En un entorno económico desafiante, las organizaciones se enfocan en mejorar la interacción con los clientes y optimizar procesos internos para aumentar la eficiencia operativa. Esto es crucial en el caso de los organismos dependientes de la Administración debido a su orientación al ciudadano y al manejo de fondos públicos. La hiperautomatización se presenta aquí como una solución clave, ya que ofrece una mejora de la calidad en procesos que implican un alto volumen de transacciones, intensivos en trabajo manual, muy estandarizados y escalables, y que pueden ser gestionados con reglas sencillas. De esta forma, los empleados pueden dedicarse a tareas más productivas y el ciudadano recibir mejor servicio.
La transición a la hiperautomatización debe centrarse en los empleados, promoviendo un modelo colaborativo y horizontal donde se sientan empoderados para tomar decisiones y aportar valor. Esto asegura una correcta gestión del cambio y maximiza los beneficios de la automatización, mejorando la rapidez y precisión de los procesos y, en consecuencia, la eficiencia general de la organización.
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Compromiso con la agilidad de Metro de Madrid
El compromiso de Metro de Madrid con la agilidad y la optimización continuas es paradigmático, así como su apuesta por soluciones tecnológicas avanzadas para darle respuesta. Ello le ha hecho merecedor del galardón a la Eficiencia Operativa en la edición 2024 de los Premios Computing, con un desarrollo a medida de automatización de gestión de contratos ordinarios, del que en Kyocera nos enorgullece haber formado parte.
La situación de partida es el análisis del proceso del Área de Ingeniería de Instalaciones, que contaba con 17 etapas claramente marcadas, que iban desde la recepción de los documentos que conforman una solicitud de contratación hasta la comunicación del fin del proceso.
Se identificaron aquellas partes susceptibles de eficientar a través del análisis del proceso y los servicios de desarrollo a medida y automatización: la fase de generación y revisión de documentación, compuesta de 6 etapas, y la de formalización de contrato. En este último punto se producía un aspecto de mejora, el correo de notificación de fin de proceso no llegaba a todas las personas involucradas, por lo que el gestor de la oficina económica debía enviar manualmente un correo de finalización, con el riesgo de que algún interviniente relevante quedara fuera.
La solución de Kyocera implementada realiza una separación de tareas, en la que los usuarios elaboran el contenido de los documentos, los revisan y aprueban o los rechazan
Desde Kyocera abordamos el proyecto con la finalidad de normalizar los contenidos de los documentos y obtener un control total de las versiones de los mismos garantizando el uso de la plantilla más actualizada. Se incluyó además como objetivo la automatización de la generación de mails de notificación y la actualización del maestro de contratos para la elaboración de reportes con Power BI.
La solución de Kyocera implementada realiza una separación de tareas, en la que los usuarios elaboran el contenido de los documentos, los revisan y aprueban o los rechazan. La automatización garantiza la normalización de los mismos, su ubicación, facilita el acceso a la documentación relacionada de cada solicitud de contratación, permite el seguimiento del proceso a través de la explotación de metadatos y establece un estricto mecanismo de control de versiones. En definitiva, aplicamos un enfoque “lo que pueda hacer la máquina, que lo haga la máquina”, y reservamos a la intervención humana la aportación de valor.
En Kyocera seguimos explorando nuevas fronteras de innovación, asegurándonos de romper los límites de la tecnología en cada proyecto. Fruto de esta visión, adoptamos el papel de aportar experiencia, orquestar conocimiento y ofrecer la mejor respuesta tecnológica seleccionando, desarrollando, integrando y operando soluciones IT en las organizaciones bajo el paradigma de la experiencia de usuario.
Beneficios de la solución
Javier Bartolomé, Responsable de la Oficina de Gestión de Programas y Proyectos en el Área de Ingeniería de Instalaciones de Metro, durante la entrega del premio destacó los siguientes beneficios obtenidos:
- Estandarización del proceso guiando al usuario durante su ejecución, evitándose errores humanos y realizándose el registro al mismo tiempo que se ejecuta el proceso
- Reutilización de los datos ya introducidos en diferentes fases del proceso
- Certeza en la utilización de las plantillas o versiones de documentos vigentes
- Normalización y automatización de las notificaciones al finalizar determinadas tareas sin necesidad de que intervenga ningún actor, eliminando por tanto trabajo administrativo improductivo
- Control estricto del versionado de los documentos para facilitar la identificación de los cambios realizados y la recuperación de versiones anteriores
- Actualización asegurada de los registros y documentos mediante la utilización de metadatos sin intervención manual
- Habilitación de un análisis más ágil al definirse cómo debe ser presentada la información global de todos los ítems de ese proceso
- Definición de las bases para la integración entre diversas áreas de la compañía, al poderse utilizar una única información aprovechable en diversas áreas
- Favorecimiento del cumplimiento normativo y la auditoría del proceso
Como consecuencia de todo ello, en Metro de Madrid han experimentado una significativa mejora de la productividad y la calidad de su proceso de contratación, así como de su seguimiento y control, dotándolo de una mayor seguridad jurídica. En definitiva, una mayor satisfacción de empleados y clientes proporcionando una eficiencia operativa optimizada gracias a la hiperautomatización y el desarrollo tecnológico a medida de sus necesidades.
