Techedge España, proveedor de soluciones de software para la gestión de IT y consultoría SAP, ha puesto en marcha un proyecto en el Grupo Inmobiliario Colonial, con el objetivo de desarrollar un sistema de gestión móvil de incidencias y reparaciones en los inmuebles del grupo.
Inmobiliaria Colonial es una corporación multinacional española, con sede en Barcelona, fundada en 1946, y cuyo objetivo es el alquiler de bienes inmobiliarios. Una actividad centrada, principalmente, en el mercado de oficinas, y que supone el 93% de su negocio. El Grupo aglutina una cartera inmobiliaria valorada en más de 6.900 millones de euros, centrada en la explotación y desarrollo de edificios para alquiler y con presencia en el negocio de alquiler de oficinas de calidad en las zonas prime de los mercados de París, Madrid y Barcelona.
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Necesidades del Grupo
El Grupo Inmobiliario Colonial se planteó la necesidad de mejorar su plataforma de gestión de incidencias, que presentaba dos problemas: por un lado, la ausencia de movilidad; y por otro, estar atados al papel y a un ordenador, lo que dificultaba la resolución ágil de los partes de trabajo. Estos hechos generaban ineficiencias ligadas a la necesidad de imprimir todas las órdenes de trabajo, rellenarlas a mano y después, devolverlas y volcar todos los datos en el sistema ERP, lo que provocaba a veces en pérdida de datos.
Además, debido a la falta de conectividad en sus edificios, necesitaban encontrar una solución móvil que funcionara en los lugares donde el personal de mantenimiento ejecuta las tareas descritas en sus órdenes de trabajo.
Solución elegida
Tras un análisis de la situación y de los requerimientos, la compañía apostó por Techedge España, que diseñó una solución móvil, basada en Neptune Software, e integrada con los módulos de SAP Project Systems y Plant Maintenance, lo que facilita el trabajo de los técnicos, permitiéndoles acceder desde dispositivos móviles e incluso trabajar sin conexión, gracias a la funcionalidad offline ofrecida por Neptune Software, posibilitando que todos los datos fluyan en tiempo real y que las creaciones, cambios y cierres de órdenes de trabajo se reflejen inmediatamente en el ERP, una vez que el usuario tenga conexión a la red.
Beneficios y funcionalidades
Uno de los rasgos más destacados del proyecto puesto en marcha por Techedge España fue el tiempo de implantación, de tan solo tres meses.
En cuanto a los beneficios obtenidos por el Grupo:
• La solución ha ayudado a Colonial a mejorar su eficiencia en el manejo de órdenes de trabajo, resolviendo incidencias con mayor rapidez y permitiéndoles brindar ayuda de mayor calidad a sus clientes.
• Utilizada por 65 usuarios, éstos no necesitan nuevos dispositivos y pueden trabajar en entornos offline.
• La nueva plataforma de gestión de incidencias se ha convertido en un sistema de trabajo más ágil, rápido y eficaz.
• Accesibilidad de los recursos internos y externos. Los técnicos pueden descargar manuales y documentación de ayuda cada vez que tengan alguna duda y firmar las órdenes de trabajo en sus dispositivos móviles, siempre que así se requiera.
En palabras de Xavier Muñoz, Responsable de Sistemas de Información de Colonial, “El proyecto ha permitido que todos los mantenedores y gestores de infraestructuras de nuestros edificios estén conectados online a nuestro sistema y puedan gestionar los avisos y órdenes de trabajo de forma rápida, desde cualquier dispositivo móvil, lo cual mejora la calidad del servicio que ofrece Colonial. Tener información a tiempo real también nos permite evaluar y tomar decisiones en el momento preciso, mejorando la visibilidad y eficiencia del equipo”.
