El valor de negocio de los contenidos gestionados

AIIM, la organización de gestión de contenidos empresariales, y OpenText han realizado una investigación sobre el valor de negocio que pueden aportar los contenidos gestionados. Concluye el informe, Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change, que la productividad de los profesionales mejoraría un 30% si éstos pudieran encontrar los documentos e información interna de forma tan sencilla y rápida a como lo hacen en la Web. Asimismo, los niveles de servicio al cliente y los tiempos de respuesta podrían mejorarse en un 33% si todo el personal que trabaja directamente con el cliente pudiera acceder y compartir inmediatamente toda la información relacionada con cada caso.
Otras oportunidades de mejora reflejadas en el informe son:
• La productividad del personal administrativo podría incrementarse en una media del 33% mediante el uso de workflows, formularios escaneados y captura de datos automatizada.
• El cambio a una cultura de archivado exclusivamente electrónico reduciría el espacio físico de oficina dedicado a almacenamiento de archivos de un 14,5% a un 5,9% – una reducción del 60%.
• El tamaño de las granjas de servidores dedicados a contenidos no estructurados y correos electrónicos podría reducirse entre una tercera parte y la mitad si cada documento o adjunto de correo fuera almacenado una sola vez.
• Un entorno de trabajo ampliamente accesible y colaborativo podría mejorar la entrega de proyectos en una media del 23% en términos de tiempo y costes del proyecto.
• Los encuestados indicaron que pensaban que las aplicaciones Enterprise 2.0 podrían mejorar la productividad y compromiso de la plantilla en torno a un 18%.
• La mejora en eficiencia que se conseguiría al dotar al personal de oficina de acceso móvil global a la información de la compañía estaría probablemente entre el 20% y el 25%.
Por otro lado, en cuanto los retos mencionados en el estudio, para un 61% de los encuestados, el conocimiento organizacional es lo primero que sufre en un entorno mal gestionado, provocando que la compañía pierda su posición competitiva debido a inadecuadas decisiones y una falta de experiencia acumulada. La innovación se considera que es otra víctima destacable de la escasa colaboración y una limitada capacidad para compartir el conocimiento, seguida por el impacto en la productividad que conlleva el cansancio en la búsqueda de información.
“Tal y como confirma el informe, las compañías que reivindican, controlan y capitalizan el crecimiento del contenido al que contribuyen sus empleados, ofrecen mejor servicio al cliente y ahorro económico – todo ello conduce a mejores negocios”,señala James Latham, Chief Marketing Officer, en OpenText. “Al mismo tiempo, sucumbir al rápido crecimiento de contenidos no estructurados dentro de la empresa, aumentará el riesgo, reprimirá la innovación o, peor aún, ocasionará la fuga de documentos sensibles. La necesidad de estrategias ECM efectivas nunca ha sido tan firme”.