  Los servicios de impresión gestionados, que incluyen la gestión de documentos, y la externalización de ciertas tareas de impresión como los informes anuales, han sido buenas opciones durante años cuando se requería disminuir los costes asociados con el papel. Pero desde que llegó la crisis económica, empresas de todos los tamaños e industrias han prestado una mayor atención a este tipo de servicios de cara a ganar corto y largo plazo ahorros de costes y obtener un mayor retorno de la inversión. Tener una política medioambiental, no sólo es un buen mensaje marketiniano, también es una fórmula que funciona para reducir el gasto.
“Hoy se sabe que del 100% de una jornada laboral, el 40% se emplea en procesar información, y de este tiempo, más de la mitad, el 22%, se dedica a buscar y recrear información que ya existe. Esto representa un gap en la productividad, un tiempo perdido en el que no nos dedicamos a nuestra verdadera labor”,comenta a COMPUTING Miquel Soler, director de Managed Document Services & Outsourcing de Ricoh. “La gestión de los documentos puede costar hasta el 6% de la facturación anual de una compañía, y de este 6%, el 30% se considera que es un importe mal gastado, que está destinado a elementos innecesarios y que se podría reducir. Por tanto, al gap de productividad hay que añadirle un coste en la eficiencia. Es decir, una gestión eficiente de la información nos ofrece mayor productividad, que calculamos con nuestros Servicios Documentales Gestionados en un día extra de productividad cada semana, además de una considerable reducción de costes”, añade.
Cada vez más compañías definen nuevos e innovadores programas para satisfacer sus necesidades de impresión entre los que se incluyen contratar servicios gestionados de impresión. De hecho, la firma de analistas InfoTrends indica que este mercado pasará de mover un volumen de negocio de 12.300 millones de dólares en 2009 a 25.500 millones en 2014. Y en España, también se sigue esta tendencia como lo evidencian casos como el del grupo BBVA, que acaba de adquirir 11.000 escáneres a Fujitsu para digitalizar sus documentos más críticos; la multinacional española La Seda de Barcelona, que envía unos 1.800 documentos de negocio mensuales a través de una solución de fax en la nube de Esker; el Ayuntamiento de Málaga, que ahorrará 800.000 euros en cuatro años, al adjudicar a Ricoh el servicio de mantenimiento de su parque de impresión; o el Granado C.F, que ha optimizado con Kyocera la gestión documental en su entorno de trabajo.
“Lo que está sucediendo ahora es que las compañías están dándose cuenta de que tienen que reducir sus costes de oficina e impresión y no saben cómo hacerlo. De hecho, muchas compañías desconocen el número de dispositivos de impresión que tienen o el uso que se les da a los mismos. Éstas no ven la ineficiencia de sus flujos de trabajo y otros procesos similares, como por ejemplo el suministro de consumibles, o la pérdida de tiempo que implica la relación con diferentes proveedores de servicio”,nos confirma Roland Ruiz, jefe de Producto de Gestión Documental de Kyocera en España. “Y estos descuidos salen caros, pero las compañías tienen que dedicarse a su negocio y están empezando a entender que la gestión de la impresión puede ser gestionada por empresas expertas en la materia y que les pueden eliminar cualquier tipo de preocupación relacionada con la impresión, los dispositivos y los procesos involucrados en esta tarea”.   GESTIÓN Y CAPTURA DE DOCUMENTOS
Convertir el papel en formato electrónico ha sido la visión de la oficina del futuro durante años, y hoy es posible gracias a que las leyes han cambiado y aceptan en muchos casos las versiones electrónicas de los originales en papel. Por eso, ahora hay un interés renovado por las llamadas Green IT, los servicios gestionados de impresión, la gestión documental y las soluciones de gestión y captura de imágenes. Precisamente el mercado de estas últimas soluciones de control de imágenes es uno de los que mayor crecimiento experimentará en los próximos cinco años por su capacidad de mejorar la eficiencia en los procesos de negocio y contención de costes, garantizar el cumplimiento regulatorio y minimizar los riesgos, y porque mejora la productividad de los empleados.
IDC estima que el ratio de crecimiento estará en torno al 7,3-8,6% por año, pasando de mover un volumen de 1.000 millones de dólares en 2010 a 1.400 millones en 2014.  
LO QUE LOS CIO QUIEREN
1) Reducir los costes de impresión
2) Disminuir los costes del servicio y periodos de inactividad
3) Incrementar la disponibilidad y calidad del servicio
4) Aumentar la seguridad en la información sensible
5) Reducir el uso de papel, tóner y otros consumibles
6) Capacidad de cumplir con las regulaciones
7) Certificación medioambiental
8) Facilitar la actualización de hardware y software
INNOVACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Miquel Soler, director de Managed Document Services & Outsourcing de Ricoh: “El área Business Process Outsourcing de Ricoh ha aprovechado el potencial de la nube para lanzar i-Invoicing, un novedoso servicio para la gestión inteligente de las facturas. Se trata de un servicio totalmente gestionado por nuestra compañía y específicamente diseñado para la gestión de las cuentas a pagar (proveedores) y las cuentas a cobrar (clientes). A través de este servicio, se automatiza el procesamiento de las facturas independientemente del soporte: papel o electrónico. Para su desarrollo, Ricoh aprovecha su nube de Gestión Documental, resultado de la integración de las plataformas más potentes del mercado en cuanto a composición documental, OCR, almacenamiento electrónico, procesos de trabajo…”
Roland Ruiz, jefe de Producto de Gestión Documental de Kyocera:
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