Hasta la implantación de e-Synergy, el principal punto crítico de la compañía sevillana de consultoría y servicios, Calconsa (Cálculo y Control de Cimentaciones y Estructuras), era que cada proyecto soportaba un gran volumen de documentos y archivos electrónicos, tanto técnicos (CAD, Cype, Tricalc, 3D, etc.), como administrativos (Word, Excel), que hacían inviable su tratamiento.
Ante esta situación, uno de los primeros objetivos consistió en controlar las tareas de cada uno de los recursos de la plantilla, el principal elemento de producción de la empresa. Hasta la implantación de la nueva solución, este control se llevaba a cabo a través de innumerables hojas de planificación y realización de tareas que se plasmaban en Excel, donde cada técnico cifraba las horas ejecutadas en cada proyecto y la descripción del trabajo que había desarrollado. Esto impedía que el responsable de cada equipo de trabajo dispusiese de la planificación de los trabajos de cada componente y provocaba que la información quedara continuamente obsoleta: los datos se volcaban quincenal o mensualmente, produciéndose tiempos muertos y, en ocasiones, pérdidas de información que exigían, en algunos casos, tener que recurrir a la memoria de los integrantes del proyecto.
Por otro lado, como explica Luis Moral, director general de Calconsa, nuestra compañía manejaba todo tipo de documentos técnicos, planos, dibujos, etc., que estaban impresos y se guardaban en la carpeta física del expediente correspondiente; o si se trataba de ficheros electrónicos como Autocad, Trical o Cype, estaban en el disco duro del técnico que los realizaba. Esto favorecía que la información estuviera dispersa y cuando una persona sacaba un plano del expediente obligaba al resto de los implicados en el proyecto a buscarlo cuando lo necesitaban. Así mismo, las modificaciones efectuadas sobre los ficheros se quedaban en el disco duro de las personas, existiendo diversas versiones de un mismo plano.
Era necesario por tanto un control de los expedientes de obra para saber qué tareas se estaban realizando sobre el mismo y qué persona tenía adjudicada dichas tareas. Esto se realizaba manualmente, es decir, que cualquier persona que tuviera que hacer algo sobre el expediente tenía que coger físicamente la carpeta y llevarla a su puesto de trabajo, dejando por consiguiente sin acceso a la misma al resto de la organización.
Una vez tomada la decisión de implantar la solución e-Synergy, Calconsa migró su base de datos (Access 98) de clientes y expedientes a la nueva aplicación. Esto se consiguió en un sólo día de trabajo, traspasándose más de 2.500 fichas de clientes, con aproximadamente 10.500 expedientes y proyectos relacionados.
Tras el estudio de las funciones de cada miembro de la plantilla, se crearon los ficheros de RRHH y se asignaron a las divisiones correspondientes. La problemática de la planificación de tareas se solventó con los módulos e-Workflow y e-RRHH. Actualmente todos los técnicos tienen asignadas sus tareas, independientemente del estado en que se encuentren, y se han normalizado las actividades de los técnicos para cada uno de los procedimientos, lo que facilita un control exacto de las horas planificadas y satisfechas por cada expediente y cliente, afirma Moral.
Todos los documentos están guardados electrónicamente con el módulo e-Documents y se han establecido las distintas categorías de los mismos, según las necesidades de la empresa. De esta manera, cuando una persona desea consultar un documento sólo tiene que acceder al expediente o al cliente en cuestión, con el consiguiente ahorro de tiempo y disponiendo siempre de la última versión actualizada. Así mismo se ha facilitado la movilidad en el trabajo ya que los empleados pueden acceder al portal de la compañía para trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora, explica Luis Moral.
Con todo ello, Calconsa ha conseguido el control absoluto de los expedientes. Se puede saber qué técnico tiene asignado un expediente y las tareas realizadas sobre el mismo. Además, todos los empleados pueden consultar un expediente, siempre que se cumplan los niveles de seguridad estipulados.
Igualmente, se mejorará la relación con los clientes con el lanzamiento de un portal que facilitará la comunicación directa con los técnicos de Calconsa, ahorrando tiempos y costes en comunicación. Los clientes también podrán consultar, previa autenticación y de manera directa, sus documentos sin necesidad de solicitarlos: la solución nos ha sido de gran ayuda tanto en términos de crecimiento de nuestro negocio, como en nuestra relación con terceros. Nos ha facilitado la posibilidad de crecer e incrementar nuestro nivel de servicios al cliente, sin necesidad de ampliar la plantilla, concluye Luis Moral.
