Sonia Rykiel ha seleccionado a Esker para automatizar los pagos de cerca de 20.000 facturas anuales de proveedores. Pasando del procedimiento manual a un proceso automatizado, Sonia Rykiel se propuso incrementar su productividad, mejorar su calidad de servicio y revitalizar sus equipos internos de gestión.
La dirección administrativa de las 11 entidades legales de Sonia Rykiel, centralizada en Francia, recibe cada año cerca de 20.000 facturas de 900 proveedores en diferentes formatos según los países de donde llegan. Hasta ahora, las facturas recibidas por correo postal o por email eran gestionadas manualmente por cuatro personas de contabilidad, lo que resultaba en un proceso dilatado en tiempo que además daba lugar a pérdidas de facturas, retrasos en los pagos y pobre visibilidad y seguimiento.
“Nos rendimos ante los beneficios de la automatización de procesos documentales”, asegura Bertrand Multrier, director de Contabilidad y Tesorería de Sonia Rykiel.“La solución de Esker, amigable para el usuario, nos proporciona control real sobre nuestro proceso de pagos a proveedores, y se integra completamente en nuestro sistema de gestión Cegid. Procesar las facturas de proveedores es ahora tan fácil como hacer un pedido en Internet”.
Beneficios para empleados y proveedores
Sonia Rykiel necesitaba reducir el tiempo entre la recepción de la factura y su validación a una semana, a fin de asegurar que cada factura era procesada en plazo. Todos los actores involucrados (departamento de contabilidad, empleados y proveedores) se benefician de la automatización de los pagos. Entre los beneficios clave, cabe destacar:
– Gestión más ágil de las facturas de proveedores ya que éstas ya no se pierden.
– Incremento de la productividad y revitalización del departamento de contabilidad, gracias a la eliminación de tareas de escaso valor.
– Validación más fácil de las facturas, incluso sobre la marcha, gracias a aplicación móvil de aprobación de Esker.
– Mayor visibilidad y seguimiento del proceso, con cuadros de mando personalizables.
Portal de proveedor, un espacio colaborativo
El portal de proveedor de Esker facilita el acceso a áreas de trabajo compartidas, ofreciendo a todos los actores involucrados:
– Mayor autonomía: con acceso 24/7 al estatus de las facturas, los proveedores ya no necesitan llamar para preguntar sobre la recepción de sus facturas, detalles del pago, etc.
– Ahorros de tiempo: el departamento de contabilidad tiene la posibilidad de concentrarse en tareas más estratégicas, en vez de estar pendientes de las aprobaciones de las facturas o de estar respondiendo a las consultas de los proveedores.
“Esker nos ha ayudado a resolver los problemas de comunicación con nuestros proveedores. El portal está siempre disponible y nos ahorra tiempo en nuestra relación diaria, sin tener que andar preguntando a nuestro departamento de contabilidad. Asimismo, permite a nuestros equipos acceder rápidamente y de forma autónoma a información fiable” ha señalado Multrier.
