Fundada en 1986, Calconsa es una empresa sevillana especializada en el cálculo y desarrollo de proyectos de cimentaciones y estructuras, y el suministro de elementos de forjado. La compañía, que tiene su sede social en Sevilla, cuenta con una plantilla de 30 profesionales, que tienen en la solución e-Synergy de Exact Software un recurso fundamental para el desarrollo de su trabajo.
Calconsa implantó la solución e-Synergy a principios de 2003 para resolver una serie de problemáticas asociadas al uso de diferentes aplicaciones ofimáticas no integradas para el desarrollo de las tareas de gestión. La compañía precisaba, además, dar respuesta a la doble necesidad de una gestión documental integrada y el control del progreso de las tareas que realiza cada uno de sus profesionales en el desarrollo de los proyectos. “Además de contar con una BBDD en la que alojar de forma integrada toda la documentación administrativa y técnica -CAD, Arktek, Tricalc, etc.- asociada a los distintos proyectos, necesitábamos un sistema capaz de determinar en cada momento la fase en que se encontraba cada proyecto, quién estaba calculando, quién delineándolo, etc.”, indica Nieves Páez, jefa de Administración y RRHH de Calconsa.
Con ese objetivo, Calconsa inició a finales de 2002 y de la mano de Iecisa el estudio de diferentes alternativas existentes en el mercado, pero ninguna convenció a la empresa que, como usuaria de Dimoni como programa de contabilidad desde 1999, llegó al conocimiento de la solución e- Synergy de Exact, que “nos pareció la solución perfecta”.
A principios de 2003, Calconsa dio el pistoletazo de salida a la implantación de la solución e-Synergy empezando por la migración desde una BBDD Access 98 de un volumen de información de 2.500 fichas de clientes y alrededor de 10.500 expedientes y proyectos, una tarea que se completó en sólo un día. Posteriormente y tras el estudio de los flujos de trabajo en base a entrevistas con cada uno de los miembros de la plantilla se crearon los ficheros de RRHH y se incorporaron los módulos e-Workflow y e-RRHH cubriendo las necesidades de Calconsa en materia de planificación, gestión y control de tareas; de modo que antes de que terminara enero los profesionales de Calconsa ya estaba trabajando con el nuevo sistema, cuyo módulo e-Document facilita el acceso a toda la documentación asociada a cada expediente o cliente.
El sistema, a cuya adquisición Calconsa destinó una inversión aproximada de 13.000 euros, se soporta en un cluster de dos máquinas Fujitsu Siemens Computer RX300 en configuración activo/pasivo corriendo Windows Server 2003 Enterprise y ataca Windows SQL 2005 como BBDD. “El acceso a e-Synergy, tanto desde las 25 máquinas con Windows XP integradas en la red de Calconsa, como desde el exterior se validan contra Active Directory de Windows; contamos, además, con licencias de e- Synergy para el acceso móvil vía PDA y de un acceso, securizado con un sistema de autenticación fuerte para los clientes, que tienen la posibilidad de consultar los documentos y las facturas asociados a sus proyectos”, comenta el responsable de Informática de Calconsa, Andrés Fernández.
La implantación de e-Synergy, que está integrado con Dimoni, el sistema de correo -basado en Microsoft Exchange 2003- y el sistema de control de presencia mediante huella digital, ha supuesto un avance sustancial en la operativa de Calconsa que, a día de hoy, alberga en la BBDD de e-Synergy en torno 15.000 fichas de clientes y toda la documentación asociada a alrededor de 5.000 proyectos. “El modo de trabajo ha cambiado de forma radical”, subraya Páez, que enumera como principales ventajas: “el control y acceso inmediato a cualquier documento que se ha traducido en un incremento de la eficacia y la mejora de la atención a los clientes, y la gestión avanzada de las tareas”.
Alertas basadas en eventos
En esa línea, Calconsa dio a principios de año un nuevo paso hacia delante en la gestión integrada de los flujos de trabajo con la implantación, por un montante de 5.000 euros, de Exact Event Manager. Esta solución ha proporcionado a la ingeniería sevillana una visión más extensa y profunda de sus procesos de negocio, además de posibilitar el establecimiento de alertas en relación con aquellos procesos que requieren de monitorización. Páez comenta al respecto que “hemos establecido unos procesos internos que mandan un aviso de las tareas asignadas a los usuarios, de modo que todos conocen los trabajos que tienen que desarrollar; y el sistema permite, asimismo, fijar las horas que tiene que cubrir para un determinado cliente cada usuario, que en caso de no cumplir lo establecido recibe un aviso”.
Las posibilidades de cara al futuro son múltiples. “e-Synergy es un programa en evolución continua que, además de ser compatible con otros programas, puede adaptarse y ampliarse conforme cambian las necesidades de la empresa”, concluye Páez.
