La Universidad Politécnica de Madrid (UPM) está inmersa en el establecimiento de una auténtica gestión por procesos que, además de optimizar el funcionamiento de la organización y fomentar una cultura de mejora continua, le está permitiendo dar cumplimiento al Plan Bolonia en línea con las directrices de la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad (ANECA) dentro del programa Audit. Lanzado en 2007 con el impulso de la ANECA, la Agencia para la Calidad del Sistema Universitario de Cataluña (AQU) y la Agencia para la Calidad del Sistema Universitario de Galicia (ACSUG), el programa Audit ha supuesto para la UPM una oportunidad para implantar un Sistema de Garantía Interna de Calidad (SGIC) capaz de asegurar unos determinados niveles de calidad tanto en sus actividades como en su gestión.
No hay que olvidar que de acuerdo con el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), las instituciones universitarias sólo pueden ofertar titulaciones cuya calidad esté probada. Esto significa que las universidades deben demostrar que cumplen con las directrices europeas a la hora tanto de diseñar su oferta formativa -lo que les permite acreditar sus títulos-, como de desarrollar sus enseñanzas, siendo al mismo tiempo capaces de demostrar los resultados de sus actividades de formación y, por extensión, su contribución a la sociedad. En la primera convocatoria del programa Audit de la ANECA participaron la Escuela Técnica Superior de Ingeniería Industrial, la Facultad de Informática, la Escuela Universitaria de Arquitectura Técnica y la Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica de Telecomunicación de la UPM. Las direcciones de estos cuatro centros, con una participación especialmente activa de la Facultad de Informática, trabajaron conjuntamente para diseñar un SGIC que les ayudase a alcanzar y mantener un nivel determinado de calidad en sus servicios con una visión aún más ambiciosa, y este es un aspecto crítico: el arraigo dentro de la organización de una cultura de mejora continua. Con esas miras, la UPM apostó por la tecnología de Polymita. “Seleccionamos Polymita porque es un entorno de desarrollo de procesos colaborativo que posibilita la definición de procesos de todas las facultades de la universidad, porque dispone de una interfaz flexible e intuitiva, con gran facilidad para la gestión de cambios y con altas capacidades de gestión de expedientes, así como por la experiencia demostrada en otras administraciones públicas”, indica la jefa del Área de Planificación y Evaluación del Vicerrectorado de Ordenación Académica y Planificación Estratégica de la UPM, Carmen García de Elías. Haciendo uso de la plataforma de Polymita y guiados por unos principios claros, el proyecto permitió a la Facultad de Informática de la UPM, así como a los otros tres centros que participaron en la primera convocatoria de Audit, diseñar un SGIC que no sólo mereció el certificado del programa Audit, sino que ha sido fundamental a la hora, por ejemplo, de la presentación por parte de los centros de las memorias de sus titulaciones.
Comunidad en la diferencia
Entre los principios que guiaron los diferentes trabajos llevados a cabo en el marco de esta iniciativa se incluía el diseño de un SGIC que fuera fácilmente adaptable a las singularidades de cada centro de la UPM, pero que también tuviera un enfoque común para, una vez implementado, posibilitar una verdadera gestión por procesos. El reto se ha logrado y el SGIC, además de cubrir los específicos requerimientos de los distintos centros, tiene una vertiente genérica para todos los centros de la UPM y, de hecho, dicho modelo en la actualidad presta servicio a un total de 20 centros. “Polymita”, subraya García “nos ha permitido cumplir con nuestras políticas y Sistemas de Garantía Interna de Calidad, como son el Programa Audit, el Plan de Bolonia y la Ley de Administración Electrónica, asegurando un servicio de calidad y un modelo de funcionamiento sostenible”. La UPM confía en que este proyecto posibilite la aplicación comprensiva de una gestión basada en procesos, asegurando un servicio de calidad y un modelo de funcionamiento sostenible, además de establecer canales de comunicación dinámicos. “De una manera fácil podemos desplegar nuevos procesos, gestionar sus contenidos asociados y definir indicadores para la monitorización y control de las actividades de la organización”. Se trata de responder a las necesidades actuales y futuras de la UPM a través de la automatización de flujos de trabajo y la integración con los portales corporativos (alumnos, profesores, centros, universidad, público). Y es que, como celebra García, “ahora somos una organización más flexible, ágil y autónoma en materia TIC”.
