mejorando la relación entre la Administración, las empresas y los ciudadanos.
Como ejemplo de esta evolución, uno de los casos indiscutibles de innovación es el servicio de tramitación telemática de las autorizaciones de juego y espectáculos promovido por la dirección de Juegos y Espectáculos del departamento de Interior del Gobierno Vasco y desarrollado por la Sociedad Informática de esta institución (EJIE). Según Alberto Sanz, director de Juego y Espectáculos, este proyecto es el primero de los realizados por el Gobierno Vasco que cubre telemáticamente todos y cada uno de los procesos administrativos implicados en una tramitación concreta, desde la solicitud, hasta el pago de las tasas, pasando por la aportación de documentación y el control y gestión de la misma.
Desde esta perspectiva, el sistema agiliza la tramitación de autorizaciones relativas, de momento, a máquinas recreativas; aporta al sector empresarial una aplicación que tramita automáticamente sus solicitudes y posibilita una comunicación ágil, dinámica y segura entre las empresas del sector y la Administración.
De momento los trámites en vigor afectan a lo que se conoce dentro del sector como ‘máquinas de tipo B’ (vulgarmente tragaperras), pero pronto se ampliará su utilización a otros procesos que implican una mayor trascendencia económica y tecnológica, como son los trámites de homologación de máquinas, transmisión de permisos de explotación y documentación profesional de los empleados de bingos y casinos. Esta evolución progresiva llevará, según Sanz, a que en 2005, el noventa y nueve por ciento de los trámites en este sector se realicen por vía telemática.
La tramitación telemática de las autorizaciones de juego y espectáculos se engloba dentro de lo que se ha denominado Atea, un sistema integrado de gestión de expedientes desarrollado por EJIE para el Gobierno Vasco.
Atea se basa en el Modelo Básico de Tramitación (MBT) que es un esquema de referencia para la definición, tramitación y explotación de información de los expedientes gestionados por los diferentes departamentos y organismos autónomos. Establece un mínimo común de datos y tareas para los distintos procedimientos de un mismo tipo, de forma que todos los procedimientos tengan datos comunes estándares que permitan clasificarlos en cinco familias; que cada una de éstas tengan a su vez una serie de trámites comunes y que éstos tengan la flexibilidad para poder personalizarse de acuerdo con las necesidades concretas de un departamento. De esta forma, se consigue que entre el 80 y el 90 por ciento de cada procedimiento a implantar esté ya parametrizado en el sistema.
Atea se compone de varios módulos: tramitación telemática, libro de registro de entradas y salidas, firma digital, pago electrónico y actualización permanente de las bases de datos.
Para la dirección del Juego y Espectáculos los procedimientos telemáticos permiten a las empresas y entidades relacionadas realizar una serie de trámites vía Internet, que agilizan los procesos administrativos, ahorran costes y aumentan la competitividad de las empresas. Dichos trámites contienen todos los procesos completos de una autorización administrativa ordinaria. Hemos pasado de una Administración típica de ventanilla a otra virtual abierta los 365 días del año y a la que se puede acceder en cualquier momento del día. Además, trámites que antes se hacían físicamente y que conllevaban plazos largos de ejecución, se han reducido a tan sólo cinco minutos de conexión a la Red, asegura Sanz.
La autorización de estos trámites requiere la firma del solicitante, para lo cual Atea dispone de un sistema de firma digital. Los usuarios se identifican mediante certificados digitales en soporte de tarjeta electrónica que utilizarán para realizar una firma equivalente a la manuscrita realizada en cualquier ventanilla y con todos los efectos jurídicos. Esto tiene unas repercusiones económicas importantes y agiliza extraordinariamente los papeleos continuos que se realizan en el sector.
Los pagos de las tasas que deben realizar las empresas fabricantes y operadores se efectúan mediante pago electrónico, por domiciliación bancaria. Al presentar una solicitud de teletramitación se requieren los datos bancarios del usuario, de forma que se generan las domiciliaciones correspondientes durante el propio proceso del trámite.
El servicio se inició en 2002 con la puesta en marcha de un proyecto piloto y un año más tarde se añadieron nuevos procedimientos. Como explica Sanz, Itras el éxito obtenido y visto el buen funcionamiento del aplicativo, hemos realizado la incorporación de nuevos procedimientos que entraron en funcionamiento a muy corto plazo y que introducirán, por ejemplo, la posibilidad de operar a través de las teletramitación a otras empresas del Estado.
A día de hoy, se ha conseguido implantar la tarjeta telemática en más del 80 por ciento de la actividad del sector y más del 75 por ciento de las transacciones que antes se realizaban por ventanilla, se llevan a cabo actualmente por vía telemática en los procedimientos permitidos. La progresividad registrada hasta el momento hace que hasta el mes de septiembre pasado se hayan realizado casi 2.700 procesos telemáticos. Estos datos nos permiten afirmar que se ha producido una rápida implantación del sistema dentro del sector, con un elevado grado de aceptación y fidelización hacia este tipo de interacción electrónica, con el correspondiente abandono de la tramitación tradicional por ventanilla.
Comenzando por el análisis y estudio de las tareas a realizar en cada uno de los procedimientos o expedientes, se han realizado actividades de validación de prototipos y validaciones parciales del procedimiento a medida que se desarrollaba, con la intervención del personal de la Dirección de Juego y Espectáculos y las empresas del sector que han aportado sus ideas para enriquecer el proyecto.
Para abordar su complejidad, se evaluaron las alternativas de desarrollo de las aplicaciones, llegando a la conclusión de que la solución pasaba necesariamente por Java. Además otro de los puntos críticos más importantes con el que se topó este proyecto fue la diversidad de entornos tecnológicos existentes: SAP, Windows SQL, y otros, donde el desarrollo en Java, ha permitido integrarlos de forma homogénea. Además de los aspectos técnicos del proyecto, un factor crítico importante es el cambio que sufre la normativa legal para realizar los trámites telemáticamente, lo que ha implicado un estudio minucioso de la legislación actual para su adecuación a las funcionalidades de la e-Administración, comenta Sanz.
La metodología utilizada para el desarrollo del proyecto en Java es Métrica 3. Se han seguido todos los pasos necesarios para asegurar que una auditoria de calidad refrendase dicha metodología y asegurase el seguimiento de los estándares precisos en cuanto a los sistemas de información. El ámbito de la metodología no sólo corresponde al marco tecnológico, sino que ha sido necesario aplicar una estricta metodología de gestión de proyectos a otros factores identificados en la memoria, como puede ser: la regulación normativa y la implicación de las empresas en las especificaciones.
Las herramientas utilizadas para el desarrollo de este proyecto son el módulo de teletramitación que ha sido desarrollado en Java (J2EE, JDK 1.3.1), con entornos WebLogic 5.1 y XML.
El gestor de expedientes de ATEA (GEXAP) está desarrollado en SAP R/3 que dispone de un módulo de Workflow y un entorno de programación (ABAP IV) donde se desarrolla la lógica del Gestor de Expedientes, y con el que se integra el modulo de teletramitación.
La firma digital utiliza un API de Java desarrollado por la entidad de certificación electrónica vasca Izenpe. Desde el módulo de teletramitación se llama al API mediante código XML y se integra con el gestor de expedientes, que utiliza transacciones en ABAP IV.
Por último cabe destacar que todo el sistema informático reposa en un centro de hosting del EJIE, dotado de las máximas condiciones de seguridad requeridas en cuanto a su operación ininterrumpida, soportada en equipos equipos SUN (E 10000) y Solaris 8 que proporcionan la garantía de unos tiempos de respuesta óptimos.
