Lola Sánchez. Computing
Técnicas Reunidas (TR) es una multinacional española de referencia en el sector de la ingeniería y la construcción cuyos orígenes están ligados a la filial española de The Lummus Company, Lummus Española, fundada en 1959. En 1972 y tras la adquisición del cien por cien del capital de la subsidiaria de Lummus por parte de un grupo español de inversores, se constituye TR que, tras un ambicioso proyecto de expansión internacional iniciado en los años 80, a día de hoy cosecha en el mercado exterior el 70 por ciento de sus ingresos, los cuales ascendieron a una cifra de 2.478,5 millones de euros en el ejercicio 2008.
La empresa cotizada en el Ibex 35 desde junio de 2006 ha mantenido desde su constitución una decidida apuesta por las TIC como instrumento para la mejora continua. Así y en el marco de su Plan de Sistemas 2008, Técnicas Reunidas dio luz verde a un proyecto para la digitalización y aprobación electrónica de facturas con el punto de mira puesto en la optimización del proceso de cuentas a pagar. No en vano y como indica el responsable de la Unidad de Informática y Comunicaciones de TR, Marcos David Bauer, “la actividad principal de TR se centra en la elaboración de grandes proyectos ‘llave en mano’, donde se aplican procedimientos de aprovisionamiento complejos que demandan labores de seguimiento individualizado de cada pedido de compras, generando la necesidad de incorporar multitud de figuras dentro del flujo de aprobación de facturas de proveedores”.
Tradicionalmente, este proceso se hacía de forma manual, con la firma en el original de la factura remitida por correo interno a todos los responsables de su aprobación, lo que generaba elevados tiempos medios de aprobación de facturas. Esta situación se hizo más problemática a tenor del crecimiento del Grupo TR, que pasa a gestionar un volumen de entre 50.000 y 75.000 facturas de proveedores al año.
En esa tesitura y como apunta Bauer, “la compañía lanza un proyecto de optimización del proceso de cuentas a pagar, digitalizando las facturas y automatizando el flujo de aprobación, con el objetivo principal de aumentar la eficiencia en los flujos de aprobación para optimizar la previsión de tesorería de la compañía”.
El proyecto, bautizado como e-Fact, engloba tanto la parte de digitalización como la aprobación y para su desarrollo TR apuesta como integrador por la multinacional Indra, con la que mantiene una relación de confianza y por la que previamente ya había apostado en otras iniciativas, incluyendo la implantación, iniciada en 2004, del ERP SAP para las áreas económico-financiera, incluyendo Tesorería, Recursos Humanos y Gestión de Nómina y Control de Proyectos. Además, las capacidades de Indra tanto en el área de SAP como en el área de desarrollos sobre productos Microsoft, con Office Business Applications (OBA) sobre Visual Studio, fueron factores clave en la adjudicación.
La compañía que preside José Lladó dio luz verde a este proyecto de Factura Electrónica en mayo de 2008 y después de una fase previa de estudio en la que se tomó la decisión de informatizar el flujo de aprobación y contabilización de facturas de proveedores a través del cliente Microsoft Office Outlook conectado con su ERP SAP vía BizTalk Adapter Pack y Office Business Applications sobre Visual Studio. “El adaptador de BizTalk de conexión con SAP permite implantar en poco tiempo escenarios de negocio con una capa de presentación en herramientas de Microsoft Office, en tanto que la lógica de negocio continúa estando dentro de SAP, donde se encuentran implantados los procesos de gestión”, explica Bauer, quien destaca la potencia de Microsoft Office a la hora de “aportar una interfaz cercana a los usuarios”.
Interfaz cercana a los usuarios
Ciertamente y como argumenta Bauer, “la elección de esta alternativa frente a otras opciones de portabilidad, como el desarrollo de una página web específica para aprobación de facturas, fue que la herramienta de Office constituye ya una herramienta de trabajo diario dentro de las organizaciones, lo que permitió reducir el rechazo al cambio que se produce ante la implantación de proyectos de este tipo, contribuyendo al éxito de la implantación del proyecto y a la consecución del objetivo principal de aumento de la eficiencia dentro del proceso”.
Para llevar a cabo la integración de la solución Microsoft Office y el ERP de SAP, Indra ha trabajado en colaboración con Microsoft haciendo uso de Windows Communications Foundation (WCF), al que se le acoplado como extensión el conector de comunicaciones de negocio Microsoft BizTalk Adapter Pack, que facilita el desarrollo de aplicaciones en .NET y su integración con SAP garantizado un perfecto acoplamiento, con la ventaja añadida que supone poder integrar elementos de seguridad y autentificación como Single Sign-On o el aseguramiento de la transaccionalidad. Así y en el caso del Grupo TR, la solución está implantada sobre la versión 4.7 de SAP Enterprise extensión set 2.0 y el cliente Outlook 2007, y se basa en tres componentes clave: Office Business Applications (OBA), que permite desarrollar sobre Visual Studio nuevas funcionalidades dentro de las herramientas estándar de Microsoft Office, en este caso, precisa Bauer, “un add-in instalado como completo dentro de Outlook 2007”; Windows Communication Foundation (WCF), la pasarela o middleware que contiene los componentes que posibilitan la conexión entre el cliente Outlook y SAP, entre ellos el BizTalk Adapter Pack, que permite publicar y ejecutar las funciones que serán ejecutadas como Web Service. Y SAP, el sistema de gestión económico-financiera del Grupo TR, donde están definidos todos los flujos de aprobación y contabilización de las facturas de proveedores.
