Securitas Direct ha duplicado (+128%) en dos años el número de contratos gestionados gracias a la transformación digital de sus compras, proceso en el que cuenta con la plataforma de JAGGAER. En este periodo, las cualificaciones otorgadas a proveedores han crecido un 86% y las negociaciones, un 15%. Asimismo, la empresa espera superar las 1.100 solicitudes de cotización (RFQ) en 2021.
Miguel Páramo, director global de Compras Indirectas de Securitas Direct, ha hecho balance de la evolución y los beneficios de la tecnología aplicada en su departamento durante la reciente convención de responsables del sector, organizada por CPONet. Como principales logros de la digitalización de las operaciones de compras y la asociación con JAGGAER, el directivo ha destacado el control y la evaluación del riesgo en las contrataciones; la gestión y cualificación de proveedores; así como la transparencia y mejora de los procesos.
Con el objetivo de reducir riesgos, el directivo de Securitas Direct incide en que todos los proveedores deben estar cualificados y segmentados antes de prestar servicios o entregar bienes. El área de Compras se encarga de las propuestas y cotización, invitando a los potenciales proveedores a RFQ y gestionando los acuerdos de confidencialidad, protección de datos etc.
Por ejemplo, gracias a la subasta electrónica, en una negociación reciente la compañía recibió 48 ofertas de mejora de precio en menos de 30 minutos. Este sistema, además de reducir tiempos, aumenta la transparencia en la adjudicación dando las mismas oportunidades a todos los proveedores que participan en ella. Igualmente, la firma electrónica ha permitido reducir el tiempo de firma de contratos a menos de 48 horas, generando eficiencias operativas al autoarchivarse en la base de datos.
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Rápida evolución
Páramo recordó que “hasta hace pocos años no existía un área de Compras profesional en la mayoría de las geografías. Los acuerdos eran pactos hablados y apenas se formalizaban. Hace cuatro años trabajábamos sobre todo con e-mail y teléfono, pero la comunicación entre áreas era limitada”.
En 2018, a partir de un sistema aislado en el que cada país disponía un departamento independiente con una comunicación limitada, se reorganizó el área de Compras, estableciendo una política global que unificara todos los procesos asociados. Un año más tarde, todos los países comenzaron a usar un sistema único que replicaba la política y procesos globales y desde 2020 se comenzó a implementar un ERP global, que ya cubre la mayoría del gasto.
“En 3 años hemos logrado la organización de un sistema único de compras. La siguiente etapa será la personalización de las compras mediante la tecnología. Para esta próxima fase, será necesario incorporar nuevas metodologías, avanzar hacia la automatización y la inteligencia de red y contar con una interfaz de usuario más cómoda y práctica”, añadió.
Compras sostenibles
Securitas Direct aplica políticas de sostenibilidad a la función de compras. Como ejemplo concreto, Páramo destaca que “desde 2020, el 100% de nuestra energía es de origen renovable, con certificados de origen de la energía; asimismo, el 100% del papel y cartón que empleamos en nuestras campañas y como material de oficina proviene de bosques sostenibles”.
La compañía ha reducido en este tiempo más de un 40% su gasto de agua con relación al año anterior, gracias al servicio Cleaning Excellence para reducción de consumo de agua en los procesos de limpieza. También evita el desperdicio alimentario gracias a un sistema de pre-reservas en el comedor.
