Hasta octubre de 2003, la financiación de los vehículos Toyota en España estaba en manos de la compañía Cofiber. A partir de esa fecha, el gigante automovilístico japonés tomó las riendas de las actividades de distribución, comercialización y financiación de sus productos en nuestro país.
Esta iniciativa motivó que Toyota Financial Services España (TFSE) comenzase un proyecto global de negocio que supuso, según Miguel Pérez, director de sistemas de información, “la creación desde cero de una nueva entidad bancaria y, como consecuencia, la puesta en marcha de un plan de sistemas capaz de soportar las aplicaciones de misión crítica enfocadas hacia la gestión financiera de los stocks de sus concesionarios y las compras de los clientes finales”.
Poco más de un año después, el rápido crecimiento de la marca en el mercado nacional ha puesto a prueba las capacidades de una arquitectura de sistemas pensada necesariamente para el futuro: en la actualidad, la financiera proporciona servicio a 88 concesionarios, a una cartera de vehículos nuevos cercana a las 53.000 unidades y gestiona un volumen de negocio próximo a los 120 millones de euros. “El dimensionamiento de los sistemas de gestión y las infraestructuras tecnológicas al ritmo de crecimiento esperado en el negocio fue uno de los principales retos que tuvimos que afrontar en nuestro plan de sistemas y creemos que los niveles de alta disponibilidad y de escalabilidad alcanzados nos permiten seguir mirando el futuro con sosiego”.
Esta tranquilidad es también el fruto de una estrategia de sistemas que pretende lograr un balance óptimo entre decisiones corporativas y locales, con el objetivo final de adaptar los mejores sistemas a cada necesidad, conseguir las mayores cotas de conectividad y rentabilizar al máximo los procesos de compra de soluciones hardware y software.
En palabras del responsable de sistemas de información “se trata de ajustar los ámbitos locales de decisión con las estrategias corporativas. TFS cuenta con un centro de TICs en Inglaterra que marca los estándares de obligado cumplimiento en esferas como la política antivirus, la definición de las infraestructuras para los entornos Windows y otros procedimientos. Por otra parte, también se han alcanzado acuerdos corporativos, firmados en Japón, con Oracle en el entorno de bases de datos, y con IBM para la compra de PCs y portátiles. Por último, decisiones como el diseño de la arquitectura o la implantación de sistemas de información se toman a escala local, pero siempre intentando conseguir el mayor consenso con la compañía matriz. Por último, también buscamos sinergias dentro de cada país en temas tales como centralitas telefónicas o las líneas de comunicaciones con concesionarios”.
Desde esta perspectiva de colaboración, cada país aprovecha la experiencia acumulada en determinados sistemas y, llegado el caso, los recursos humanos globales de la organización. También se facilita el desarrollo de proyectos piloto a escala local que serán posteriormente utilizados en otros países.
La puesta en marcha de TFSE implicó también la implantación sucesiva y partiendo de cero de sus sistemas de información y arquitecturas tecnológicas, ya que la política fue no aprovechar ninguno de los sistemas los sistemas utilizados por Cofiber.
El primer paso consistió en la integración de la red local y la infraestructura de puestos trabajo, una labor que se realizó desde el centro de Tecnologías de la Información ubicado en Inglaterra y que se configuró alrededor de un cableado de Categoría 6, electrónica de red de Cisco, sistemas de seguridad de este proveedor y de Alteon, sistemas de telefonía IP, y un puesto de trabajo soportado en Windows 2000 o XP Professional.
Establecida la infraestructura base, el segundo gran objetivo fue la búsqueda e implantación de un sistema de gestión de stocks de concesionarios, que finalmente quedó soportado en una solución software suministrada por la empresa francesa Finasys, bajo la denominación Profinance. Una plataforma basada en servidores Windows 2000, estándares abiertos Java, base de datos Oracle 9i y un servidor de aplicaciones Weblogic.