Una vez seleccionada la solución y lanzado el proyecto, la iniciativa se estructuró en cuatro fases: una fase de análisis, de mayo a junio de 2008, en la que se definió de forma detallada el modelo y flujos a implantar; una fase de construcción, que se prolongó de junio a agosto y en la que se realizó la parametrización y el desarrollo de todos los flujos definidos; una fase de pruebas de aceptación, de agosto a septiembre, para la validación por parte de los usuarios clave del correcto funcionamiento de la solución a su paso a producción; cuarta y última fase que se inició en octubre de 2008 en base a una enfoque de implantación gradual. “Se comenzó con una serie de UTEs y sociedades del Grupo de cara a validar el correcto funcionamiento de la solución y, a lo largo de todo el 2009, se ha ido ampliando hasta incluirlo en todas las sociedades del Grupo TR gestionadas en España, quedando sólo pendiente su extensión a las principales filiales en el extranjero, que se llevará a cabo en el primer trimestre de 2010”, detalla Bauer. De esta forma, “el nuevo modelo de gestión de facturas de proveedores del Grupo TR está actualmente implantado en 21 sociedades financieras y 51 proyectos -incluyendo los principales proyectos en ejecución dentro del Grupo TR-, sumando más de 300 usuarios”.
En el proyecto de-Fact del Grupo TR trabajaron un equipo mixto de profesionales de TR y de Indra, contando con la colaboración puntual de un consultor técnico de Microsoft. Bauer comenta al respecto que “el despliegue de la herramienta ha sido simple, ya que el componente para presentar la información y permitir la ejecución del proceso en SAP mediante una llamada de servicios web se ha desarrollado a medida en .Net”. La iniciativa no estuvo, no obstante, exenta de dificultades, si bien éstas estuvieron fundamentalmente relacionadas con la gestión del cambio y se superaron fácilmente gracias a que se trataba de una herramienta de uso habitual para los usuarios.
En cuanto a las dificultades puramente tecnológicas, los principales escollos se derivaban del carácter eminentemente pionero de la iniciativa, un hecho que hizo necesario el desarrollo de labores de investigación en aspectos como la autenticación vía SNC en SAP con las credenciales de dominio de cada usuario y la posterior extensión del componente del desarrollo.
Sin embargo, todo el esfuerzo adicional ha merecido la pena a la vista de los resultados conseguidos, empezando por el hecho de que ahora e independientemente de su localización, los usuarios de TR involucrados en el proceso de facturación acceden al back-end de SAP de forma transparente desde su herramienta habitual de correo para realizar todas las operaciones asociadas a la aprobación de las facturas. Hablamos de acciones como aprobar o rechazar facturas, acceder a informes del proveedor, consultar pedidos o proyectos, etc. Es decir, que desde el punto de vista de los usuarios, la gestión de facturas se ha convertido en un componente más del Outlook. La solución implantada permite asimismo generar un flujo de trabajo completo y eficiente en el que se han incluido, de forma progresiva y controlada, todos los responsables involucrados en el proceso de facturación.
Incremento de la eficiencia
A la hora de señalar los principales beneficios conseguidos con el proyecto, Bauer apunta directamente a “la reducción de costes y tiempo, y el aumento de la eficiencia”. En cuanto a los dos primeros puntos, efectivamente TR ha logrado eliminar ciertas tareas administrativas, además de conseguir reducir el tiempo de registro de las facturas en el sistema y de lograr automatizar su consulta por parte de los usuarios del resto de áreas de la empresa. Por otro lado, TR ha ganado en eficiencia gracias a la disminución de los tiempos de aprobación de facturas y la eliminación de su movimiento físico en papel, sin olvidar que ahora puede realizar informes de eficiencia por departamento/responsable, además de de tener una visión a corto y medio plazo de la deuda a pagar. En resumen, la compañía ha elevado de forma notable el control total del ciclo de vida de la facturación.
De hecho, existen objetivos concretos de tiempos medios de aprobación, a saber: las facturas con vencimiento igual o inferior a 45 días deber aprobarse en un máximo de 10 días; las que vencen en entre 60 y 90 días en un máximo de 15 días, y las que vencen en más de 90 días en un máximo de 20 días. En este sentido y como destaca Bauer, “el proyecto tendrá un claro ROI a medio/largo plazo, si bien es necesario que la solución se consolide durante un par de ejercicios en el Grupo TR para poder medir la evolución de la eficiencia”.
