Reservar una habitación de hotel para el próximo congreso, gestionar los vuelos, contabilizar los gastos del mes o reunir tickets y facturas son tareas que casi todos los que trabajamos en una oficina estamos acostumbrados, o más bien cansados, de realizar cada mes. Vamos a dejarlo claro, estas tareas administrativas con bajo valor añadido pueden llegar a ser frustrantes, además de que nos roban tiempo y energía que podríamos estar invirtiendo de forma más eficiente en nuestro negocio.
Cada vez son más las empresas que demandan soluciones integradas capaces de relativizar estas tareas, y como siempre, el mercado responde. Una de las soluciones más destacadas en esta área es Rydoo, una plataforma creada por Sodexo, junto con Xpenditure e iAlbatros, que elimina y automatiza las tareas administrativas diarias. Lo realmente destacable de la solución es que es la primera en el país en unir dos conceptos bajo la misma plataforma, la gestión de viajes y la gestión de los gastos. Con su tecnología, Rydoo quiere que las compañías aumenten su productividad, ayudándolas a usar el tiempo de manera más eficiente, ya que la propia tecnología se hace cargo de las tareas tediosas y repetitivas.
Para aprender más sobre esta plataforma y conocer sus posibilidades, invitamos a la redacción a Andrés Reyes, territory manager para España y Latinoamérica de la compañía, y Xavier Sáez, country sales manager. Durante la charla, vimos también una demostración de cómo funciona la aplicación en su versión móvil, en la que pudimos comprobar la facilidad y velocidad con la que se podían subir tickets y contabilizar gastos, además de compartir toda la información con el departamento de Recursos Humanos, facilitándole así su importante labor en las organizaciones.
¿Cómo surgió la idea, y qué problemática tratabais de resolver?
A. R. Y. X. S.: En un primer momento, queríamos solucionar el problema de la gestión de gastos y tickets en los viajes de negocios. En el mercado, todo lo que veíamos eran esquemas manuales, donde los empleados rellenaban hojas de excel, así que nuestra visión fue digitalizar absolutamente todo esto. Además, había una problemática curiosa; por normativa, todos los justificantes y papeles relacionados con los gastos han de guardarse cinco años, pero estos empiezan a perder tinta, por lo que nuestra solución, que los almacena en la nube, te salvaguarda de futuros problemas con la Administración. Hace año y medio que fuimos homologados por la Agencia tributaria.
Os identificáis como ‘corp-up’. ¿Qué significa el término y cómo os diferencia?
A. R. Y. X. S.: Es la unión de dos mundos, el gran mundo corporativo y el pequeño mundo de la startup. Por un lado, están los procesos y estructuras que te aporta una organización del tamaño de Sodexo, pero también está la mentalidad de “vamos a intentar cosas, unas fallarán, otras serán exitosas, pero sin miedo a equivocarnos”. Así que de esa unión de los dos mundos es de donde sale el término corpup, entendiendo que requiere la creación de una nueva mentalidad desde los dos lados, pero que es capaz de llegar a resultados muy importantes.
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¿Qué es lo que os diferencia con respecto a otras soluciones en el mercado?
A. R. Y. X. S.: Rydoo nace de la fusión de iAlbatros y Xpenditure, la gran ventaja respecto a otras soluciones que ya están en el mercado es que hemos unido la gran experiencia previa que estas dos compañías tenían ya en sus mercados, las reservas de viajes y la gestión de gastos, que normalmente van por separado. Hemos cogido la experiencia para crear una plataforma integral que unifique ambos negocios, siendo así capaces de sacar más eficiencias en todo el proceso en tiempo real. Que sea en tiempo real es algo muy significativo para nosotros. Tenemos el foco puesto en la experiencia de usuario, por lo que uno de nuestros objetivos era que fuera todo muy ágil. Para conseguirlo, trabajamos con línea de gasto individual, en lugar de con un informe de gasto completo, como se hace tradicionalmente, y esto es algo que la industria nos agradece mucho.
¿Qué significa eso para el usuario?
A. R. Y. X. S.: Que si originalmente has enviado un informe de gastos de 500 euros y necesitas que te lo reembolsen con rapidez, si uno de estos gastos tiene un error, te van a devolver el informe completo hasta que se solvente el fallo. Con Rydoo simplemente se devuelve la línea que contiene el error y se te reembolsan los 450 euros restantes sin demora. Queremos hacerlo lo más fácil posible para el usuario. Esto significa simplificar y ahorrar mucho tiempo para el usuario y el encargado de aprobar los gastos en las compañías y, además, elimina el molesto papel, ya que en la misma aplicación tienes todos los tickets, reservas y billetes listos para usarlos. En cuanto a las compañías, al ser estos los que reciben las facturas mensualmente y no los empleados, pueden tener acceso a todos los registros y datos, pudiendo usarlos también para hacer análisis o estimaciones del presupuesto, y teniendo plena visibilidad de qué proyectos están consumiendo qué recursos.
¿Tenéis nube propia?
A. R. Y. X. S.: Es propia y cumplimos con todos los reglamentos de GDPR. Tenemos nuestro Data Protection Officer y nuestros data center están en Bélgica y Holanda, lo que significa que cumplimos con el reglamento europeo correspondiente.
¿Qué futuro le veis a la gestión de los viajes? ¿Cómo veis el sector en diez años?
A. R. Y. X. S.: Aún queda mucho camino por realizar, el 80% de las empresas españolas usa aún Excel y papel para administrar y contabilizar sus finanzas. Vamos a trabajar para que todas estas empresas que realmente tienen un problema de ineficiencia en la gestión de gastos puedan digitalizar esta área, ahorrándolas así tiempo y dinero.
Y, por último, ¿dónde va a estar Rydoo en cinco años?
A. R. Y. X. S.: Liderando el mercado español y siendo una de las compañías con más nombre en la gestión de gastos y viajes. Hemos triplicado nuestras ventas respecto al año pasado, las expectativas para este año son incluso superiores. Además, para nosotros la innovación constante es muy importante, motivo por el que invertimos un 40% de nuestros beneficios en I+D+i y tenemos a más de 100 personas trabajando en el desarrollo del producto, tanto móvil como web, publicando actualizaciones y mejoras cada tres semanas. Hemos apostado por escuchar al cliente, y hasta el momento nos ha dado muy buenos resultados.
¿Las empresas tienen que hacer una integración para usar vuestra solución?
No es necesario, algunos clientes lo solicitan y otros no. Tenemos la app móvil, apoyada por la página web, en la que, si no necesitas una integración automática con tu ERP, puedes extraer un archivo en formato plano (XML, CSV, XT, etc.) para poder editar ese archivo e importarlo en los ERP tradicionales. Si lo que quieres es una integración automática, el cliente decide cuál es la periodicidad de intercambio de datos, normalmente es vía FTP, con una carpeta compartida en la que el cliente puede rescatar los archivos cuando lo desee. Esta integración funciona tanto de ida como de vuelta, ya que puede ser unidireccional o bidireccional; tanto para contabilizar los gastos que ya han sido aprobados, como para alimentar la base de datos de Rydoo con los usuarios que pueden ir cambiando a lo largo del tiempo.