Con este sistema de información en marcha, la sucursal española afrontó su siguiente gran reto: la implantación de una solución para gestionar la actividad financiera con el cliente final de la marca. Proyecto que se puso en marcha el pasado mes de octubre y que supuso la creación de una arquitectura de alta disponibilidad basada en equipamientos Sun/Solaris para soportar la solución de negocio Ekip suministrada por la integradora francesa Line Data Services.
Para la selección de esta plataforma de gestión y la arquitectura asociada, TFSE llevó a cabo un esfuerzo de análisis de mercado que se apoyó en las más importantes consultoras nacionales e internacionales.
Aunque la libertad de decisión era plena, finalmente se optó por la misma solución de gestión que estaba utilizando la sucursal francesa, “con el fin de aprovechar la experiencia acumulada en este país y de realizar sólo las adaptaciones necesarias para ajustarla a la realidad económica de nuestro país”.
En el caso de la solución hardware se siguió también una estrategia similar para incorporar sistemas ya utilizados en otras sucursales europeas de TFS, aunque no fuera este el principal criterio de decisión. Las plataformas Sun/Solaris se utilizaban en Alemania e Inglaterra y esto aseguraba, según Pérez, “la integración de la arquitectura, las sinergias de conocimiento y la utilización de recursos humanos para solucionar los problemas puntuales que pudieran surgir”.
Junto a la implantación de las aplicaciones de gestión de stocks y de consumo, se han desarrollado también las interfaces necesarias para la integración de los datos dentro de la solución corporativa de gestión económica soportada en SAP: “aprovechamos nuestra red corporativa de líneas frame relay para conectarnos al nodo central SAP ubicado en Alemania y utilizamos las herramientas de cliente ligero aportadas por el suministrador para conectarnos a las bases de datos”.
La decisión final entre los equipos ofertados por Sun y la solución diseñada por HP fue objeto de un estudio detenido en el que se tuvieron en cuenta factores de coste, rendimiento y apuesta en el proyecto. En los tres apartados, la oferta presentada por la creadora de Java fue superior.
En cuanto a la oferta económica, la propuesta de Sun era ligeramente inferior a la de su rival (30.000 euros en un proyecto con inversiones previstas de 240.000). En términos de rendimiento, sin embargo, no hubo grandes diferencias y si pequeños matices como la mejor respuesta de Sun en el acceso datos y lectura de discos.
Pero sobre todo donde se produjeron las diferencias más importantes fue en la labor del equipo de preventa de Sun y su involucración en el negocio. Como explica Pérez, “respetando los capítulos presupuestarios y las necesidades en cuanto al cumplimiento de estándares, en un proyecto de estas características lo más importante es que tus socios tecnológicos apuesten por el proyecto y mantengan en todo momento la iniciativa. La preventa fue encomiable y los tiempos de respuesta rápidos”.
Finalmente, la arquitectura se configuró alrededor de los tres entornos típicos de desarrollo, pre-producción y producción. En el primero de ellos se han instalado tres máquinas Sun especializadas en desarrollos para la web, servidor de aplicaciones (Oracle IAS) y servidor de bases de datos. En el segundo, se ha implantado una sola máquina y para producción se ha creado una arquitectura de 6 máquinas (modelos Sun Fire 240 y 440) especializados especializadas de dos en dos para los entornos web, de aplicación y de base de datos. En este último caso, ambos servidores están conectados a través de una red de almacenamiento (SAN) soportada en una solución 3510 del mismo proveedor.
Como continuación al proyecto, Toyota Financial Services España está evaluando la utilización de Java Desktop Systems, como alternativa a los puestos de trabajo de Microsoft. En palabras de Pérez, “el estudio se está realizando en nuestra central de sistemas de Inglaterra y todavía no se han alcanzado conclusiones. Es una alternativa a valorar y más cuando hemos leído informes que avalan la facilidad de aprendizaje de los usuarios y el cumplimiento, por parte de Star Office, de todas las macros de MS Office”.
