Creada en 1892, Caja Granada es una institución financiera de referencia en la Comunidad Autónoma de Andalucía que, en las últimas décadas, ha experimentado una importante expansión sumando, a día de hoy, una red formada por más de 500 puntos localizados en Andalucía, Aragón, Madrid, Murcia y Barcelona; una plantilla integrada por alrededor de 2.400 empleados y una cartera que suma alrededor de un millón de clientes.
En ese contexto y fundamentalmente a raíz del incremento de la actividad, el departamento técnico de Caja Granada, que ocupa la tercera posición en Andalucía y se cuenta entre las 20 primeras cajas de ahorro del conjunto de España, necesitaba ejercer mayor control sobre las peticiones y los proyectos demandados por los usuarios internos.
Fue en 2006, año en el que el departamento técnico recibió un total de 3.715 peticiones (2.100 incidencias y el resto solicitudes de cambios) y en torno a 60 proyectos, cuando Caja Granada se planteó el desarrollo de un proyecto de mejora del software. Y es que, el Plan de Proyectos de la caja, que se pacta con el Comité de Dirección y sirve de apoyo al Plan Estratégico, había adquirido un nivel de complejidad más que importante. “Empezamos a tener un Plan de Proyectos con un tamaño que era difícil de gestionar y se hacia necesario elevar la eficacia del equipo de proyectos y garantizar su alineamiento con el negocio, es decir, necesitábamos poder medir para comprender el pasado, controlar el presente y predecir el futuro”, indica Ricardo Esquivias, director de la Oficina de Proyectos de Caja Granada.
Hasta ese momento, la gestión de proyectos TIC en Caja Granada se soportaba en un conjunto de herramientas de desarrollo propio, fundamentalmente Access, que se habían ido modificando a lo largo del tiempo y que utilizaban Oracle como BBDD. No obstante, dichos recursos tenían ciertas limitaciones y resultaban insuficientes frente a la necesidad de “disponer de una visión global de la gestión de proyectos”, en palabras de Esquivias.
Ante ese requerimiento, Caja Granada se planteó abordar un proyecto de mejora de software tomando como referencia, aunque no como norma, el modelo CMMI (Capability Maturity Model Integration). “Entendimos”, indica el director de Desarrollo y Aplicaciones Tecnológicas de Caja Granada, Francisco Ruiz, “que CCMI podía ser un referente pero, teniendo en cuenta el importante cambio cultural que implicaba de facto la iniciativa, aislamos el proyecto de potenciales ruidos para no generar agresividad en la transformación, ni expectativas en materia de certificación”.
Flexibilidad e integración
Tomada la decisión, Caja Granada buscó la colaboración de una consultora externa, Sopra Profit, con la que trabajó conjuntamente tanto en la planificación del proyecto como en la selección de las herramientas más adecuadas. “Analizamos las herramientas más en boga de acuerdo con Gartner -Clarity de CA y Rational de IBM- y, en base al informe realizado por Sopra Profit, nos decantamos por Clarity, fundamentalmente a razón de su flexibilidad”, argumenta Ruiz, para apostillar que “si bien podían existir elementos de discusión desde el punto de vista de ciertas capacidades, en cuestión de flexibilidad, Clarity se adapta a tus necesidades frente a otras alternativas que exigen la adaptación de la organización a la herramienta”.
En la selección de la solución CA Clarity PPM (Project & Portfolio Management) se tuvo también en cuenta otro factor clave: las posibilidades de integración. Y es que, como apunta Ruiz, “en ese momento ya estábamos adoptando la metodología ITIL y teníamos instalados el kernel de CA y la herramienta CA Service Desk”.
El proyecto, que absorbió una inversión de en torno a 290.000 euros -109.000 euros en la consultoría y el resto en concepto de licencias, formación y mantenimiento-, se organizó en cuatro fases: definición de procedimientos, análisis de herramientas, construcción e implantación. “Las dos primeras fases se prolongaron seis meses y las dos últimas cinco meses”, señala Esquivias, de forma que en octubre de 2007 la solución entraba en producción y sólo en sus dos primeros meses en explotación facilitó la gestión de más de medio millar de solicitudes, abriéndose un número de proyectos cercano a los 70.
CA Clarity PPM, que corre sobre Windows Server y ataca Oracle 10g como BBDD, ha supuesto un notable avance para el departamento técnico de Caja Granada, que ahora puede priorizar -teniendo en cuenta datos reales y consistentes- los proyectos que resultan estratégicos para el desarrollo del negocio y rechazar aquellos que aportan menos valor; gracias a que la nueva plataforma posibilita el conocimiento detallado del estado de cada solicitud: departamento de procedencia, previsiones, recursos asignados, etc. El sistema garantiza, además, una utilización más óptima de los recursos y la planificación más idónea de las tareas propias del Área de Desarrollo y Aplicaciones Tecnológicas.
