De la factura electrónica venimos hablando profusamente en los últimos años, y no cabe duda de que todos estamos perfectamente al tanto de sus beneficios en términos de economía, eficiencia, sostenibilidad y medio ambiente… El problema reside en pasar de las palabras a los hechos. Nos consta que los proveedores, en general, serían partidarias de enviar sólo facturas electrónicas a sus clientes. Pero algunos clientes no lo ven tan claro. En ciertos casos, no es de su agrado plegarse a seguir la voluntad de sus proveedores. En otros, simplemente no están preparados para utilizar el formato electrónico. En este apartado cabría situar a pymes, autónomos y empresas de ciertos sectores.
La factura electrónica no se puede imponer. La legislación española establece que el cliente tiene que dar su conformidad, y además tiene la posibilidad de echarse atrás en cualquier momento. Y no están los tiempos como para forzar la relación con el cliente y generar desencuentros que puedan dar lugar a anomalías en los pagos e incluso a perderlo. La solución está en ofrecer una evolución progresiva, que no altere el ritmo del cliente, pero que nos proporcione beneficios desde el primer momento.
El papel y la e-factura vana estar obligados, en un principio, a coexistir. La cuestión es ir ofreciendo a los clientes, gradual y proactivamente, la posibilidad de apuntarse al formato electrónico. Pensemos en una empresa que empieza enviando todas sus facturas por e-mail y por correo postal. Si en un mes ha conseguido que las enviadas por correo postal supongan un 80%, probablemente en seis meses ya supongan un 50% y en un año sólo el 20%. Entonces podremos decir que ha progresado adecuadamente.
Pero ¿cómo puede una empresa obrar ese ‘milagro’? Hoy en día existen en el mercado soluciones tecnológicas que permiten gestionar y automatizar el envío de facturas a clientes, compatibilizando el medio físico y el medio electrónico, pero creando las bases para una transición satisfactoria y nada traumática hacia la factura electrónica. Se trata de soluciones que las empresas adquieren en la modalidad de software como servicio (SaaS), y que además reportan ahorros de costes de envío, seguimiento de las facturas y reducción de los plazos de cobro. Al mismo tiempo, ofrece a los clientes información y recursos para que vayan eliminando el papel a su propio ritmo.
Dicho proceso incluye un plan de comunicación al cliente. Por un lado, e-mails de presentación del nuevo sistema, seguimiento telefónico y comunicación sobre la e-factura en la documentación que se remita en papel, por ejemplo en el reverso de las facturas que se envían por correo postal.
Por otro lado, se le puede solicitar al cliente una reunión, o aprovechar las visitas de los comerciales. En cualquier caso, se le debe ofrecer información permanente a través de una intranet para clientes, con recursos, enlaces y la posibilidad de suscribirse a la e-factura. También se les puede ofrecer el archivo gratuito de sus facturas durante cinco o seis años. Y diferentes programas de incentivos: ventajas comerciales, puntos acumulables, sorteos, etc. Y muy importante, mantenerles informados sobre los beneficios medioambientales de eliminar el papel, mucho mejor si es a través de herramientas que le permitan al cliente comprobarlo por sí mismo y cuantificarlo.
En definitiva, convencer al 100% de nuestros clientes de que digan sí a la factura electrónica es una utopía a corto plazo. Pero gradualmente sí podemos conseguirlo a través de soluciones que permitan, primero, automatizar el envío de nuestras facturas en cualquier formato; y segundo, informarles bien y ponérselo fácil. Todos saldremos beneficiados, pero uno –el proveedor- tiene que ayudar al otro –el cliente- a dar el paso. Y al final será un motivo importante para reforzar y afianzar la relación.
