La definición, comunicación y la gestión del presupuesto representan oportunidades para relacionar las TI a los objetivos del negocio y para mover su percepción como “centro de coste” a “facilitador” del crecimiento, de la innovación y de la competitividad de la empresa. Gartner recomienda la participación de las partes interesadas del negocio en el proceso de presupuesto para lograr un doble beneficio: asegurar que los objetivos de negocio sean comprendidos y apoyados por las TI y a su vez, que el Negocio entienda el valor que aporta dicho gasto en TI. La preparación de un presupuesto se compone de 4 fases: – Recopilación y el análisis de información contextual, es decir, la estrategia y las prioridades del negocio, los servicios de TI ofrecidos y el valor asociado a cada uno de estos. – Benchmark con el mercado para comprobar la situación actual y obtener input importantes en el presupuesto – Definición del presupuesto y el Gobierno del proceso de alineamiento entre TI y Negocio necesario para mantener el presupuesto como expresión de un objetivo común. – Revisión y seguimiento presupuestario para garantizar el alineamiento continuado con la dinámica del negocio y del mercado. Gartner destaca algunas buenas prácticas para su consideración para verificar, aprobar o tratar el proyecto de presupuesto 2012 en aquellas empresas que aún están debatiendo qué proponer a su director financiero. 1. Definir el presupuesto anual de una manera consistente con una visión a varios años vista En un contexto de fuerte dinamismo económico y tecnológico, las empresas tienen que considerar objetivos a largo plazo, gestionando criticidades, innovación o contingencias dentro de un marco plurianual. Así, la estrategia de TI y el proceso de presupuesto deben estar alineados con dichos objetivos de largo plazo. El presupuesto anual tendrá que coexistir y ser coherente con los objetivos plurianuales, manteniendo la flexibilidad necesaria para adaptarse a imprevistos. Gartner recomienda un acercamiento al presupuesto orientado a las tendencias del “ecosistema” en lugar de orientado a encontrar el mejor presupuesto anual posible. 2. Aumentar la transparencia sobre el gasto en TI La transparencia y el detalle presupuestario permiten entender los beneficios y predecir mejor los riesgos e impactos de una inversión, identificar oportunidades y por fin optimizar el gasto con mayor rapidez en caso de imprevistos críticos. Los analistas de Gartner prevén que: “En 2015, las empresas que presentan iniciativas orientadas a incrementar la transparencia de costes de TI a largo plazo aumentarán el tamaño de la oficina del CIO en un 25% y reducirán los costes de TI en un 25%”. Dicha trasparencia ayuda también en la comunicación al negocio e indirectamente impacta la percepción interna sobre las TI como proveedor de servicios de valor para el negocio. 3. Asociar el gasto de TI y las decisiones presupuestarias a los objetivos de negocio Es una buena práctica clasificar el gasto de acuerdo a las prioridades del negocio. Ello facilita el diálogo con las partes del negocio involucradas en el proceso presupuestario, asegura el alineamiento TI-Negocio y permite gestionar el riesgo y justificar el presupuesto. A mayor visibilidad y la granularidad de los gastos, mayor será la posibilidad de comunicar el presupuesto con una clasificación por destino de gasto -transformación, crecimiento o continuidad del negocio- en lugar de por naturaleza del gasto (HW, SW, servicios, personal), siendo éste un paso previo a planificar el presupuesto TI de manera completamente alineada a los objetivos de negocio – gestión de riesgo, reducción de los costes, apoyo al crecimiento. 4. Introducir el Benchmark de forma regular Compararse con el mercado es importante ayuda a justificar decisiones. KPIs como “presupuesto de TI por ingresos de la empresa”, “presupuesto de TI por empleado” o “numero de FTE IT por empleados” permiten compararse con otros agentes y tendencias del mercado. Destacamos cuatro buenas prácticas: – Selección adecuada del grupo de comparación, eligiendo empresas del mismo sector y tamaño (para garantizar las mismas economías de escala y tener costes unitarios comparables). – Utilización de modelos de comparación estándares para garantizar comparativas y alcances homogéneos. – Consideración de comparativas con respecto a la media del mercado y también a los percentiles, lo cual permite conocer la distribución de los valores del mercado y fundar decisiones sobre el comportamiento de una mayoría y no solo del valor total medio. – Evaluar la correlación entre KPIs para entender mejor la razón detrás del posicionamiento. Existen casos concretos que demuestran que el ejercicio continuado de benchmarking de TI ayuda a detectar las áreas de optimización y reducir los costes un 19% anual. 5. Analizar el impacto de “Service Per Use” Los analistas de Gartner predicen que: “en 2015, por el cloud computing, el 75% de las organizaciones de TI sin un buen ‘demand management’ gastarán mas en TI”. Eso suele pasar si el consumo de servicios aumente sin control. Gartner recomienda llevar a cabo un ‘business case’ adecuado antes de invertir en servicios cloud y mantener un alto control de los consumos y costes asociados. Las empresas tienen la obligación de gestionar el presupuesto anual de TI dentro de un marco plurianual alineado con los objetivos de negocio de la compañía. La práctica de Medición y Benchmark será un elemento estratégico para fundar las decisiones, detectar las áreas de optimización y poder gestionar los riesgos. En este contexto, el presupuesto, “herramienta contable y de gestión”, se presenta como paso critico para garantizar el alineamiento con el negocio y justificar de los gastos futuros.
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