En la actualidad, hay tres gestores de Planes de Proyectos, 14 gestores técnicos, 15 analistas y 64 técnicos de Caja Granada haciendo uso de la herramienta CA Clarity, a la que también tienen acceso -como usuarios de consulta- un total de 130 centros solicitantes; además, lógicamente, de sus cuatro administradores. Por otro lado y desde el punto de vista externo, la herramienta también es utilizada por Accenture, con la que Caja Granada mantiene un contrato de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones. En este punto, Esquivias destaca que “las empresas externas han adaptado nuestros procedimientos y herramientas, todos los flujos y los requerimientos están recogidos en el propio sistema, que facilita la aprobación de fases e imprime fundamentalmente orden, lo cual resulta altamente crítico, especialmente en proyectos de gran tamaño”.
La nueva herramienta también ha tenido un impacto positivo de cara al usuario solicitante, cuyo nivel de satisfacción se ha incrementado puesto que ahora dispone de información detallada del estado de su petición y puede valorar el nivel de servicio que se le está prestando.
Visibilidad y control
En cuanto a las mejoras conseguidas con la implantación de CA Clarity PPM, Ruiz destaca, en primer lugar, la visibilidad: “ahora tenemos una visión completa de los proyectos en desarrollo, podemos saber las líneas de negocio que estamos atacando, dónde nos encontramos con respecto al negocio, en qué punto estábamos, en cuál estamos y, lo que es aún más importante, podemos predecir el potencial impacto de las modificaciones”. Esta nueva realidad supone una diferencia notable con respecto a la situación anterior dado que “antes empezaban a llegar peticiones, los proyectos cambiaban y determinadas líneas lanzadas languidecían sin tener una perspectiva clara, mientras que ahora el equipo tiene una proyección clara sobre su alineamiento respecto al negocio”.
En ese sentido, CA Clarity PPM garantiza el alineamiento del departamento técnico de Caja Granada con los intereses estratégicos de la entidad, en tanto que las peticiones de las unidades de negocio más críticas y rentables -como es el caso de los departamentos de marketing y comercial- tienen prioridad. “Este año hay una serie de líneas que continuamente están empujado y la capacidad que nos ofrece CA Clarity para poder ver cómo van a impactar las modificaciones es una de las grandes iniciativas”, indica Ruiz.
Por otro lado y gracias a que la información sobre los proyectos está ahora centralizada, se han reducido y se ha elevado el control de los costes asociados a la puesta en marcha de cada proyecto, posibilitando una valoración ajustada de su rentabilidad. Y es que, como subraya Ruiz, “lo que no se puede medir, no existe”.
Esa es la dirección en la que Caja Granada sigue avanzando. De hecho, a día de hoy la entidad financiera ya trabaja en la integración de CA Clarity PPM con CA Services Desk, así como en un proyecto de Gestión de la Configuración con la herramienta CA Harvest; estando previsto atacar en 2010 la Gestión de la Ingeniería. En ese sentido y si bien no existe un proceso de certificación formal en CMMI, el departamento técnico de Caja Granada ya está mapeando contra los niveles 2 y 3 de CMMI, de forma que no descarta emprender en 2010 el proceso de certificación.
En cuanto a las claves del éxito de esta iniciativa, el director de Desarrollo y Aplicaciones Tecnológicas de Caja Granada insiste en la implicación, tanto de los usuarios internos como externos, pero considera aún más determinante el avance progresivo. “No se puede realizar un cambio agresivo, hay que avanzar de forma que la mejora y el retorno que aportan estas herramientas de trabajo se vean como un apoyo y no como una imposición”.
Saldo: mayor productividad
La totalidad del equipo de desarrollo de Caja Granada, junto a Accenture en tanto que proveedor de servicios de mantenimiento y desarrollo de la entidad finandiera, emplean la solución CA Clarity PPM, que les permite conocer en todo momento el proceso en el que se encuentra cada petición, optimizando la organización de su trabajo. Los usuarios demandantes tiene, por su parte, la posibilidad de estar al tanto del estado de sus solicitudes y de los trabajos que se están llevando a cabo para atenderlas; de forma que es posible realizar una valoración basada en ratio reales de las demandas resueltas.
El sistema no sólo ha incrementado el ratio de productividad del equipo de desarrollo de Caja Granada, también ha procurado una óptima asignación de recursos y distribución de la carga de trabajo.
