En este momento, entre los objetivos prioritarios de la Empresa destacan: productividad y control de costes. Si algo puede despertar el interés son las herramientas y soluciones que puedan ayudarnos a mejorar en estos aspectos.
Si hablamos de conversores de formatos, seguramente nos “sonará” a algo demasiado técnico y complicado, pero si pensamos que estas herramientas pueden ayudarnos a reducir nuestros costes, estaremos de acuerdo en que hay que dedicarles atención.
Las empresas generan grandes volúmenes de información para enviar a sus clientes. Estamos hablando de facturas de empresas eléctricas o telefónicas, extractos integrados y movimientos en el caso de entidades bancarias, pólizas si se trata de compañías aseguradoras, etc. Estas informaciones se generan en los ordenadores centrales de las compañías. Los formatos de impresión que se utilizan son formatos adaptados a las impresoras de alta productividad, capaces de imprimir grandes volúmenes de documentos en espacios cortos de tiempo. Los ficheros de impresión utilizan formatos especializados (AFP o similares) muy distintos de los documentos que manejan las aplicaciones microinformáticas (PDF, Word, etc.).
En el contexto de ahorros de coste que nos encontramos, nos interesa evitar el enviar correspondencia y, en contrapartida, buscar nuevos caminos para hacer llegar la información a los clientes utilizando Internet o dispositivos móviles. De esta forma podríamos reducir al mínimo el envío de la correspondencia en papel tradicional.
Los formatos especializados, orientados a la impresión masiva, no son adecuados para las presentaciones en canales y en dispositivos avanzados donde debemos utilizar formatos estándares como el PDF. Aquí es donde pueden ayudarnos las herramientas especializadas en la conversión de ficheros AFP a documentos PDF. Estas herramientas nos permiten, sin tener que “tocar” los sistemas principales de generación de información impresa, convertir esa información a documentos utilizados por aplicaciones ofimáticas o de Internet (documentos PDFs, documentos Word, etc.) y utilizadas en los canales de acceso directo por los usuarios (Internet, aplicaciones de móviles, etc.) y que, además, suponen un menor coste para la empresa que la correspondencia en papel.
A partir de aquí, la Compañía puede desarrollar su estrategia y decidir a qué clientes, y bajo qué condiciones, quiere seguir enviándole correspondencia impresa y, a cuáles, le interesa facilitársela en otros medios con reducido tamaño y de menor coste. Para conseguir esto, ya no es necesario realizar cambios o modificaciones de sus sistemas, ni adaptar las aplicaciones existentes, la solución, ahora, es utilizar un conversor de formatos.
Para ello, es importante que la herramienta que elijamos sea flexible y nos permita modificar fácilmente y de forma intuitiva los rangos de página que se desea convertir, la división que se desea hacer de los documentos generados, el conjunto de caracteres deseado, que tenga una alta velocidad de conversión, etc.
Igualmente es necesario poder mejorar los nuevos documentos incluyendo fuentes de mayor calidad, logos, imágenes o gráficos que sirvan para optimizar la percepción que de la Compañía, entidad… tengan los clientes, y, además, debemos conseguir que los documentos sean más comprensibles para los usuarios finales. De esta forma, podremos convertir el cambio en un valor añadido en la percepción de nuestra compañía pudiéndose convertir en una oportunidad de venta adicional de futuros nuevos productos.
Si nos fijamos en los aspectos técnicos, este software debe ser capaz de transformar grandes volúmenes de información. Para ello, debe ser capaz de realizar el proceso de conversión y generar documentos PDF de forma concurrente y paralela. La ejecución de procesos paralelos debe ser parametrizable para, de esta forma, poder utilizar en cada momento y, de forma óptima, la capacidad de las máquinas que tenemos disponibles. Cuántos más procesos seamos capaces de realizar en paralelo menores serán los tiempos totales de conversión.
Otro aspecto a tener en cuenta, debido a los elevadísimos volúmenes de documentos que estamos manejando, es tratar de reducir al máximo los tamaños de los documentos PDF generados. Esto se realiza mediante procesos posteriores de optimización y compresión que, por supuesto, no deben originar pérdida de calidad alguna de los documentos.
En la actualidad, existen generadores de documentos PDF a partir de ficheros AFP que, utilizando un sofisticado sistema de conversión, permiten satisfacer las necesidades de altos volúmenes de transformación de documentos de forma rápida, eficiente y precisa, desde una interfaz gráfica sencilla e intuitiva.
Estas potentes herramientas pueden integrarse con virtualizadores de ejecución de servicios, y de este modo, realizar múltiples conversiones de ficheros AFP de forma distribuida y en distintas máquinas, maximizando el número de ficheros convertidos y optimizando el empleo de los recursos hardware.
