Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales, informa del proyecto llevado a cabo en España con Xylem Water Solutions, la firma especializada en soluciones para el transporte y tratamiento del agua. Esta compañía emite al año 18.000 facturas a sus clientes, el 70% de las cuales se enviaban por correo postal, y el 30% restante en formato electrónico. El objetivo del proyecto era automatizar el envío de esas facturas, al tiempo que ayudar a sus clientes a evolucionar hacia la factura electrónica.
Por lo demás, Xylem Water Solutions se proponía mejorar la productividad de su equipo de facturación, teniendo en cuenta que el envío de cada factura -unas 1.500 al mes- suponía un tiempo medio de gestión de dos minutos y medio entre imprimir, doblar, ensobrar… Asimismo, reducir el número de errores, ganar espacio en la oficina eliminando archivos y mejorar la agilidad en la búsqueda de los documentos, al disponer de un punto común de acceso para estos. Todo ello con un mínimo impacto sobre las plataformas tecnológicas con que la compañía viene trabajando.
A partir de la experiencia alcanzada en Italia, Xylem Water Solutions optó por implementar la solución de automatización de facturas a clientes de Esker, en modo on demand (Cloud). Dicho servicio se basa en el envío de un email al cliente adjuntando un documento pdf firmado electrónicamente: un certificado validado en origen y un sello que marca el tiempo de almacenamiento durante el período de tiempo legal requerido.
El servicio se basa en el envío de un email al cliente adjuntando un documento pdf firmado electrónicamente
Además, Esker pone a disposición de los usuarios de Cuentas a Recibir de Xylem un portal web al que pueden ir enlazadas las facturas originales y en el que pueden cambiar las preferencias de envío de sus clientes, como pueden ser el envío anticipado de las facturas por fax, por correo postal, etc. La plataforma Esker on Demand detecta automáticamente, a fin de adaptarse a ella, la legislación vigente en el país de destino, de los 39 que cubre la plataforma.
Beneficios de la solución
Desde la implantación de la solución, Xylem Water Solutions ha obtenido ahorros de costes del 60% en el envío de sus facturas, lo que además supone un ahorro de 21.000 hojas de papel al año. Al mismo tiempo, la compañía ha mejorado su operativa en aspectos como:
- Entrega inmediata de las facturas electrónicas a los clientes.
- Evidencia de que las facturas han sido recibidas, lo que facilita la gestión de impagados.
- Facilidad para mantener un archivo documental de facturas a clientes.
- Tiempo liberado de su equipo de facturación, que ahora puede dedicarse a funciones más estratégicas.
Asimismo, Xylem está consiguiendo un progresivo paso de sus clientes hacia la facturación electrónica.
“Nuestra vocación de colaboración con nuestros clientes pasa por ayudarles también en el ámbito administrativo, y Esker es un importante aliado de todos en la necesaria evolución a la factura electrónica”, ha señalado Germán Álvarez, director de Administración y Mejora Continua de Xylem Water Solutions en España, quien añade que “además, cabe valorar el retorno de inversión que supone Esker en términos de mejora de eficiencia, ahorro de costes, eliminación de papel, reducción de espacio y modernización de nuestros procesos y nuestra operativa con los clientes”.
