¿Cuál es la mejor forma de afrontar la migración de los sistemas de gestión al cloud? En un mundo global e interconectado, con constantes nuevas regulaciones y cambios en las preferencias de los consumidores y empleados, la frágil estructura y poca flexibilidad que poseen los sistemas de gestión legacy impide a muchas organizaciones aprovechar todo su potencial. Como resultado, se almacenan datos en silos internos que impiden a la dirección del negocio tomar decisiones de forma estratégica y en tiempo real.
Sin embargo, algunos líderes empresariales aún ven la modernización de sus sistemas como una tarea compleja y costosa que no justifica la inversión y el esfuerzo, y tampoco llegan a ser conscientes del coste de su inacción. Por este motivo, es importante que comprendan que dejar atrás los sistemas legacy es algo que va mucho más allá de incorporar nuevas tecnologías.
Se trata de ejecutar un cambio en la forma de hacer y ver las cosas, de promover una transformación en la cultura organizacional e instaurar un ADN innovador que pueda llevar al negocio a un nivel de gestión superior. Pero ¿qué más debemos tener en cuenta a la hora de planificar una migración de los sistemas de gestión al cloud?
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Primer paso para la migración cloud: el negocio está en los insights
Las organizaciones más exitosas en la actualidad son aquellas que basan su gestión en datos precisos. La tecnología cloud nativa es la más apropiada para poder llevar a cabo esa gestión debido a la escalabilidad que aporta al negocio y por su capacidad de proveer datos en cualquier momento a quien lo necesite, a través de una plataforma colaborativa e interconectada que se ajusta rápidamente a los imprevistos que pueden surgir.
Esto significa que la planificación y la toma de decisiones pueden evolucionar: de la tradicional modelización de escenarios con datos almacenados por lotes a basarse en previsiones dinámicas en tiempo real que incluyan información de toda la organización, incluidas las finanzas, las operaciones y los recursos humanos hasta los datos externos.
Contar con un sistema centralizado y basado en la nube nos ayuda a impulsar la planificación, la ejecución y el análisis continuo, a la par que nos brinda una amplia visibilidad del estado real de nuestra organización para dirigir la toma de decisiones. Al tener acceso a la información relevante para las distintas funciones de nuestra organización, podremos identificar áreas de mejora y desarrollar estrategias que se ajusten a las necesidades reales del negocio con mayor agilidad y flexibilidad.
Una migración cloud con enfoque ‘big bang’ o gradual
El éxito de la migración de un sistema legacy a uno basado en la nube requiere que el CIO y los líderes empresariales estén en sintonía para garantizar que el proceso esté alineado con los objetivos del negocio. Cuando esto ocurre, la organización obtiene la oportunidad de cambiar de mentalidad, de lo que es a lo que puede llegar a ser, abriendo un abanico de posibilidades a futuro.
En manos del CIO recae la responsabilidad de trazar un plan de ruta de migración que incluya un rápido retorno de la inversión y que a la vez no interrumpa la actividad del negocio. En este sentido, hay dos enfoques que los líderes tecnológicos pueden optar por seguir.
Por un lado, existe lo que en Workday llamamos el enfoque ‘big bang’, que consiste en llevar a cabo una rápida modernización, de choque y en el menor tiempo posible. Por el otro lado está la migración gradual, que puede prolongarse por meses o incluso años. Ambos planteamientos tienen sus pros y contras, y cada compañía deberá decantarse por la opción que mejor se ajuste a sus necesidades.
Si la organización cuenta con una plataforma antigua, altamente personalizada y con muy poca capacidad de configuración, es preferible plantearse una estrategia de choque o un enfoque ‘big bang’, ya que de otro modo podríamos lastrar las oportunidades de negocio. Sin embargo, en algunos casos tendrá sentido seleccionar líneas de negocio específicas para comenzar a modernizarlas.
El desafío de implementar una estrategia de migración gradual radica en que no es posible demostrar de forma inmediata al departamento financiero el valor añadido de los sistemas cloud y justificar así la inversión. Como alternativa, las organizaciones pueden optar por actualizar módulos como el de finanzas y recursos humanos con el fin de dar pequeños pasos hacia la transformación digital y comenzar a ver resultados en un corto periodo de tiempo.
Es importante mantener el foco puesto en aquellas áreas donde la migración y la modernización de los sistemas tendrá mayor impacto y así poder alinear los resultados del proceso con lo que espera el negocio. Pero para ello, antes es necesario que los líderes empresariales y el CIO definan y acuerden con antelación cómo se imaginan la transformación de sus sistemas, cuáles son las capacidades claves que necesitan y cuáles son los resultados comerciales esperados.
Por último, más allá de los motivos particulares que nos lleven a desplegar tecnología cloud, es importante entender que cada cambio que realicemos con esta tecnología es actualizable y no mantendrá a la organización encerrada en un callejón sin salida con un enfoque estancado de la tecnología. Al contrario, podremos ir agregando nuevas capacidades y funcionalidades para que la gestión mantenga el ritmo de la evolución del negocio.
